حزمة المورّد

ضبط الوثيقة

ما الذي تقبله

• اتفاقية واحدة مع بروكيورا لمنشأتك: الجزء A (الاتفاقية)، والجزء B (الشروط الأساسية للمنصة)، والجزء C (الاستخدام المقبول)، والجزء D (مدونة قواعد السلوك للمورّدين)، والجزء E (الخصوصية ومعالجة البيانات)، والجزء F (الباقات والملاحق).
• ثلاث باقات سنوية لا غير، تُدفع مقدماً قبل ضريبة القيمة المضافة، وتسبقها تجربة مجانية مدتها 14 يوماً من أول استخدام، ولا عمولة على الترسية، ولا رسوم تجاوز تلقائية. والحدود والأسعار في الجزء F. والترقية بنسبة الأيام المتبقية، والتخفيض عند التجديد.
• الإلغاء والاسترداد: بند محجوز بانتظار مراجعة المستشار القانوني (OP-12). ولا تنشئ الحزمة حق استرداد ولا تستبعد حقاً يقرره النظام.
• قد يرعى مشترٍ باقتك بموافقتك. وهذا لا يمنحه أثراً في ترتيبك أو تقييم عروضك، ويُفصح عنه في تقييم طلبات الأسعار التي يديرها ذلك المشتري.
• بروكيورا مزود برمجيات وسجلات: ليست طرفاً في عقودك مع المشترين، ولا تحتفظ بأموال، ولا تصدر فواتير إلكترونية معتمدة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولا تجري بعد فحصاً حياً للسجل التجاري.
• أمر الشراء الناشئ عن ترسية يبقى محجوزاً إلى أن يوقّع الطرفان العقد عبر المنصة، وعروضك المختومة لا يراها أحد قبل موعد الفتح. وعليك الالتزام بمدونة قواعد السلوك (النزاهة وعدم التواطؤ وصحة المعلومات).
• البيانات الشخصية: بروكيورا جهة تحكم في بيانات الحساب والفوترة والأمن، وجهة معالجة لبيانات مشترياتك. والمنصة مستضافة في الاتحاد الأوروبي (فرانكفورت) خارج المملكة. ومدد الاحتفاظ في هذه المسودة مقترحات لم تُعتمد بعد.
• هذه مسودة بانتظار مراجعة المستشار القانوني. ويسجّل قبولك اسمك ومنشأتك ودورك وإصدار الحزمة وبصمتها (SHA-256) ووقت القبول وعنوانك ومتصفحك. وإذا لم توافق فلا تقبل، وراسل جهة الاتصال القانونية.

الجزء A: الاتفاقية

A.1 أطراف الاتفاقية والحزمة

تُبرم هذه الاتفاقية، وتسري سائر أجزاء هذه الحزمة، إلكترونياً بين:

الطرف الأول: منصة بروكيورا

الاسم القانوني: xxxxxxx
السجل التجاري: xxxxxxx
الرقم الموحد: xxxxxxx
الرقم الضريبي: xxxxxxx
العنوان المسجل: xxxxxxx – المملكة العربية السعودية
البريد الإلكتروني الرسمي: xxxxxxx

ويشار إليها بـ «بروكيورا».

الطرف الثاني: المورد

المورد هو المنشأة التي سُجّلت على المنصة مورداً. وتُحدَّد هويته (اسمه القانوني وسجله التجاري أو ترخيصه ورقمه الضريبي وعنوانه وممثله المفوض وبريده الإلكتروني) من بيانات التسجيل والتحقق المحفوظة في سجل القبول وقت قبول هذه الحزمة. ويقبل الحزمة شخص مخوَّل بإلزام المنشأة، وتسري على المنشأة وعلى مستخدميها المعتمدين.

ويشار إلى بروكيورا والمورد مجتمعين بـ «الطرفين» وكل منهما منفرداً بـ «الطرف».

A.2 الغرض من الاتفاقية

تتيح بروكيورا للمورد استخدام منصة رقمية لعرض خدماته ومنتجاته، واستقبال طلبات عروض الأسعار، وتقديم العروض، وإدارة مستنداته وبياناته، والتواصل مع المشترين وإدارة العمليات التجارية ذات الصلة.

ويقر المورد بأن بروكيورا ليست طرفاً في عقد البيع أو التوريد أو الخدمة الذي قد ينشأ بين المورد وأي مشترٍ، ما لم يوجد اتفاق مستقل وصريح بخلاف ذلك.

A.3 التفسير والمصطلحات المعرَّفة

تُطبَّق التعريفات الآتية في جميع أجزاء هذه الحزمة وملاحقها، ويكون للمصطلح المعنى نفسه حيثما ورد.

A.3.1 وثائق الحزمة وأسماؤها

أُدمجت الوثائق التي كانت منفصلة سابقاً في هذه الحزمة. وحيثما ورد في أي جزء اسم وثيقة منها، فالمقصود به الموضع المبيَّن أدناه:

A.3.2 قواعد التفسير

• العناوين للتيسير ولا تؤثر في التفسير، وكلمة «يشمل» لا تفيد الحصر.
• الإشارة إلى جزء أو بند أو ملحق هي إلى جزء أو بند أو ملحق في هذه الحزمة، وتُكتب أرقام البنود بالحرف اللاتيني والرقم الغربي (مثل B.3).
• كل مدة تُحسب بالتقويم الميلادي وبتوقيت الرياض ما لم يُنص على خلاف ذلك، والمبالغ بالريال السعودي وقبل ضريبة القيمة المضافة ما لم يُنص على خلاف ذلك.
• الإشارة إلى نظام أو لائحة هي إلى ما يعدّله أو يحل محله.
• البند الموسوم بأنه «محجوز» لم يستقر بعد، ولا ينشئ حقاً ولا يسقطه إلى أن يُستكمل بعد مراجعة المستشار القانوني، وتُذكر النقطة المفتوحة المقابلة له.
• عند التعارض بين أجزاء الحزمة يُعمل بالترتيب الوارد في بند أولوية المستندات من الجزء أ.

A.4 أهلية المورد وصحة المعلومات

يقر المورد ويضمن:

• أن كيانه قائم بصورة نظامية.
• أن بياناته المقدمة لبروكيورا صحيحة ومحدثة.
• أن الشخص الذي يقبل هذه الاتفاقية مخول بإلزام المورد.
• أن لديه التراخيص اللازمة لنشاطه.
• أن المنتجات والخدمات التي يعرضها مسموح له ببيعها أو تقديمها.
• أن مستنداته وشهاداته وتصاريحه أصلية وصحيحة.
• أنه سيحدث بياناته فور حدوث أي تغيير جوهري.

A.5 القبول الإلكتروني

يعتبر المورد موافقاً على هذه الاتفاقية عند:

• الضغط على «أوافق»؛
• التوقيع الإلكتروني؛
• إدخال رمز التحقق؛
• تفعيل الحساب؛
• أو استخدام خدمات المنصة بعد عرض الاتفاقية.

ويقر المورد بأن سجل بروكيورا الإلكتروني للقبول، بما في ذلك وقت القبول وهوية المستخدم ووسيلة التحقق وسجل الدخول، يمكن استخدامه كدليل على قبول الاتفاقية في الحدود التي يسمح بها النظام.

A.6 اشتراك المورد

يستخدم المورد المنصة وفق الباقة التي اختارها، وتُفصَّل الأسعار والحدود في ملحق باقات المورّدين ورسومها.

وتكون الرسوم وفق الأسعار السارية عند الاشتراك أو أمر الخدمة.

وبحسب النموذج التجاري المعتمد لبروكيورا، تكون رسوم المورد اشتراكاً مقابل استخدام المنصة ولا تشكل عمولة على قيمة الترسية، ما لم يتفق كتابةً على خلاف ذلك.

الباقات السنوية للمورد (أساسي، نمو، مؤسسي):
اشتراك سنوي يُدفع مقدماً بالمبلغ السنوي المعروض في صفحة الأسعار وقت الطلب للباقة المختارة، قبل ضريبة القيمة المضافة. والمعادل الشهري الذي قد يُعرض بجانبه هو المبلغ السنوي مقسوماً على اثني عشر وليس خيار دفع شهري.

وتسبق الاشتراك السنوي الأول تجربة مجانية مدتها 14 يوماً، كما هو معروض في صفحة الأسعار وقت الطلب، وتبدأ عند أول دعوة إلى المورد لطلب عروض أسعار أو أول طلب تسعير أو أول عرض يقدمه، وبسعة باقة «أساسي». ولا يُخصم أي مبلغ من المورد تلقائياً عند انتهاء التجربة، ولا يتجدد الاشتراك بسببها: يختار المورد باقة ويوافق صراحةً على ملخص فاتورة يتضمن المبلغ قبل الضريبة والضريبة والإجمالي، ويتم السداد حالياً بتحويل مصرفي بناءً على فاتورة تصدرها بروكيورا، وتسجّل بروكيورا الدفعة عند تأكيد استلامها ولا تُحصَّل المبالغ عبر بوابة دفع، ولا يبدأ الاشتراك السنوي المدفوع إلا بتأكيد استلام الدفعة، وتبدأ عندئذ مدة اثني عشر شهراً وتبدأ الحصص مرة واحدة.

وبعد المدة المدفوعة تصدر بروكيورا فاتورة تجديد سنوية ما لم يوقف المورد التجديد قبل نهاية المدة أو ينته الاشتراك وفق شروط الإنهاء. وللمورد أن يرقّي باقته خلال المدة بدفع الفرق بين السعر السنوي الذي دفعه فعلاً والسعر السنوي للباقة الجديدة بنسبة الأيام المتبقية من المدة، وتزيد الحصص السنوية بالنسبة نفسها ويبقى تاريخ التجديد كما هو. ويسري التخفيض عند التجديد فقط، وبعد أن يصبح استخدام المورد ضمن حدود الباقة الأصغر، دون حذف أي سجل. وتُباع حزم الفواتير الإضافية بطلب صريح وبالسعر المعروض، وتنتهي بنهاية سنة الاشتراك، ولا تُفرض رسوم تجاوز تلقائية.

وفي حدود الباقة (المستخدمون والأصناف والردود الجديدة على طلبات الأسعار والفواتير الصادرة والتخزين) يتوقف الجديد الاختياري عند بلوغ الحد، ولا تتوقف فواتير أوامر قائمة ولا المستندات التصحيحية ولا الردود في النزاعات ولا يُحصَّل عنها شيء، وتُسجَّل للمراجعة. وتُعرض الميزات المخطَّط لها في صفحة الأسعار بوصفها غير متاحة بعد.

وللمشتري أن يدفع باقة المورد بموافقته، ويقتصر أثر ذلك على من توجَّه إليه فاتورة الاشتراك، ولا يمنح ترتيباً ولا شارة توثيق ولا يؤثر في تأهيل المورد أو تقييم عروضه، ويُفصح عنه في سجل تقييم طلبات الأسعار التي يديرها المشتري الراعي ويقدّم المورد عروضاً فيها.

وللمورد الذي أبرم قبل الإصدار 1.2 اشتراكاً وفق إحدى الباقات السابقة (انطلاقة أو نمو أو شريك) أن يبقى على الإصدار الذي قبله من السعر والحدود والمدة حتى نهاية مدته أو حتى يتفق الطرفان كتابةً على الانتقال، دون تغيير صامت في سعره أو حدوده أو فواتيره، ودون تحصيل ثانٍ عنه.

وتضاف ضريبة القيمة المضافة بالنسبة المعروضة وقت الطلب.

**الإلغاء والاسترداد: بند محجوز بانتظار مراجعة المستشار القانوني (النقطة المفتوحة OP-12).** لا يتضمن هذا الإصدار قاعدة نهائية بشأن إلغاء الاشتراك السنوي المدفوع قبل نهاية مدته أو استرداد أي مبلغ منه. وإلى أن تُستكمل هذه القاعدة، لا تنشئ هذه الاتفاقية حق استرداد ولا تستبعد حقاً يقرره النظام، ويُعالَج أي طلب إلغاء أو استرداد كتابةً وفق الأنظمة السارية وما يرد في أمر الخدمة.

A.7 لا توجد ضمانات بالترسية

يقر المورد صراحة بأن:

• الاشتراك لا يضمن حصوله على أي طلب شراء؛
• لا يضمن عدد الدعوات؛
• لا يضمن عدد المناقصات؛
• لا يضمن قيمة المبيعات؛
• لا يضمن الفوز بأي RFQ؛
• ولا تعني عضويته اعتماداً تجارياً من بروكيورا.

A.8 معلومات المورد

يبقى المورد مالكاً لمعلوماته التجارية وبياناته ومستنداته، مع منح بروكيورا حق استخدامها بالقدر اللازم:

• لإنشاء الملف التجاري.
• لإتاحة المورد للمشترين.
• لإرسال طلبات عروض الأسعار.
• لمعالجة العروض.
• للتحقق من المعلومات.
• لمنع الاحتيال.
• لتشغيل المنصة.
• لتقديم الدعم.
• للامتثال للأنظمة.

A.9 صحة المنتجات والخدمات

المورد مسؤول بصورة كاملة عن:

• وصف المنتج؛
• المواصفات؛
• الجودة؛
• السعر؛
• الكميات؛
• التوفر؛
• شهادات المطابقة؛
• التراخيص؛
• الضمانات؛
• مواعيد التسليم؛
• الضرائب والرسوم التي تخصه؛
• وأي التزامات نظامية تتعلق بنشاطه.

ولا تتحمل بروكيورا مسؤولية صحة أو جودة أي منتج أو خدمة يقدمها المورد.

A.10 العروض التجارية

يجب على المورد أن يقدم عروضاً:

• صحيحة؛
• واضحة؛
• قابلة للتنفيذ؛
• غير مضللة؛
• متوافقة مع الأنظمة.

ولا يجوز للمورد تقديم سعر أو عرض يعلم أنه غير قادر على تنفيذه بقصد التأثير على المنافسة.

A.11 سرية طلبات عروض الأسعار

يلتزم المورد بالحفاظ على سرية:

• طلبات الأسعار؛
• مواصفات المشتري؛
• بيانات المشتري؛
• أسعار المنافسين؛
• المعلومات الفنية؛
• المستندات السرية.

ولا يجوز للمورد نسخ أو نشر أو استخدام هذه المعلومات خارج الغرض الذي قدمت من أجله.

A.12 منع التواطؤ والتلاعب

يحظر على المورد:

• الاتفاق مع مورد آخر لتحديد الأسعار بصورة غير مشروعة.
• تقديم عروض صورية.
• التنسيق السري مع منافسين.
• التلاعب في الأسعار أو البيانات.
• محاولة التأثير غير المشروع على موظفي المشتري.
• تقديم معلومات مضللة.
• إنشاء حسابات متعددة للتحايل على المنافسة.
• استخدام المنصة للتحايل على إجراءات الشراء.
• تقديم منافع أو عمولات أو هدايا غير مشروعة.
• التواطؤ مع أي مستخدم أو موظف أو طرف آخر.

A.13 عدم التحايل على المنصة

لا يجوز للمورد استخدام المعلومات التي يحصل عليها من المنصة للتواصل مع المشتري بهدف تجاوز آلية المنصة أو تجنب الرسوم المستحقة عليها، إذا كان ذلك بقصد التحايل على الاتفاقية أو النظام التجاري المتفق عليه.

ولا يمنع هذا البند العلاقات التجارية المستقلة التي تكون قد نشأت بصورة مشروعة خارج المنصة، ما لم تكن تلك العلاقة نفسها قائمة على بيانات سرية أو معلومات حصل عليها المورد من خلال المنصة بصورة مقصودة للتحايل.

A.14 العلاقة التعاقدية مع المشتري

أي عقد أو أمر شراء أو اتفاقية توريد بين المورد والمشتري تعتبر علاقة مستقلة بينهما.

ويكون المورد مسؤولاً عن تنفيذ التزاماته بموجب ذلك العقد.

ولا تتحمل بروكيورا مسؤولية:

• عدم دفع المشتري؛
• تأخر المشتري؛
• رفض المنتج؛
• اختلاف المواصفات؛
• النزاعات التجارية؛
• مطالبات الضمان؛
• الضرائب أو الرسوم الخاصة بالمعاملة.

A.15 التزامات المورد النظامية

يلتزم المورد بجميع الأنظمة واللوائح المطبقة على نشاطه، بما في ذلك – بحسب طبيعة النشاط – الأنظمة التجارية والضريبية والعمالية والبيئية والقطاعية وأنظمة حماية المستهلك والمنافسة ومكافحة الرشوة والفساد.

A.16 الملكية الفكرية

يبقى المورد مالكاً لعلاماته التجارية ومحتواه ووثائقه.

ويمنح بروكيورا ترخيصاً محدوداً وغير حصري لاستخدام اسم المورد وشعاره ومعلوماته التجارية بالقدر اللازم لتقديم خدمات المنصة وإظهار ملف المورد للمشترين.

ولا يحق لبروكيورا بيع أو نقل ملكية العلامة التجارية للمورد.

A.17 بيانات العملاء والمشترين

يلتزم المورد باستخدام بيانات المشتري فقط لتنفيذ العملية التجارية التي حصل عليها من خلالها.

ويحظر عليه:

• بيع البيانات؛
• إعادة استخدامها لأغراض غير مصرح بها؛
• مشاركتها مع طرف ثالث دون مسوغ؛
• استخدامها للتسويق غير المصرح به؛
• الاحتفاظ بها مدة أطول من اللازم.

وتطبق على البيانات الشخصية متطلبات نظام حماية البيانات الشخصية واللوائح ذات الصلة.

A.18 الأمن والحساب

المورد مسؤول عن:

• حماية حسابه؛
• كلمات المرور؛
• المستخدمين؛
• الأجهزة؛
• الصلاحيات؛
• منع الوصول غير المصرح به.

وعليه إشعار بروكيورا فوراً عند الاشتباه في اختراق أو إساءة استخدام.

A.19 التحقق من المورد

يجوز لبروكيورا طلب:

• السجل التجاري؛
• شهادة ضريبة القيمة المضافة؛
• التراخيص؛
• شهادات الجودة؛
• شهادات المنتج؛
• بيانات الحساب البنكي؛
• بيانات المستفيد الحقيقي، عند الحاجة؛
• أي مستندات أخرى ضرورية للتحقق.

ويجوز لبروكيورا تعليق أو تقييد الحساب إلى حين اكتمال التحقق.

A.20 إيقاف أو إزالة المورد

يجوز لبروكيورا تعليق أو إغلاق حساب المورد في حال:

• تقديم معلومات كاذبة.
• انتهاء أو إلغاء الترخيص.
• الاحتيال.
• التلاعب بالمناقصات.
• التواطؤ.
• مخالفة هذه الاتفاقية.
• انتهاك حقوق الغير.
• تهديد أمن المنصة.
• عدم سداد الرسوم.
• مخالفة النظام.

ويجوز لبروكيورا اتخاذ إجراءات عاجلة عند وجود خطر أمني أو نظامي.

A.21 الرسوم والضرائب

تكون رسوم الاشتراك مستحقة وفق الباقة المختارة، وهي رسوم سنوية تصدر بها فاتورة عن كل سنة اشتراك بعد انتهاء التجربة المجانية.

وتضاف ضريبة القيمة المضافة أو أي ضرائب نظامية واجبة.

ويتحمل المورد مسؤولية التزامه الضريبي تجاه الجهات المختصة.

ولا تقدم بروكيورا حالياً خدمات الفوترة الإلكترونية ولا الربط مع منظومة الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولا تُعد الفواتير المقدَّمة أو الصادرة من خلال المنصة، ومنها فواتير المورد للمشتري، فواتير إلكترونية معتمدة لدى تلك المنظومة.

A.22 عدم مسؤولية بروكيورا عن معاملات المورد

لا تكون بروكيورا طرفاً في البيع أو التوريد، ولا تضمن:

• الترسية؛
• حجم المبيعات؛
• قدرة المشتري على السداد؛
• عدد العملاء؛
• استمرارية الطلب؛
• جودة المورد؛
• جودة المنتج؛
• نتائج المورد التجارية.

A.23 حدود مسؤولية بروكيورا

في الحدود التي يسمح بها النظام، لا تتحمل بروكيورا الخسائر غير المباشرة أو التبعية أو فقدان الأرباح أو الفرص التجارية الناتجة عن علاقة المورد بالمشتري.

وفي جميع الأحوال، وبالقدر المسموح به نظاماً، لا تتجاوز مسؤولية بروكيورا الإجمالية تجاه المورد الرسوم التي دفعها المورد خلال الاثني عشر شهراً السابقة على الواقعة محل المطالبة.

ولا يسري أي قيد على المسؤولية التي لا يجوز تقييدها نظاماً.

A.24 تعويض بروكيورا

يلتزم المورد بتعويض بروكيورا، في الحدود التي يسمح بها النظام، عن المطالبات والتكاليف والخسائر المباشرة الناتجة عن:

• مخالفته للأنظمة؛
• مخالفة الاتفاقية؛
• انتهاك حقوق الملكية الفكرية؛
• تقديم منتجات غير مشروعة؛
• المعلومات المضللة؛
• الاحتيال؛
• التلاعب في العروض؛
• أو استخدام المنصة بصورة غير قانونية.

A.25 السرية

تظل المعلومات غير العامة التي يحصل عليها المورد من بروكيورا أو المشترين سرية.

ويستمر هذا الالتزام بعد انتهاء الاتفاقية طالما بقيت المعلومات سرية أو طالما يوجب النظام استمرار حمايتها.

A.26 حماية البيانات الشخصية

يلتزم المورد باستخدام البيانات الشخصية التي يحصل عليها من المنصة أو المشتري وفقاً للمسوغ النظامي والغرض المحدد لها.

وفي حال قيام المورد بمعالجة بيانات شخصية نيابة عن المشتري، يلتزم بتعليمات المشتري وبمتطلبات النظام واللوائح ذات الصلة.

ولا يجوز نقل البيانات الشخصية خارج المملكة إلا وفق المتطلبات النظامية والضمانات المناسبة عندما يكون النقل منطبقاً.

A.27 القوة القاهرة

لا يكون أي طرف مسؤولاً عن التأخير أو عدم التنفيذ الناتج عن أحداث خارجة عن السيطرة المعقولة للطرف المتأثر.

A.28 الإنهاء

يجوز للمورد إنهاء اشتراكه وفق شروط الباقة.

ويجوز لبروكيورا الإنهاء أو التعليق في حالات المخالفة الجوهرية أو عدم السداد أو الاحتيال أو المخالفة النظامية أو المخاطر الأمنية.

A.29 أثر الإنهاء

عند انتهاء الاشتراك:

• يتوقف الوصول إلى الخدمات المدفوعة.
• تستحق الرسوم المتراكمة.
• تستمر الالتزامات التي بطبيعتها تستمر بعد الإنهاء.
• تبقى العقود المستقلة بين المورد والمشترين قائمة وفق شروطها.

A.30 القانون والاختصاص القضائي

تخضع هذه الاتفاقية لأنظمة المملكة العربية السعودية.

يسعى الطرفان إلى حل أي نزاع ودياً خلال خمسة عشر (15) يوم عمل من الإخطار بالنزاع.

وفي حال تعذر الحل الودي، يكون الاختصاص القضائي، في الحدود التي يجيزها النظام وبما لا يخالف قواعد الاختصاص الآمرة، للمحكمة التجارية المختصة في مدينة جدة – المملكة العربية السعودية.

A.31 الإشعارات

تتم الإشعارات عبر البريد الإلكتروني المسجل أو حساب المورد أو أي وسيلة إلكترونية تعتمدها بروكيورا.

A.32 اللغة

العربية والإنجليزية هما لغتا الاتفاقية.

وفي حال التعارض، تكون النسخة العربية هي المرجع المعتمد داخل المملكة العربية السعودية، ما لم يتفق الطرفان كتابةً على خلاف ذلك بما لا يخالف النظام.

A.33 الاتفاق الكامل

تشكل هذه الاتفاقية وطلب الاشتراك وشروط وأحكام الاستخدام وسياسة الخصوصية وسياسة ملفات الارتباط وسياسة الاستخدام المقبول ومدونة قواعد السلوك للمورّدين وملحق معالجة البيانات، حيثما انطبق، وأي ملاحق مقبولة إلكترونياً الاتفاق الكامل بين المورد وبروكيورا.

A.34 أولوية المستندات

في حال وجود تعارض بين المستندات، تكون الأولوية وفق الترتيب التالي:

• المتطلبات النظامية الإلزامية؛
• أمر الخدمة أو الاتفاق الخاص الموقع بين الطرفين؛
• ملحق معالجة البيانات، فيما يتعلق بحماية البيانات الشخصية؛
• اتفاقية المشتري أو اتفاقية المورد، بحسب الحال، مع ملاحقها؛
• شروط وأحكام الاستخدام؛
• سياسة الاستخدام المقبول؛
• مدونة قواعد السلوك (للمشترين أو للمورّدين بحسب الحال)؛
• سياسة الخصوصية؛
• سياسة ملفات الارتباط؛
• أي محتوى تسويقي.

A.35 القبول الإلكتروني

يقر المورد بأن القبول الإلكتروني لهذه الاتفاقية يمثل قبولاً تعاقدياً ملزماً.

ويقر المورد بأن الشخص الذي يقبل الاتفاقية لديه السلطة القانونية لإلزام الكيان المورد.

A.36 ملحق القبول الإلكتروني والسجل التدقيقي

A.36.1 الغرض

يبيّن هذا الملحق كيف تُقبل الحزمة إلكترونياً وما السجل الذي تحتفظ به بروكيورا عن هذا القبول، ليمكن إثبات ما يلي: من قبل، ولأي منشأة، وأي إصدار، وبأي صورة، ومتى، وأن النص المقبول هو النص المحفوظ.

ويقرر نظام التعاملات الإلكترونية صحة العقود والسجلات والتوقيعات الإلكترونية ونفاذها متى استوفت المتطلبات النظامية. ولا يضمن هذا الملحق أن تقبل أي محكمة سجلاً بوصفه دليلاً، فهذا شأن المحكمة المختصة (النقطة المفتوحة OP-04).

A.36.2 كيفية القبول

• عند التسجيل يضع الشخص علامة قبول شروط الاستخدام وسياسة الخصوصية، ويُسجَّل الإصدار. ولا يُنشأ شيء إذا لم يتضمن التسجيل الإصدار الحالي.
• عند أول دخول، سواء اعتُمدت المنشأة بعد أم لا، يسجّل الشخص دخوله ويُوثَّق ثم تُعرض عليه الحزمة الخاصة بدوره: حزمة المشتري للمشتري وحزمة المورد للمورد. وتتوقف المنصة عند هذه الخطوة ولا تسمح بشيء آخر غير تسجيل الخروج إلى أن تُقبل الحزمة.
• يقرأ الشخص الحزمة ويضع علامة الموافقة الواحدة عليها ثم يضغط زر القبول. وتُقبل الحزمة وثيقةً واحدة لا بنداً بنداً.
• ومن لم يقبل لا يستطيع استخدام الحساب في المعاملات. ومن كان لديه سؤال أو لم يوافق فلا يقبل، وليراسل جهة الاتصال القانونية.

A.36.3 ما يُسجَّل

يُسجَّل القبول في سجل التدقيق وفي سجل قبول يمكن الاستعلام عنه. ويتضمن: المستخدم والمنشأة والدور، ومعرّف الحزمة وإصدارها، وقيمة SHA-256 للحزمة، ومعرّف كل وثيقة مكوِّنة لها وإصدارها وقيمة SHA-256 الخاصة بها، ووسيلة القبول، واللغة التي عُرض بها النص، والتاريخ والوقت بالتوقيت العالمي المنسق، وعنوان الشبكة والمتصفح. ويحتفظ سجل التدقيق بالعنوان والمتصفح في صورة التزامات مشفّرة بمفتاح فقط، ويحتفظ سجل القبول بهما مكشوفين إلى أن يخفيهما جدول الاحتفاظ.

A.36.4 سلامة النص المقبول

تُحسب قيمة SHA-256 من نص الحزمة باللغتين كما بُني من وثائقها المكوِّنة. وإذا تغيّر النص تغيّرت القيمة. وتعتبر المنصة القبول صحيحاً للإصدار وللقيمة اللذين عُرضا فقط، فلا يُعد الشخص موافقاً على كلمات غير التي رآها.

A.36.5 سجل التدقيق وعدم التعديل بأثر رجعي

يحمل كل مدخل في سجل التدقيق بصمة تغطي المدخل الذي سبقه، فيُكشف تعديل أي مدخل أو حذفه. ولا يُعدَّل سجل قبول مكتمل بعد ذلك، وأي تصحيح مدخل مستقل مرتبط بالواقعة الأصلية.

A.36.6 الاحتفاظ والاطلاع

تحتفظ بروكيورا بسجلات القبول والتدقيق للمدة اللازمة بصورة معقولة لإثبات العقد والامتثال للأنظمة، مع مراعاة جدول الاحتفاظ. ويستطيع الشخص الاطلاع على قبوله عبر المنصة، ويستطيع مسؤول المنشأة الاطلاع على قبول منشأته دون عناوين الشبكة والمتصفحات، ويطلع مشغّل المنصة على الجميع.

A.36.7 تغيير الحزمة

عند تغيّر الحزمة يحمل الإصدار الجديد رقماً جديداً وقيمة SHA-256 جديدة، ويُحتفظ بالإصدار السابق، ويُطلب من كل مستخدم قبول الإصدار الجديد عند أول دخول تالٍ. ولا يُعد من قبل إصداراً سابقاً موافقاً على الإصدار الجديد.

الجزء B: الشروط الأساسية للمنصة

B.1 نطاق الشروط والقبول

تنظم شروط وأحكام الاستخدام هذه ("الشروط") استخدام منصة بروكيورا وموقعها الإلكتروني وتطبيقاتها وخدماتها الإلكترونية وشبكة الموردين وخدمات المشتريات وأي خدمات أخرى مرتبطة بها ("المنصة")، والتي تديرها xxxxxxx، وهي شركة مؤسسة ومسجلة وفقاً للأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية ("بروكيورا" أو "نحن" أو "لنا").

باستخدام المنصة أو إنشاء حساب أو الدخول إليها أو الضغط على زر الموافقة على هذه الشروط، فإنك تقر بموافقتك والتزامك بهذه الشروط.

إذا كنت تستخدم المنصة نيابةً عن شركة أو مؤسسة أو كيان آخر، فإنك تقر بأن لديك الصلاحية النظامية لتمثيل ذلك الكيان وإلزامه بهذه الشروط، وفي هذه الحالة يشمل مصطلح "أنت" كلاً منك والكيان الذي تمثله.

إذا لم توافق على هذه الشروط، فيجب عليك عدم استخدام المنصة.

B.2 إنشاء الحساب

يلتزم المستخدم بتقديم معلومات صحيحة وكاملة ومحدثة.

ويتحمل المستخدم مسؤولية:

• حماية بيانات الدخول؛
• المحافظة على سرية كلمة المرور ووسائل المصادقة؛
• منع الاستخدام غير المصرح به؛
• التأكد من صلاحيات المستخدمين التابعين لمنشأته؛
• إبلاغ بروكيورا دون تأخير عن أي استخدام غير مصرح به.

ويحظر استخدام بيانات غير صحيحة أو انتحال هوية شخص أو منشأة أخرى.

B.3 صلاحية تمثيل المنشأة

عند التسجيل نيابة عن منشأة، يقر المستخدم بأنه:

• مخول نظاماً بتمثيل المنشأة؛
• مخول باستخدام المنصة نيابة عنها؛
• يملك الصلاحية لإدخال بياناتها؛
• يملك الصلاحية اللازمة للمشاركة في عمليات الشراء أو التوريد ذات الصلة.

B.4 مسؤوليات المشتري

يتحمل المشتري المسؤولية عن:

• تحديد احتياجه الشرائي؛
• المواصفات؛
• الميزانية؛
• إجراءات الموافقة؛
• معايير التقييم؛
• اختيار المورد؛
• قرار الترسية؛
• أوامر الشراء؛
• العقود؛
• استلام السلع والخدمات؛
• فحصها؛
• اعتماد الفواتير؛
• السداد؛
• الالتزام بالأنظمة والسياسات الداخلية.

ولا تقوم بروكيورا باتخاذ قرار الشراء نيابة عن المشتري.

B.5 مسؤوليات المورد

يتحمل المورد المسؤولية الكاملة عن صحة:

• بيانات منشأته؛
• السجل التجاري؛
• البيانات الضريبية؛
• الحساب البنكي؛
• المنتجات والخدمات؛
• الأسعار؛
• عروض الأسعار؛
• مواعيد التسليم؛
• الضمانات؛
• التراخيص؛
• الشهادات؛
• الفواتير.

يحظر على المورد تقديم معلومات مضللة أو احتيالية أو غير صحيحة جوهرياً.

B.6 طلبات عروض الأسعار والعروض

قد تتيح بروكيورا للمشترين إصدار طلبات عروض أسعار وللموردين تقديم عروضهم.

يلتزم المورد بمراجعة متطلبات طلب عروض الأسعار قبل تقديم عرضه.

وعند وجود نظام للعروض المختومة أو المحمية، يتم التعامل مع الأسعار والمعلومات التجارية وفق الضوابط التقنية والإجرائية الخاصة بطلب عروض الأسعار.

ولا تضمن بروكيورا استمرار عمل المنصة دون انقطاع أو خلوها من الأخطاء في جميع الأوقات.

B.7 النزاهة والمنافسة

يحظر على المستخدم:

• التواطؤ مع منافسين؛
• تنسيق العروض بصورة غير مشروعة؛
• تقديم عروض وهمية؛
• التلاعب بنتائج المنافسة؛
• الحصول على معلومات سرية عن عروض الموردين الآخرين دون صلاحية؛
• استخدام المنصة لأغراض مخالفة للأنظمة.

ويحق لبروكيورا اتخاذ الإجراءات التقنية أو التشغيلية اللازمة لحماية المنصة والمستخدمين.

B.8 العقود وأوامر الشراء

لا تصبح بروكيورا طرفاً في العقد أو أمر الشراء المبرم بين المشتري والمورد لمجرد استخدام المنصة.

ويتحمل الطرفان مسؤولية مراجعة:

• الأسعار؛
• المواصفات؛
• الضرائب؛
• شروط التسليم؛
• شروط السداد؛
• الضمانات؛
• الصلاحيات؛
• التوقيع؛
• الالتزام النظامي.

B.9 الفواتير والضرائب

يتحمل كل طرف مسؤولياته الضريبية والمحاسبية.

لا تقدم بروكيورا حالياً خدمات الفوترة الإلكترونية ولا الربط مع منظومة الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولا تُعد الفواتير الصادرة من خلال المنصة فواتير إلكترونية معتمدة لدى تلك المنظومة.

وعند إتاحة خدمات الفوترة الإلكترونية عبر بروكيورا مستقبلاً واستخدامها، تظل المنشأة المكلفة مسؤولة عن صحة بيانات الفاتورة والتزامها بالمتطلبات النظامية ذات العلاقة.

ولا تحل بروكيورا محل المكلف في التزاماته الضريبية أو المحاسبية.

B.10 تعديل الشروط

يجوز لبروكيورا تعديل هذه الشروط من وقت لآخر.

وسيتم تحديد تاريخ السريان للنسخة المعدلة، وسيتم إشعار المستخدم بالتغييرات الجوهرية من خلال الوسائل المناسبة متى كان ذلك مطلوباً. وعند صدور إصدار جديد من الوثائق يُطلب من المستخدم قبوله عند أول دخول بعد نشره، ولا يُعد المستخدم قابلاً لإصدار لم يُعرض عليه.

B.11 ما تقوم به المنصة وما لا تقوم به

تقدّم بروكيورا برمجيات لإدارة المشتريات: طلبات الشراء، وطلبات عروض الأسعار، والعروض المختومة، والتقييم، والترسية، والعقود، وأوامر الشراء، والاستلام، ومراجعة الفواتير، وسجلات السداد، والتقارير. وهي تسجّل ما يقوم به المستخدمون وتحتفظ بسجل تدقيق. وتربط المشترين بالموردين، لكنها ليست طرفاً في المعاملات الشرائية بينهم، ولا تتخذ نيابةً عن المشتري أي قرار شرائي.

وفي هذا الإصدار لا تقوم المنصة بما يلي:

• حفظ الأموال أو استلامها أو تحويلها أو ضمانها، ولا تقدّم أي خدمة دفع؛
• إصدار الفواتير أو إرسالها أو تمريرها عبر منظومة الفوترة الإلكترونية لدى الهيئة، ولا تُعد الفواتير الصادرة من خلال المنصة فواتير إلكترونية معتمدة لدى تلك المنظومة؛
• إجراء فحص حي للسجل التجاري: فالفحص مخطط له وغير حي (البند B.16)؛
• إصدار توقيعات إلكترونية موصوفة أو شهادات رقمية (البند B.13)؛
• التحقق من أي مشترٍ أو مورد أو منتج أو خدمة أو تصنيفه أو ضمانه، أو تقديم استشارة قانونية أو ضريبية أو محاسبية أو مالية؛
• التعهد بأن تكون متاحة دون انقطاع أو خالية من الأخطاء.

والميزة التي تصفها الملاحق أو صفحة الأسعار بأنها مخطط لها غير متاحة وغير موعود بها. ولا يتضمن شيء في هذه الحزمة إقراراً بأن المنصة حاصلة على اعتماد أو تقييم وفق أي نظام أو لائحة أو معيار.

B.12 العروض المختومة

عندما يكون طلب عرض السعر مختوماً، يُشفَّر العرض عند تقديمه من المورد، ولا يُطَّلع على سعره وشروطه التجارية أحد، ومنهم المشتري، قبل موعد الفتح المعلن في الطلب. وقد صُمّمت المنصة بحيث لا يملك أي حساب مشغّل لدى بروكيورا صلاحية قراءة عرض مختوم، ولا يجوز للعاملين لدى بروكيورا البحث عن وسيلة أخرى لقراءته. وللمورد تعديل عرضه أو سحبه قبل الموعد النهائي بقدر ما يتيحه الطلب، ويُسجَّل في سجل التدقيق كل تقديم وتعديل وسحب وفتح. وفي المناقصة ذات المظروفين تُفتح المستندات الفنية قبل الأسعار التجارية، وفي المزاد تكون الأسعار مفتوحة بحكم طبيعته مع عدم إظهار هويات المتزايدين.

ولا تتعهد بروكيورا بأن الختم لا يمكن تجاوزه بسبب خلل أو هجوم أو سلوك خارج المنصة. وعلى المشتري أو المورد الذي يعتقد أن عرضاً مختوماً قُرئ مبكراً أن يبلّغ عن ذلك وفق البند D.13 من مدونة قواعد السلوك.

B.13 عقد موقَّع قبل إطلاق أمر الشراء

عندما ينشأ أمر الشراء من ترسية (طلب عرض سعر أو مناقصة أو مزاد)، تُعدّ المنصة العقد مع الأمر على الشروط المرسى بها. ويبقى الأمر محجوزاً، ولا يستطيع أي من طرفيه العمل به، إلى أن يوقّع المشتري والمورد كلاهما النسخة الحالية من العقد عبر المنصة. ولا يُطلق أمر التوريد المبني على عقد إطاري إلا ما دام العقد الإطاري موقعاً من الطرفين. وللمدير المالي أو الرئيس التنفيذي لدى المشتري أن يُطلق أمراً محجوزاً قبل التوقيعين مع بيان سبب كتابي تسجّله المنصة في سجل التدقيق، ولسياسة منشأة المشتري أن تعطّل هذه القاعدة، ويُسجَّل ذلك أيضاً. أما أمر الشراء لطلب كتالوج لا يقع تحت عقد فيُطلق عبر سلسلة الاعتماد لدى المشتري.

و«التوقيع» عبر المنصة هو فعل مستخدم موثَّق الهوية، بالصلاحية المسجلة لحساب المشتري أو المورد، يوافق فيه على النص الحالي للعقد. ويُسجَّل مع الوقت والهوية وبصمة النص ومدخل في سجل التدقيق. وهو توقيع إلكتروني بالقدر الذي يعترف به نظام التعاملات الإلكترونية، وليس توقيعاً موصوفاً ولا يتضمن شهادة رقمية. وتقدير كفايته لعقد بعينه، وما إذا كان على الطرفين اللجوء إلى صورة أخرى من التوقيع، شأن للطرفين ومستشاريهما (النقطة المفتوحة OP-05). ولا تراجع بروكيورا مضمون العقد ولا مشروعيته.

B.14 سجلات السداد

تسجّل المنصة لكل فاتورة تعليمة السداد التي يعدّها مستخدمو المشتري المخوّلون ويعتمدونها، ونسخة بيانات الحساب البنكي للمورد التي جرى التحقق منها، والمرجع البنكي ودليل التسوية الذي يبلّغ به المستخدم، ومطابقة السداد بالفاتورة. ويتم السداد نفسه من المشتري إلى المورد خارج المنصة، من حسابيهما البنكيين وإليهما. ولا تحتفظ بروكيورا بأي أموال ولا تستلمها ولا تحوّلها ولا تفرج عنها ولا تضمنها، ولا تنفذ تحويلاً ولا تؤكده، وتسجّل فقط ما يقرره المستخدمون وما يظهره الدليل المرفق.

ولا يسري تغيير بيانات الحساب البنكي للمورد إلا بعد تحقق بروكيورا منه، ويُحجز السداد إلى ذلك الحين. والسجل على المنصة دليل على ما أُدخل فيه، وليس بذاته إثباتاً لوصول المال إلى المورد.

B.15 الفواتير وفئات الضريبة

يحمل كل بند في أمر الشراء وفي الفاتورة فئة ضريبة بمفردات نظام ضريبة القيمة المضافة السعودي ومعيار الفوترة الإلكترونية لدى الهيئة: S (النسبة الأساسية) وZ (نسبة الصفر) وE (معفى) وO (خارج نطاق الضريبة)، مع السبب حيث تقتضيه الفئة. وتسجّل المنصة الفئة التي يختارها المُصدِر وتجمع الضريبة بحسب الفئة، وتحسب ضريبة القيمة المضافة بنداً بنداً بالنسبة السارية وقتها (15% للفئة S). ولا ترسل شيئاً إلى الهيئة وليست حلاً للفوترة الإلكترونية، وكذلك فواتير الاشتراك التي تصدرها بروكيورا. ويتحمل من يصدر الفاتورة مسؤولية اختيار الفئة الصحيحة والوفاء بالتزاماته بموجب الأنظمة الضريبية، ولا تتحقق بروكيورا من ذلك.

B.16 فحص السجل التجاري

صُمّمت المنصة لمطابقة رقم السجل التجاري لمنشأة مع بيانات خدمة بيانات السجل التجاري. وفي هذا الإصدار الفحص غير حي: فهو محاكى ولا يُرسل شيء إلى أي جهة سجل، ولا تعرض المنصة وسم «جرى فحص السجل» استناداً إلى فحص محاكى.

وتعتزم بروكيورا تفعيل فحص حي فقط بعد حصولها على إذن كتابي من مزود بيانات السجل وتسوية شروطه بشأن استخدام البيانات وتخزينها وإعادة استخدامها. والتصميم أن الفحص لا يجري على نموذج التسجيل العام، وأن نتيجة كل فحص تُحفظ لمنشأة واحدة ولا تُعاد الاستفادة منها لمنشأة أخرى، وأن إجابة المزود الخام لا تُخزَّن افتراضاً بل الوقائع المنسّقة وقيمة SHA-256 للإجابة فقط. ويبيّن فحص السجل ما أعاده السجل في تلك اللحظة، ولا يشهد للمنشأة ولا لصلاحياتها ولا لملاءتها، ويبقى أي استخدام لبيانات المزود خاضعاً لشروطه (النقطة المفتوحة OP-11). ومراجعة بروكيورا للمستندات التي يقدمها المورد خطوة مستقلة.

B.17 الأدلة وسجل التدقيق

تحتفظ المنصة بسجل تدقيق للإجراءات الجوهرية (من قام بماذا ومتى ولأي منشأة). ويحمل كل مدخل بصمة تغطي المدخل الذي سبقه، فيُكشف أي تعديل أو حذف. ولمستخدم يملك الصلاحية أن يصدّر حزمة أدلة لطلب عرض سعر واحد أو أمر شراء واحد، تتضمن السجلات والملفات المرفقة بقيم SHA-256 الخاصة بها ومدخلات التدقيق ذات الصلة ونتيجة تحقق المنصة من سلسلتها لحظة التصدير ونقطة مرجعية موقّعة لرأس السلسلة، وكلها مدرجة في بيان يمكن التحقق منه دون اتصال.

ولا تشهد الحزمة بمقبولية الأدلة أمام المحاكم ولا بصحة ما قرره أحد الأطراف ولا بأي أمر وقع خارج المنصة. وتبقى البيانات التجارية المختومة مختومة فيها، ويخضع مشغّل المنصة للقواعد نفسها كغيره. وتقدير حجية هذه السجلات شأن المحكمة المختصة.

B.18 الملفات والمحتوى المرفوع

يُفحص الملف الذي يرفعه المستخدم من حيث النوع والحجم ويُمسح قبل أن يمكن تنزيله. والملف الذي يفشل في المسح أو ما زال ينتظره لا يُتاح تنزيله. والفحص المدمج يرفض البرامج والنصوص البرمجية والأرشيفات وما يحتوي على وحدات ماكرو والمستندات النشطة، وهو فحص لسياسة المحتوى وليس محرك مكافحة فيروسات، فلا يُضمن خلو الملف الذي يجتازه من البرمجيات الضارة. ويتحمل المستخدم الذي يرفع ملفاً مسؤولية امتلاكه حق رفعه، وتحكم سياسة الاستخدام المقبول ما يجوز رفعه وكيفية معالجة البلاغات.

B.19 وقائع التشغيل في هذا الإصدار

• الاستضافة: تُستضاف المنصة على بنية سحابية مُدارة في الاتحاد الأوروبي (فرانكفورت، ألمانيا)، وليست داخل المملكة، والاستضافة داخل المملكة مخطط لها.
• الدخول: برمز لمرة واحدة يُرسل إلى البريد الإلكتروني المسجل، أو بحساب جوجل. وخطوة الدخول الثانية بتطبيق مصادقة متاحة، وهي مطلوبة دائماً من العاملين لدى مشغّل المنصة، ومطلوبة من مسؤولي المنشأة متى اشترطتها سياسة المنشأة.
• الفوترة: تصدر بروكيورا فواتير الاشتراك وتسجّل الدفعات المستلمة بالتحويل المصرفي، ولا تحصّل المبالغ عبر بوابة دفع في هذا الإصدار.
• الميزات المخطط لها: الميزة المعروضة على أنها مخطط لها غير متاحة، ولا تعرضها المنصة على أنها تعمل.

B.20 مكافحة الرشوة والفساد

يحظر استخدام بروكيورا لتقديم أو طلب أو قبول أي منفعة غير مشروعة بهدف التأثير على قرار شرائي أو ترسية أو علاقة تجارية.

ويحق لبروكيورا اتخاذ الإجراءات المناسبة عند الاشتباه في استخدام المنصة في أنشطة مخالفة.

الجزء C: الاستخدام المقبول

C.1 الغرض

تحدد هذه السياسة الاستخدامات المسموح بها والمحظورة لمنصة بروكيورا، وتعد جزءاً من شروط استخدام المنصة واتفاقية المشتري واتفاقية المورد.

C.2 الاستخدام المسموح

يجوز استخدام المنصة فقط:

• لأغراض تجارية مشروعة؛
• لإدارة المشتريات والتوريد؛
• لإرسال واستقبال طلبات عروض الأسعار؛
• لإدارة الموردين؛
• لتنفيذ العقود وأوامر الشراء؛
• للأغراض الأخرى المسموح بها في الاشتراك.

C.3 الاستخدامات المحظورة

يحظر استخدام المنصة من أجل:

• الاحتيال أو الخداع.
• انتحال شخصية الغير.
• اختراق المنصة.
• محاولة تجاوز ضوابط الوصول.
• إدخال برمجيات ضارة.
• تعطيل الخدمة.
• استخراج البيانات آلياً دون تصريح.
• الهندسة العكسية غير المسموح بها.
• انتهاك حقوق الملكية الفكرية.
• نشر محتوى غير قانوني.
• التمييز أو التهديد أو المضايقة.
• غسل الأموال أو تمويل الأنشطة غير المشروعة.
• الرشوة أو الفساد.
• التلاعب في المناقصات.
• تقديم عروض صورية.
• التواطؤ بين الموردين.
• إنشاء حسابات متعددة للتحايل.
• استخدام بيانات الآخرين دون مسوغ.
• نشر معلومات سرية حصل عليها المستخدم بصورة غير مشروعة.
• استخدام المنصة لأي غرض يخالف الأنظمة السعودية.

C.4 التلاعب في المشتريات

يحظر على المستخدم محاولة:

• رفع أو خفض الأسعار بصورة مصطنعة؛
• تقديم عرض صوري؛
• التنسيق غير المشروع مع منافس؛
• التأثير غير المشروع على نتيجة RFQ؛
• إساءة استخدام معلومات العروض؛
• تعطيل المنافسة المشروعة.

C.5 الأمن

يحظر:

• مشاركة بيانات الدخول؛
• استخدام حساب شخص آخر؛
• محاولة اكتشاف كلمات المرور؛
• اختبار الثغرات دون إذن؛
• تحميل ملفات ضارة.

C.6 إجراءات بروكيورا

عند الاشتباه في مخالفة، يجوز لبروكيورا:

• طلب معلومات إضافية؛
• تعليق الحساب؛
• تقييد بعض الوظائف؛
• إزالة محتوى مخالف؛
• تجميد معاملة عند وجود خطر أمني؛
• إنهاء الحساب؛
• حفظ السجلات اللازمة؛
• إبلاغ الجهة المختصة عند وجود التزام نظامي.

C.7 لا تعني المراجعة الموافقة

قيام بروكيورا بمراجعة أو السماح بنشر محتوى لا يعني اعتماد بروكيورا لمحتواه أو ضمان صحته.

C.8 المسؤولية

يظل المستخدم مسؤولاً عن أفعاله وعن المستخدمين التابعين لحسابه.

C.9 البلاغات وإزالة المحتوى

يمكن إرسال بلاغات إساءة الاستخدام إلى:

abuse@procuraksa.com

وعند ورود بلاغ، تنظر بروكيورا فيه وتقرر ما إذا كان يقع ضمن دورها، ولا تلتزم بمراقبة المحتوى سلفاً. ويجوز لها، عند ثبوت المخالفة أو للحماية العاجلة، إزالة المحتوى المخالف أو تقييد الوصول إليه، وحفظ الأدلة، وإخطار صاحب المحتوى متى أمكن ذلك دون الإضرار بتحقيق أو بحقوق الغير، وتمكينه من الاعتراض كتابةً على العنوان نفسه. ولا تفصل بروكيورا في نزاعات العقود بين المشتري والمورد. وإجراءات الإزالة والاعتراض بند يراجعه المستشار القانوني (النقطة المفتوحة OP-17).

الجزء D: مدونة قواعد السلوك

D.1 الغرض والنطاق

بروكيورا منصة يدير عليها المشترون والمورّدون طلبات عروض الأسعار والعروض المختومة والترسية وأوامر الشراء. وتحدد هذه المدونة معيار السلوك الذي يقبله كل مورّد على بروكيورا. والغاية بسيطة: أن يكون كل عرض عرضاً صادقاً، وكل ترسية قراراً عادلاً، وكل سجل سجلاً صحيحاً.

وتحدد مدونة قواعد السلوك للمشترين المعيار المطلوب من المشترين. والوثيقتان تعملان معاً. فيحق للمورّد أن يتوقع من المشترين ما تشترطه مدونة المشتري، ويحق للمشتري أن يتوقع من المورّدين ما تشترطه هذه المدونة.

وتُضاف هذه المدونة إلى شروط الاستخدام واتفاقية المورّد وسياسة الاستخدام المقبول وملحق معالجة البيانات، ولا تحل محلها، ولا تنقص من أي التزام نظامي. والنظام هو المرجع دائماً، وإذا كان النظام أشد مما ورد في هذه المدونة فالمعوَّل عليه النظام. وإذا عالجت اتفاقية موقّعة بين مورّد ومشتر، ومنها أمر الشراء، المسألة نفسها، سرت تلك الاتفاقية بينهما، على ألا تنزل عن المعايير الواردة في البنود من D.4 إلى D.8 من هذه المدونة.

وإذا كان المشتري جهة حكومية أو خاضعاً لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية، سرى ذلك النظام وقواعد المشتري نفسه أيضاً. وبروكيورا ليست المنصة الحكومية للمشتريات (اعتماد) ولا تحل محلها.

D.2 من تلزمه هذه المدونة

• منشأة المورّد، وتقبل المدونة عن طريق شخص مفوَّض.
• كل شخص يستخدم حساب المورّد على بروكيورا أو يتصرف باسمه في معاملة عليها: الملّاك والمديرون وموظفو المبيعات وإعداد العروض والمسؤولون والوكلاء والوسطاء.
• المورّدون من الباطن والمقاولون من الباطن الذين يستعين بهم المورّد في تنفيذ ما طُلب عبر بروكيورا. وعلى المورّد أن ينقل إليهم معايير هذه المدونة كتابةً، ويبقى مسؤولاً عن أفعالهم.

والمورّد مسؤول عن العاملين لديه وعمّن يستعين بهم. ولا يُقبل الدفع بعدم العلم أو بأن الوكيل هو من فعل، متى كان بوسع المورّد منع السلوك.

D.3 المبادئ

D.4 تضارب المصالح والإفصاح

D.4.1 المقصود به

يقوم تضارب المصالح متى كانت لدى المورّد أو العاملين لديه مصلحة شخصية أو عائلية أو مالية أو تجارية قد تؤثر، أو يبدو أنها تؤثر، في قرار يتعلق بمعاملة على بروكيورا. ومن أمثلته:

• أن يعمل قريب أو صديق مقرّب لمالك المورّد أو موظفيه لدى المشتري في المشتريات أو المالية أو الاعتماد أو التقييم؛
• أن يملك شخص لدى المشتري حصة في المورّد أو تكون له وظيفة فيه، بأجر أو بغير أجر؛
• أن يملك مالك المورّد أو قريبه حصة في متنافس آخر؛
• أن يكون المورّد أو العاملون لديه قد قدّموا وظيفة أو قرضاً أو أي منفعة أخرى إلى شخص لدى المشتري.

D.4.2 واجب الإفصاح

يجب على المورّد أن يفصح عن تضارب المصالح كتابةً قبل تقديم عرضه، أو فور علمه به. ويكتب إلى جهة الاتصال لدى المشتري في طلب عروض الأسعار، ويرسل نسخة إلى ethics@procuraksa.com. وخطوة الإفصاح داخل المنصة مخطط لها. والتضارب المفصَح عنه ليس مخالفة في ذاته، أما التضارب المخفي فمخالفة.

D.4.3 الاتصال أثناء المنافسة

ما دام طلب عروض الأسعار مفتوحاً، لا يتعامل المورّد مع المشتري إلا عبر قنوات الطلب. ولا يجوز له الاتصال بالمقيِّمين أو المعتمِدين اتصالاً خاصاً بشأن الطلب، ولا عرض وظيفة أو فرصة تجارية على شخص لدى المشتري يشارك في المنافسة.

D.5 الهدايا والضيافة والمزايا غير المشروعة

D.5.1 ما هو محظور دائماً

• الرشوة: عرض أي شيء ذي قيمة أو الوعد به أو إعطاؤه أو طلبه أو قبوله للتأثير في قرار أو مكافأة عليه، لموظف عام أو لشخص من القطاع الخاص، داخل المملكة أو خارجها، مباشرة أو عن طريق شخص آخر.
• العمولات السرية والمبالغ المردودة خفية، ودفع مبلغ إلى وسيط مع العلم بأن جزءاً منه سيصل إلى صاحب قرار.
• مدفوعات التسهيل: مبالغ صغيرة غير رسمية تُدفع لتسريع إجراء روتيني أو ضمان إنجازه.
• النقد وما في حكمه، مثل القسائم وبطاقات الهدايا والقروض.
• المجاملات: وظائف أو تدريب لأقارب، أو تبرعات لجهة يحددها شخص بعينه، أو رعايات، إذا قُدمت بطلب من أحد أو بسبب منافسة.

D.5.2 الهدايا والضيافة: قاعدة القرار

قبل أن يقدّم المورّد أي شيء إلى شخص لدى مشتر، يجيب عن خمسة أسئلة. فإن كانت إجابة أي منها «لا»، امتنع عن تقديمه.

1. هل جميع القرارات المتعلقة بالمورّد مغلقة؟ فلا هدية ولا ضيافة ما دام طلب عروض أسعار أو ترسية أو تعديل أمر شراء أو فاتورة أو سداد يخص المورّد مفتوحاً.
2. هل هي متواضعة وغير متكررة، وتدخل في المجاملة المعتادة، كوجبة عمل أو هدية دعائية صغيرة؟
3. هل هي معلنة؟ بأن تُقدَّم إلى المنشأة لا إلى الشخص سراً، بحيث يستطيع مدير المتلقّي أن يعلم بها.
4. هل هي ضمن الحد الذي تقرره سياسة المشتري نفسه؟ وهذا الحد تحدده سياسة المشتري نفسه ويُدوَّن في طلب عروض الأسعار. فإن لم يدوّن الطلب حداً، فالحد هو لا شيء، ولا يقدّم المورّد أي شيء.
5. هل يطمئن المورّد إلى اطلاع بقية المتنافسين والمراجعين عليها؟

وأياً كانت الإجابات، لا يجوز تقديم الترفيه أو رحلات الترفيه، ولا تحمّل تكاليف سفر شخص لدى المشتري أو إقامته، ولا النقد أو ما في حكمه. وفي زيارات المواقع والمصانع والمعارض، يتحمل كل طرف تكاليف سفره وإقامته، ما لم تنص سياسة المشتري على غير ذلك ويدوّن المشتري ذلك في طلب عروض الأسعار.

D.5.3 إذا عُرض أمر غير مشروع أو طُلب

يرفض المورّد، ويدوّن ما حدث، ويبلّغ وفق البند D.13. وطلب مبلغ من شخص لدى مشتر ليس كلفة عادية من كلف العمل. ولا يُعدّ مخالفة دفعُ مبلغ لحماية شخص من خطر محدق على حياته أو سلامته وحدها، إذا أُبلغ عنه فوراً.

D.6 المنافسة العادلة

D.6.1 ما هو محظور

لا يجوز للمورّد أن يتفق مع متنافس، أو يرسل إليه إشارة، في شأن:

• أسعار العرض أو خصوماته أو شروطه الأخرى؛
• تقديم العرض من عدمه، أو من سيفوز، ومنه تبادل الأدوار في العروض؛
• العروض الصورية أو التكميلية، وهي عروض لا يُراد بها الفوز، تُقدَّم لإظهار المنافسة حقيقية؛
• تقاسم العملاء أو المناطق أو الأسواق، أو سحب عرض ليفوز غيره؛
• الأسعار المستقبلية، إذا أُعلنت علناً أو سراً للتأثير في الآخرين، ومنه عبر أسئلة الاستيضاح أو أي رسالة على المنصة (الإشارات السعرية).

وعلى الشركات المرتبطة بالملكية أو الإدارة أو العاملين، إذا قدّمت عروضاً منفصلة في طلب عروض أسعار واحد، أن تفصح عن الصلة في كل عرض.

D.6.2 سلامة العروض المختومة

العرض هو عرض المورّد المستقل، يُعدّ دون العلم بأسعار الآخرين. ولا يجوز للمورّد أن يحاول معرفة سعر مقدّم عرض آخر أو هويته قبل أن يفتح المشتري العروض، سواء بسؤال موظفي المشتري أو بمحاولة الالتفاف على المنصة. وإذا وصلته معلومات عن عرض آخر عن طريق الخطأ، توقف عن قراءتها ولم يستخدمها، وأبلغ المشتري وethics@procuraksa.com. وبعد الموعد النهائي لا يعدّل المورّد عرضه، إلا إذا أتاح الطلب ذلك لجميع مقدمي العروض، كما في جولة العروض النهائية.

D.6.3 العروض المشتركة والتعاقد من الباطن بين المتنافسين

هذه جائزة إذا أُعلن عنها في العرض. وإذا لم يُعلن عنها فهي محظورة.

D.6.4 إذا اتصل به متنافس

يرفض المورّد، ويدوّن ما قيل، ويبلّغ وفق البند D.13. وهذه القواعد مستمدة من نظام المنافسة، ومخالفته قد تعرّض صاحبها لعقوبات من الجهات المختصة إضافة إلى ما تتخذه بروكيورا.

D.7 صحة المعلومات

D.7.1 ما يجب أن يكون صحيحاً

كل ما يقدمه المورّد إلى بروكيورا أو إلى مشتر يجب أن يكون صحيحاً وكاملاً ومحدَّثاً. ويشمل ذلك اسم الشركة ورقم السجل التجاري والرقم الضريبي والعنوان والمفوَّض بالتوقيع وبيانات الحساب البنكي والتراخيص والشهادات بتواريخ إصدارها وانتهائها الحقيقية والمواصفات ومنشأ المنتجات والطاقة الإنتاجية والمراجع والأسعار والكميات ومواعيد التسليم والضمان وشروط السداد، وكل إقرار يطلبه طلب عروض الأسعار، مثل المحتوى المحلي أو فئة نطاقات أو وضع المنشأة الصغيرة أو شهادات الجودة.

D.7.2 ما هو محظور

لا يجوز للمورّد تزوير مستند أو تعديله أو استعارته، ولا استخدام سجل منشأة أخرى أو شهاداتها أو مراجعها، ولا ادعاء اعتماد أو شهادة لا يملكها، ولا فتح أكثر من حساب للمنشأة الواحدة، ولا فتح حساب باسم غير حقيقي، ولا تقديم عرض باسم منشأة لم تفوّضه. ويجب أن يكون الحساب البنكي باسم المورّد نفسه.

D.7.3 تحديث البيانات

يحدّث المورّد بياناته عند تغيّرها، ويجدد سجله وشهاداته قبل انتهائها. وتتحقق المنصة من هذه التواريخ اليوم. فلا يجوز دعوة المورّد الذي انتهى سجله التجاري أو شهادته، ولا قبول عرضه ولا ترسية الطلب عليه. ويستلزم تغيير السجل التجاري أو الرقم الضريبي توثيقاً جديداً، ويُحجز تغيير الحساب البنكي إلى أن تتحقق منه بروكيورا. وتتم تغييرات الحساب البنكي على المنصة، وليس بالبريد الإلكتروني وحده.

D.7.4 الأسعار

السعر هو ما يستطيع المورّد الوفاء به بالكمية والمواصفات والتسليم وشروط السداد المذكورة. ولا يجوز تقديم عرض بسعر غير واقعي للفوز ثم إعادة التفاوض، ولا إسقاط رسم من السعر لإضافته لاحقاً. وتُبيَّن ضريبة القيمة المضافة كما يقضي النظام.

D.7.5 الأخطاء

يُبلَّغ المشتري كتابةً بأي خطأ حقيقي فور اكتشافه. ويُعامَل المورّد الذي يبلّغ عن خطئه سريعاً معاملة أفضل ممن يُكتشف أمره.

D.8 العمالة والسلامة

D.8.1 النظام

يلتزم المورّد بنظام العمل السعودي واللوائح ذات الصلة تجاه كل من يعمل في توريد ما يقدّمه، بمن فيهم العاملون بعقود ومؤقتة والعمالة الوافدة وعمال مقاوليه من الباطن.

D.8.2 ما هو محظور

يُحظر العمل القسري أو الاستعبادي أو الإلزامي أو الناتج عن الاتجار بالأشخاص. ولا يحتجز المورّد جوازات سفر العاملين ولا وثائق إقامتهم ولا أجورهم، ولا يحمّلهم رسوم استقدام. ولا يشغّل من هم دون السن النظامية للعمل، ولا يُسند إلى الأحداث أعمالاً خطرة.

D.8.3 شروط عادلة

تُدفع الأجور في موعدها كاملة كما يقضي العقد والنظام، ومنها قواعد حماية الأجور. وتتبع ساعات العمل والراحة والإجازات أحكام النظام.

D.8.4 بيئة عمل آمنة واحترام

يحافظ المورّد على سلامة أماكن العمل وصحتها، ويقدّم معلومات السلامة عن منتجاته، ويبلّغ عن الحوادث الجسيمة من يجب إبلاغه. ولا يسمح بالتحرش أو الإساءة أو التمييز، ويحترم كرامة كل إنسان. ويُشجَّع على مشاركة النساء والشباب والأشخاص ذوي الإعاقة في قوته العاملة.

D.8.5 السعودة ونطاقات

يفي المورّد بالتزامات السعودة المنطبقة على منشأته ضمن برنامج نطاقات. وإذا طلب طلب عروض الأسعار إقراراً بذلك، ذكر الوضع الحقيقي. ولا يلجأ إلى التوظيف الوهمي أو إلى أي صورة من صور التستر، وهي محظورة نظاماً.

D.8.6 الاسترشاد

يستند هذا البند إلى الإطار الوطني للعمل وإلى مستهدفات رؤية 2030 في التوظيف الوطني والتمكين وإلى إرشادات ISO 26000 في المسؤولية الاجتماعية. ولا تشترط بروكيورا شهادة ISO 26000. وللمشتري أن يطلب من المورّد بيان كيفية استيفائه هذه المعايير، وعلى المورّد أن يجيب بصدق.

D.9 البيئة والمجتمع

يلتزم المورّد بالأنظمة البيئية وأنظمة سلامة المنتجات والنفايات والمواد الخطرة. ويتحرى المسؤولية في التوريد: فيعرف مصدر مواده، ويتجنب المصادر المرتبطة بانتهاك جسيم لحقوق الإنسان أو بضرر بيئي مخالف للنظام، ويقلّل النفايات والتغليف ما أمكن. وإذا تضمّن طلب عروض الأسعار معايير للاستدامة، أجاب عنها بصدق.

وتشجع بروكيورا المحتوى المحلي ولا تشترطه: التوريد المحلي، والتوظيف المحلي، والتدريب، والشراكة مع المنشآت الصغيرة والمتوسطة، انسجاماً مع رؤية 2030. وللمشتري أن يطلب معلومات المحتوى المحلي في طلبه. وعلى المورّد حينئذ أن يقدّم معلومات دقيقة يستطيع إثباتها بمستندات، وألا يضخّمها ولا يعتمد على ترتيب صوري.

D.10 السرية وحماية البيانات

D.10.1 المعلومات السرية

مستندات طلب عروض الأسعار والمواصفات والرسومات والكميات والميزانيات وبيانات المشتري، وأي معلومة أخرى يعلمها المورّد عن مشتر أو عن طرف آخر عبر بروكيورا، كلها سرية. ويستخدمها المورّد فقط لإعداد عرض لذلك الطلب وتنفيذ أمر الشراء الناتج عنه. ولا يفصح عنها لمن لا يحتاج إليها، عدا مستشاريه ومقاوليه من الباطن الملزَمين بالسرية لهذا الغرض، ولا يستخدمها لغرض آخر ولا لمنافسة المشتري. ويستمر هذا الواجب بعد انتهاء الطلب. ولا يسري على ما يوجب النظام الإفصاح عنه.

D.10.2 البيانات الشخصية

أسماء موظفي المشتري وأرقام هواتفهم وبريدهم الإلكتروني التي يعلمها المورّد عبر بروكيورا لا تُستخدم إلا في المعاملة، ووفق نظام حماية البيانات الشخصية. ولا تُستخدم في رسائل تسويقية ولا تُدرج في قوائم. أما البيانات الشخصية التي يتلقاها المورّد أثناء تنفيذ أمر شراء فتُعالَج وفق ما يقضي به النظام وأي اتفاقية لمعالجة البيانات. ويُبلَّغ دون تأخير عن أي خرق يمس بيانات شخصية إلى بروكيورا (security@procuraksa.com) وإلى المشتري.

D.10.3 لا جمع آلي ولا التفاف على الضوابط

لا يجمع المورّد بيانات من بروكيورا بالكشط أو الجمع الكمي، ولا يستخرجها بوسائل آلية، ولا يلتف على ضوابط الوصول أو حدود الطلبات، ولا يعكس هندسة المنصة، وفق ما تقضي به سياسة الاستخدام المقبول.

D.10.4 بيانات الدخول

يستخدم كل شخص حسابه، المرتبط بفرد معروف بالاسم. ولا تُشارك رموز الدخول والجلسات والدخول عبر جوجل ولا تُسلَّم لأحد. ويعطّل مسؤول المورّد حسابات من يغادر أو تتغير مهامه. ويُبلَّغ فوراً عن أي اشتباه في اختراق حساب إلى security@procuraksa.com.

D.10.5 كيف تحمي المنصة العروض

تُشفَّر العروض عند تقديمها. وفي المنتج، ليس لأي حساب مشغّل لدى بروكيورا صلاحية قراءة العروض، ففي طلب عروض الأسعار المختوم تبقى مغلقة حتى موعد الفتح. ولا يجوز للعاملين في بروكيورا البحث عن طريق آخر للالتفاف على ذلك. ومن يعتقد من المورّدين أن ذلك حدث، فليبلّغ وفق البند D.13.

D.11 السلوك على المنصة

D.11.1 الحسابات

الحساب الواحد لشخص واحد. ولا تُشارك بيانات الدخول. ولا يحصل المستخدم إلا على الصلاحيات التي يحتاجها دوره.

D.11.2 عدم التحايل على المنصة

إذا بدأت المعاملة على بروكيورا، سواء كانت طلب عروض أسعار أو دعوة أو استيضاحاً أو عرضاً أو طلب عرض سعر أو ترسية، أتمّها المورّد عليها، بحيث يُسجَّل العرض والترسية وأمر الشراء والتسليم والفاتورة فيها. ولا يجوز له نقل المعاملة خارج المنصة بقصد تفادي سجل التدقيق أو ضوابط الاعتماد أو إجراءات العروض المختومة أو بقية المتنافسين. ولا تقيّد هذه القاعدة التعاملات التي لم تبدأ على بروكيورا. وفي هذه النسخة تحصّل بروكيورا اشتراكات ولا تأخذ عمولة على الترسية، فالقاعدة وُضعت لحماية السجل والمنافسة العادلة، لا لحماية رسم.

D.11.3 لا عروض ولا حسابات وهمية

لا يقدّم المورّد عروضاً لا ينوي الوفاء بها، ولا يستخدم حساباً ثانياً أو طرفاً ذا صلة للمزايدة على نفسه، ولا يشارك في أي ترتيب لرفع الأسعار أو خفضها في مزايدة عكسية.

D.11.4 المواعيد والعروض المختومة

يقدّم المورّد عرضه قبل الموعد النهائي. ولا يطلب قبول عرض متأخر أو معدَّل إلا إذا أتاح الطلب ذلك لجميع مقدمي العروض. ولا يطلب من المشتري أو من بروكيورا فتح عرض أو إظهاره قبل موعده.

D.11.5 الترسية وأوامر الشراء

العرض ملزِم خلال مدة سريانه. ويقبل المورّد أمر الشراء أو يعتذر عنه سريعاً على المنصة. وينفّذ ما اتُّفق عليه، ولا يعتذر عن ترسية لمجرد تغيّر الأسعار في السوق. وأي تغيير في الكمية أو المواصفات أو السعر أو الموعد يتم بأمر تغيير على المنصة. ولا يستخدم المورّد رمز تسليم الاستلام إلا في تسليم حقيقي.

D.11.6 الأعطال في المنصة

إذا وجد المورّد خطأً أو ضعفاً في بروكيورا يمنح ميزة غير عادلة أو يكشف بيانات، توقف عن استغلاله وأبلغ security@procuraksa.com. ولا يختبر أمن المنصة دون إذن كتابي.

D.11.7 التقييم الأمين

تكون التقييمات التي تُعطى بعد سداد الطلب أمينة ومبنية على وقائع.

D.12 واجبات خاصة بالمورّد

D.12.1 تقديم العرض بحسن نية

لا يقدّم المورّد عرضاً إلا إذا كان ينوي التنفيذ وقادراً عليه، وبعد قراءة طلب عروض الأسعار والمواصفات والشروط. وتُطرح الأسئلة عبر قناة الاستيضاح في الطلب قبل إغلاقها. وتُنشر كل إجابة لجميع مقدمي العروض دون ذكر اسم السائل.

D.12.2 عدم عرض ما لا يمكن تسليمه

يجب أن تكون الطاقة والمخزون والتراخيص ومدد التوريد حقيقية. وأي استثناء من المواصفات أو الشروط يُذكر في العرض بوضوح، ولا يُترك دون ذكر.

D.12.3 الجودة والضمان

تطابق السلع والخدمات المواصفات والمقاييس واللوائح الفنية السعودية المنطبقة والشهادات التي ذكرها المورّد. ويكون الضمان هو المذكور في العرض وأمر الشراء، وتُصلح العيوب على نفقة المورّد وفق ما يقضي به أمر الشراء.

D.12.4 التعاقد من الباطن والمورّدون من الباطن

يفصح المورّد في عرضه عن أي تعاقد من الباطن على جزء جوهري من العمل، ويسمّي المقاول من الباطن إذا طلب الطلب ذلك. ولا يتعاقد من الباطن على جوهر أمر الشراء دون موافقة كتابية مسبقة من المشتري. ويعرّف مورّديه من الباطن بهذه المدونة ويلزمهم كتابةً بالمعايير نفسها، ولا يستعين بمورّد من الباطن أبلغته بروكيورا أو المشتري بأنه موقوف. ويبقى المورّد مسؤولاً عن مورّديه من الباطن.

D.12.5 التعاون في التدقيق

يتعاون المورّد مع الطلبات المعقولة من المشتري أو بروكيورا للتحقق من الالتزام بهذه المدونة. ويشمل ذلك المستندات والشهادات وسجلات الأسعار والتسليم، والزيارات إلى المقار أو المواقع بإشعار مسبق وفي أوقات معقولة. ويرد خلال المدة المذكورة في الطلب. ويحتفظ بسجلات معاملاته المدة التي يوجبها النظام أو المدة الأطول في أمر الشراء، ولا يتلف سجلاً بعد بدء المراجعة.

D.12.6 الفواتير

تطابق الفواتير أمر الشراء وإشعار الاستلام، وتكون فواتير ضريبية صحيحة تظهر فيها ضريبة القيمة المضافة. ولا يصدر المورّد فواتير مكررة أو مضخَّمة، ولا يفوتر ما لم يُسلَّم.

D.12.7 النزاعات والمرتجعات

يرفع المورّد النزاعات والمرتجعات عبر المنصة بحسن نية، ويلتزم بالوقائع، ويشارك في الوساطة بإنصاف.

D.12.8 السداد

يُتوقع من المشترين سداد الفواتير الصحيحة وفق شرط السداد المدوَّن في العرض وأمر الشراء. ويرسل المورّد فواتير كاملة وصحيحة، ولا يضغط على موظفي المشتري لتعجيل السداد قبل الموعد المتفق عليه، ويُخطر المشتري سريعاً عبر المنصة إذا تغيّرت بياناته البنكية.

D.13 كيفية الإبلاغ عن مخالفة أو شبهة

يجوز لأي شخص أن يبلّغ عن مخالفة أو شبهة تتعلق بالسلوك على بروكيورا، أو عن خرق لهذه المدونة أو للمدونة المكمِّلة لها، عبر البريد ethics@procuraksa.com. ويشمل ذلك المورّد والمشتري والمستخدم والمورّد من الباطن والموظف وأي فرد من الجمهور.

D.13.1 ما الذي يُبلَّغ عنه

• اشتباه في رشوة، أو هدية أو ضيافة تخالف القواعد؛
• تضارب مصالح لم يُفصَح عنه؛
• تواطؤ في العروض، أو عروض صورية، أو إشارات سعرية بين المتنافسين؛
• تسريب عرض أو سعر أو معلومة سرية؛
• مستند أو ادعاء غير صحيح، أو حساب وهمي؛
• محاولة إخراج معاملة من المنصة لتفادي السجل؛
• عمل قسري أو تشغيل أطفال أو ظروف عمل غير آمنة في سلسلة التوريد؛
• إساءة استخدام بيانات شخصية أو حساب شخص آخر؛
• انتقام بسبب بلاغ أو سؤال أو شكوى؛
• أي أمر آخر يتعارض مع هذه المدونة.

D.13.2 ما الذي يُذكر في البلاغ

ما حدث، ومتى، ورقم طلب عروض الأسعار أو العرض أو أمر الشراء أو الفاتورة، ومن شارك فيه، وأي مستند أو رسالة تثبته. ويجوز تقديم البلاغ دون ذكر الاسم، غير أن بروكيورا لن تتمكن حينئذ من توجيه أسئلة المتابعة، وقد يصعب اتخاذ إجراء بشأن بلاغ قليل التفاصيل.

وللإبلاغ عن ثغرة أمنية يُراسَل security@procuraksa.com، ولطلبات البيانات الشخصية يُراسَل privacy@procuraksa.com.

D.13.3 السرية

لا يطّلع على البلاغ إلا من يحتاج إليه لتقييمه واتخاذ الإجراء المناسب. ولا تُخبر بروكيورا الشخص المُبلَّغ عنه بهوية مقدّم البلاغ، وتحمي هويته بالقدر الذي يسمح به النظام. وقد يوجب النظام أو جهة مختصة الإفصاح في بعض الحالات.

D.13.4 عدم الانتقام

لا تسمح بروكيورا بالانتقام من أي شخص يبلّغ بحسن نية أو يساعد في المراجعة، سواء ثبتت صحة البلاغ أم لم تثبت. ويشمل الانتقام إنهاء التعامل واستبعاد المورّد من الدعوات وخفض التقييم والتهديد وأي ضرر آخر. والانتقام في ذاته مخالفة جسيمة لهذه المدونة، سواء صدر من مشتر أو من مورّد. ولا يفقد من يبلّغ بحسن نية مكانته أو دعواته أو تقييماته على بروكيورا بسبب ذلك. ويُعدّ البلاغ الكيدي أو المختلَق عن علم مخالفة أيضاً.

D.13.5 الجهات المختصة

ليس في هذه المدونة ما يمنع أي شخص من الإبلاغ إلى جهة مختصة، مثل هيئة الرقابة ومكافحة الفساد (نزاهة) أو الهيئة العامة للمنافسة أو الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).

D.13.6 ما تفعله بروكيورا بالبلاغ

تقرأ بروكيورا كل بلاغ وتقرر ما إذا كان يدخل في نطاق دورها، وتطبّق المعيار نفسه أياً كان حجم العميل المعني. وتُعلم مقدّم البلاغ بالنتيجة متى أمكن ذلك دون الإضرار بالسرية. ولا تحدد هذه النسخة مدة ثابتة للرد، وهي نقطة مفتوحة للمستشار القانوني.

والقناة اليوم صندوق بريد تتم متابعته. ومن المخطط له توفير نموذج «الإبلاغ عن مخالفة» داخل المنصة برقم بلاغ.

D.14 كيف تتعامل بروكيورا مع المخالفات

D.14.1 استجابة متدرّجة

تتناسب استجابة بروكيورا مع المخالفة. وتنظر في جسامتها، وهل كانت متعمّدة، وهل تكررت، وحجم الضرر، ومدى تعاون الشخص أو المنشأة. والخطوات التالية سلّم متدرج وليست ترتيباً ثابتاً: فقد تبدأ المخالفة الجسيمة من درجة أعلى، وقد تُتجاوز إحدى الخطوات.

وللمنصة أن تطلب إجراءً تصحيحياً، مثل تصحيح بيانات أو سحب عرض غير صحيح أو رد منفعة غير مشروعة، وأن تسجّل النتيجة في سجل الحساب. ويجوز تطبيق الإيقاف قبل اكتمال المراجعة إذا لزم ذلك لمنع ضرر جسيم، مثل الاحتيال أو الرشوة أو تزوير المستندات أو خطر أمني، ويصدر الإخطار بعدها مباشرة.

D.14.2 الإجراءات العادلة

قبل أي قرار يقيّد الحساب، تُبلغ بروكيورا الشخص أو المنشأة كتابةً بما نُسب إليه وببند هذه المدونة المنطبق، وتمنحه مهلة معقولة، يحددها الإخطار بما يناسب الحالة، للرد وتقديم المستندات. وتنظر بروكيورا في الرد وتصدر قرارها كتابةً مع أسبابه. ويجوز التظلم من القرار بمراسلة ethics@procuraksa.com، وينظر في التظلم شخص لم يشارك في القرار الأول.

وبروكيورا ليست محكمة. فهي لا تفصل في مطالبات العقود بين المشتري والمورّد، إذ إن أمر الشراء شأنهما، وتتوافر لهما وظيفة النزاعات في المنصة. ولا يحدّ قرار يصدر وفق هذه المدونة من أي حق مقرر بموجب النظام أو العقد، ولا من أي إجراء تتخذه جهة مختصة.

D.14.3 ما تستطيع المنصة فعله اليوم وما هو مخطط له

D.15 معاني بعض المصطلحات

الجزء E: الخصوصية ومعالجة البيانات

E.1 سياسة الخصوصية

E.1.1 مقدمة

توضح سياسة الخصوصية هذه كيفية قيام xxxxxxx ("بروكيورا" أو "نحن") بجمع البيانات الشخصية ومعالجتها واستخدامها وتخزينها والإفصاح عنها وحمايتها عند استخدام موقع بروكيورا وتطبيقاتها ومنصتها وخدمات المشتريات وخدمات الموردين وقنوات الدعم والخدمات المرتبطة بها.

تم إعداد هذه السياسة بما يتوافق مع الأنظمة واللوائح السعودية المعمول بها، بما في ذلك نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التنفيذية بحسب انطباقها.

E.1.2 الجهة المسؤولة

الاسم القانوني: xxxxxxx
السجل التجاري: xxxxxxx
العنوان: xxxxxxx
الموقع: https://www.procuraksa.com
جهة الاتصال المعنية بالخصوصية: privacy@procuraksa.com

تتولى جهة الاتصال هذه استقبال طلبات الخصوصية والاستفسارات المتعلقة بحماية البيانات الشخصية والرد عليها.

وفي الحالات التي يتطلب فيها النظام تعيين مسؤول حماية بيانات، ستقوم بروكيورا بتعيين المسؤول المناسب وفقاً للمتطلبات النظامية.

E.1.3 صفة بروكيورا: جهة تحكم أو جهة معالجة

قد تعمل بروكيورا بحسب طبيعة النشاط كالتالي:

E.1.3.1 جهة تحكم

عندما تحدد بروكيورا أغراض ووسائل معالجة البيانات الشخصية الخاصة بأنشطتها، مثل:

• إدارة الحسابات؛
• أمن المنصة؛
• الفوترة؛
• خدمة العملاء؛
• الالتزامات النظامية؛
• إدارة الخدمات؛
• التسويق المباشر في الحالات المسموح بها.

E.1.3.2 جهة معالجة

عندما تقوم بروكيورا بمعالجة البيانات الشخصية نيابة عن المشتري أو المورد ووفق تعليماته.

ويتم تحديد الصفة وفق طبيعة المعالجة والاتفاقية ذات الصلة.

E.1.4 البيانات التي قد نجمعها

بحسب استخدامك للمنصة، قد نجمع:

E.1.4.1 بيانات الهوية

• الاسم؛
• المسمى الوظيفي؛
• المنشأة؛
• الدور الوظيفي.

E.1.4.2 بيانات التواصل

• البريد الإلكتروني؛
• رقم الهاتف؛
• عنوان العمل؛
• تفضيلات التواصل.

E.1.4.3 بيانات الحساب

• بيانات الدخول؛
• إعدادات الحساب؛
• اللغة؛
• التفضيلات؛
• سجلات المصادقة.

E.1.4.4 بيانات المنشأة

• اسم الشركة؛
• السجل التجاري؛
• الرقم الضريبي؛
• العنوان؛
• بيانات المفوضين.

E.1.4.5 بيانات المشتريات

• طلبات الشراء؛
• طلبات عروض الأسعار؛
• عروض الموردين؛
• أوامر الشراء؛
• العقود؛
• الفواتير؛
• بيانات التسليم؛
• التقييمات؛
• المراسلات.

E.1.4.6 البيانات المالية والتجارية

عند الحاجة:

• البيانات البنكية؛
• بيانات الفواتير؛
• بيانات الاشتراك؛
• بيانات الدفع.

E.1.4.7 البيانات التقنية

• عنوان IP؛
• نوع الجهاز؛
• المتصفح؛
• نظام التشغيل؛
• سجلات النظام؛
• سجلات الأمان والمصادقة.

E.1.4.8 بيانات التحقق من المنشأة

رقم السجل التجاري وما يقابله من بيانات التسجيل (الاسم القانوني والحالة والتواريخ)، عند تفعيل خدمة الفحص الحي لدى مزود بيانات السجل التجاري. وهذه الخدمة مخطط لها وغير مفعلة في هذا الإصدار، ولا يُرسل شيء إلى أي مزود حالياً.

E.1.4.9 بيانات الإثبات والتدقيق

سجل التدقيق المترابط بالبصمات (الإجراءات والاعتمادات والموافقات، مع التوقيت ومعرّف المستخدم)، وسجلات قبول الوثائق القانونية ببصماتها، وحزم الأدلة التي يصدّرها المستخدمون المخوّلون.

وتلتزم بروكيورا بمبدأ تقليل البيانات وعدم جمع البيانات الشخصية التي لا تكون ضرورية للغرض المحدد، وفق المتطلبات النظامية ذات العلاقة.

E.1.5 البيانات الحساسة

لا تستهدف بروكيورا جمع البيانات الشخصية الحساسة إلا عند وجود حاجة مشروعة ونظامية لذلك.

ويجب على المستخدم عدم إدخال بيانات حساسة في سجلات المشتريات إلا إذا كانت ضرورية ومسموحاً بمعالجتها نظاماً.

E.1.6 أغراض معالجة البيانات

قد تتم معالجة البيانات الشخصية لأغراض تشمل:

• إنشاء وإدارة الحسابات.
• المصادقة.
• تشغيل عمليات المشتريات.
• ربط المشترين بالموردين.
• إدارة طلبات عروض الأسعار.
• استقبال عروض الأسعار.
• إدارة الاشتراكات.
• الفوترة.
• خدمة العملاء.
• أمن المنصة.
• منع الاحتيال وإساءة الاستخدام.
• السجلات والتدقيق.
• التحقق من بيانات المنشأة والسجل التجاري، عند تفعيل هذه الخدمة.
• الالتزام بالأنظمة.
• حل النزاعات.
• تنفيذ الاتفاقيات.
• تطوير وتحسين الخدمات.
• الإشعارات التشغيلية.
• التسويق المباشر في الحالات المسموح بها.

ويجب أن تكون أغراض جمع البيانات مرتبطة مباشرة بأغراض الجهة وألا تتم معالجة البيانات بطريقة تتعارض مع الغرض الذي جُمعت من أجله إلا في الحالات التي يسمح بها النظام.

E.1.7 الأساس النظامي للمعالجة

تتم معالجة البيانات الشخصية وفق الحالات المسموح بها بموجب نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التنفيذية، وقد تشمل:

• موافقة صاحب البيانات؛
• تنفيذ الالتزامات التعاقدية؛
• الالتزام بالالتزامات النظامية؛
• المصالح المشروعة في الحالات المسموح بها؛
• حماية المصالح الحيوية؛
• أي أساس آخر يسمح به النظام.

وعندما تكون الموافقة هي الأساس، يتم توثيقها وتمكين صاحب البيانات من سحبها وفق المتطلبات النظامية.

E.1.8 المعلومات عند جمع البيانات

عند جمع البيانات الشخصية، ستقدم بروكيورا، بحسب المتطلبات النظامية، المعلومات المتعلقة بـ:

• هوية الجهة؛
• وسائل التواصل؛
• الغرض؛
• الأساس النظامي؛
• البيانات الإلزامية والاختيارية؛
• مدة الاحتفاظ أو معيار تحديدها؛
• حقوق صاحب البيانات؛
• طريقة سحب الموافقة؛
• الجهات التي قد يتم الإفصاح لها؛
• النقل أو المعالجة خارج المملكة عند انطباقها.

وتتوافق هذه العناصر مع متطلبات الحق في العلم الواردة في النظام واللوائح التنفيذية.

E.1.9 الإفصاح عن البيانات

قد يتم الإفصاح عن البيانات للجهات التالية عند الحاجة وبالقدر المسموح به:

• المشتري ذي الصلة؛
• المورد ذي الصلة؛
• المستخدمين المخولين داخل المنشأة؛
• مزودي الخدمات التقنية؛
• مزودي الاستضافة؛
• مزودي الدفع؛
• مزودي الاتصالات؛
• المستشارين والجهات المهنية؛
• الجهات الحكومية؛
• الجهات القضائية أو المختصة عندما يكون ذلك مطلوباً نظاماً.

E.1.10 مشاركة بيانات المشتري والمورد

تتطلب طبيعة المنصة مشاركة بعض بيانات المنشآت والمستخدمين بين المشتري والمورد لتنفيذ عمليات المشتريات.

وقد تشمل البيانات:

• اسم المنشأة؛
• بيانات التواصل المهنية؛
• ملف المورد؛
• عروض الأسعار؛
• طلبات عروض الأسعار؛
• أوامر الشراء؛
• بيانات التسليم؛
• بيانات الفواتير.

وتتم المشاركة وفق صلاحيات الوصول وإعدادات المنصة والأنظمة المعمول بها.

E.1.11 مزودو الخدمات

قد تستخدم بروكيورا أطرافاً أخرى لتقديم خدمات مثل:

• الاستضافة؛
• البنية التحتية؛
• الأمن السيبراني؛
• البريد الإلكتروني؛
• الرسائل النصية؛
• المصادقة؛
• الدفع؛
• تخزين الوثائق؛
• الدعم الفني؛
• المراقبة والتحليلات.

وتتخذ بروكيورا التدابير التعاقدية والتقنية المناسبة وفقاً للمتطلبات النظامية.

E.1.12 نقل البيانات خارج المملكة

إذا تطلب تشغيل خدمة معينة نقل أو إتاحة بيانات شخصية خارج المملكة، فإن بروكيورا تلتزم بالمتطلبات والضوابط المتعلقة بنقل البيانات الشخصية خارج المملكة.

وقد تشمل الضمانات، بحسب الحالة:

• البنود التعاقدية القياسية؛
• القواعد المشتركة الملزمة؛
• تقييم مخاطر النقل؛
• تقليل البيانات؛
• الضوابط الأمنية؛
• أي ضمانات أخرى يجيزها النظام.

وتنظم اللوائح السعودية عمليات نقل البيانات الشخصية خارج المملكة وتحدد الضمانات والتقييمات المطلوبة في الحالات ذات الصلة.

وتُستضاف المنصة حالياً لدى مزود بنية سحابية مُدارة في الاتحاد الأوروبي (فرانكفورت، ألمانيا)، أي خارج المملكة، والاستضافة داخل المملكة مخطط لها. وتُدرج المعالجات الفرعية الحالية ومواقعها في ملحق المعالجين الفرعيين.

ولا تدعي بروكيورا أن جميع البيانات تتم استضافتها داخل المملكة إلا إذا كان ذلك صحيحاً فعلياً.

E.1.13 أمن المعلومات والبيانات

تطبق بروكيورا تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة لحماية البيانات، وقد تشمل:

• التشفير؛
• التحكم في الوصول؛
• المصادقة متعددة العوامل؛
• التسجيل والمراقبة؛
• حماية الشبكات؛
• إدارة الثغرات؛
• النسخ الاحتياطي؛
• إجراءات الاستجابة للحوادث.

ولا يمكن ضمان أن أي نظام إلكتروني محصن بشكل مطلق من جميع المخاطر.

E.1.14 حوادث وتسرب البيانات الشخصية

تطبق بروكيورا إجراءات لاكتشاف الحوادث الأمنية واحتوائها والتحقيق فيها ومعالجتها.

وعند انطباق متطلبات الإبلاغ النظامية، تلتزم بروكيورا بالإجراءات والمواعيد المحددة في نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التنفيذية.

وتنص اللائحة التنفيذية على الإبلاغ عن حوادث تسرب البيانات الشخصية المؤهلة للجهة المختصة خلال مدة لا تتجاوز 72 ساعة من وقت العلم بالحادث، وفق الشروط المحددة في اللائحة.

وتعتمد بروكيورا إجراءً داخلياً موثقاً للحوادث، تبدأ فيه المدة من لحظة علم أي من العاملين لديها بالحادث لا من لحظة تأكيده، وتُسجَّل فيه كل واقعة وقرارها ولو لم يُبلَّغ عنها. وحين تعمل بروكيورا جهة معالجة تبلغ جهة التحكم دون تأخير غير مبرر. ولا يوجد حالياً كشف آلي للحوادث ولا مؤقت آلي للمدة، ويُمسك سجل الحوادث يدوياً.

E.1.15 الاحتفاظ بالبيانات

تحتفظ بروكيورا بالبيانات الشخصية للمدة اللازمة لتحقيق الغرض الذي جُمعت من أجله أو للفترة التي تتطلبها الأنظمة والالتزامات التعاقدية.

وقد تختلف مدة الاحتفاظ بحسب:

• حالة الحساب؛
• العلاقة التعاقدية؛
• السجلات الشرائية؛
• المتطلبات المحاسبية؛
• المتطلبات الضريبية؛
• متطلبات التدقيق؛
• النزاعات؛
• المتطلبات النظامية.

وعند انتهاء الحاجة النظامية أو التشغيلية للبيانات، تتخذ بروكيورا الإجراءات المناسبة لحذفها أو إتلافها أو إخفاء هويتها وفقاً للمتطلبات النظامية.

ويبيّن ملحق جدول الاحتفاظ فئات البيانات والمدد والإجراء المقترح لكل منها. وهذه المدد مقترحات لم يعتمدها المالك ولا المستشار القانوني بعد، ولا تنفذ بروكيورا أي حذف أو إخفاء هوية لبيانات العملاء بموجبها قبل اعتمادها.

E.1.16 حقوق أصحاب البيانات

وفقاً للأنظمة واللوائح المعمول بها، قد تشمل حقوق صاحب البيانات:

• الحق في العلم؛
• الحق في الوصول إلى البيانات؛
• الحق في الحصول على نسخة قابلة للقراءة؛
• الحق في طلب التصحيح؛
• الحق في استكمال أو تحديث البيانات؛
• الحق في طلب الإتلاف عندما تكون البيانات غير لازمة؛
• الحق في سحب الموافقة حيث تكون الموافقة هي الأساس النظامي؛
• الحق في تقديم شكوى؛
• الحقوق الأخرى التي يقررها النظام.

وتقر منظومة حماية البيانات الشخصية السعودية بهذه الحقوق وفق الضوابط والاستثناءات النظامية.

E.1.17 كيفية ممارسة الحقوق

يمكن إرسال طلبات الخصوصية إلى:

البريد الإلكتروني: privacy@procuraksa.com

ويجب أن يتضمن الطلب، قدر الإمكان:

• الاسم؛
• المنشأة؛
• بيانات التواصل؛
• نوع الطلب؛
• المعلومات اللازمة للتحقق من الهوية.

ويجوز لبروكيورا طلب معلومات تحقق معقولة قبل تنفيذ الطلب لحماية البيانات من الإفصاح غير المصرح به.

وتجيب بروكيورا عن الطلبات خلال المدة التي تقررها الأنظمة، وتحتفظ بسجل لكل طلب وقراره. وحين تعالج بروكيورا البيانات بصفتها جهة معالجة نيابة عن العميل، تحيل الطلب إلى جهة التحكم وتبلغ صاحب الطلب بذلك.

E.1.18 دقة البيانات

يتحمل المستخدم مسؤولية تحديث بياناته الشخصية وبيانات منشأته.

وتتخذ بروكيورا التدابير المناسبة للحفاظ على دقة البيانات وفقاً للمتطلبات النظامية.

E.1.19 التسويق المباشر

قد تستخدم بروكيورا بيانات التواصل لإرسال:

• تحديثات المنصة؛
• الخدمات الجديدة؛
• الفعاليات؛
• المحتوى التعليمي؛
• العروض التجارية؛

في الحدود التي يسمح بها النظام.

وعندما تكون الموافقة مطلوبة، سيتم الحصول عليها وفقاً للمتطلبات النظامية، مع توفير وسيلة مناسبة لإلغاء الاشتراك أو إدارة التفضيلات.

E.1.20 ملفات تعريف الارتباط

قد تستخدم بروكيورا ملفات تعريف الارتباط والتقنيات المشابهة لأغراض:

• المصادقة؛
• الأمان؛
• تشغيل المنصة؛
• التفضيلات؛
• التحليلات؛
• تحسين الأداء.

وقد تصدر بروكيورا سياسة مستقلة لملفات تعريف الارتباط.

E.1.21 الأطفال

منصة بروكيورا مخصصة للاستخدام التجاري والمؤسسي وليست موجهة للأطفال.

ولا تستهدف بروكيورا جمع بيانات شخصية من الأطفال لاستخدام المنصة بصورة مستقلة.

E.1.22 روابط الجهات الأخرى

قد تحتوي المنصة على روابط إلى مواقع أو خدمات خارجية.

ولا تتحمل بروكيورا مسؤولية سياسات الخصوصية أو ممارسات الأطراف الخارجية.

E.1.23 تعديل سياسة الخصوصية

يجوز لبروكيورا تعديل هذه السياسة من وقت لآخر.

وسيتم توضيح تاريخ السريان للنسخة الجديدة، وإشعار المستخدم بالتغييرات الجوهرية من خلال الوسائل المناسبة متى كان ذلك مطلوباً.

E.2 ملحق معالجة البيانات

E.2.1 الغرض

يطبق هذا الملحق عندما تعمل منصة بروكيورا بصفتها جهة معالجة للبيانات الشخصية نيابة عن العميل، وهو المشتري أو المورد بحسب الحال، الذي يعمل بصفته جهة تحكم.

ويعد هذا الملحق جزءاً من اتفاقية المشتري أو اتفاقية المورد بحسب الحال، وتكون أحكامه مقدمة في موضوع حماية البيانات على أي نص عام يتعارض معه.

تتطلب اللوائح التنفيذية عند اختيار جهة معالجة أن يتضمن الاتفاق غرض المعالجة وفئات البيانات ومدة المعالجة والتزامات الإبلاغ عن التسرب وبعض المتطلبات الأخرى، كما تنظم المعالجات الفرعية.

E.2.2 أدوار الطرفين

العميل (المشتري أو المورد): جهة التحكم.

بروكيورا: جهة المعالجة، في حدود البيانات التي تعالجها نيابة عن العميل.

ولا يمنع ذلك أن تعمل بروكيورا كجهة تحكم مستقلة في بيانات الحساب والفوترة والأمن والامتثال وغيرها من المعالجات التي تحدد بروكيورا أغراضها ووسائلها بصورة مستقلة.

E.2.3 موضوع المعالجة

تشمل المعالجة – بحسب الخدمة –:

• إدارة الحساب؛
• إدارة المستخدمين؛
• المشتريات؛
• الموردين؛
• RFQs؛
• العروض؛
• العقود؛
• أوامر الشراء؛
• الفواتير؛
• الاستلام؛
• التقارير؛
• الاتصالات؛
• الدعم.

E.2.4 مدة المعالجة

تبدأ المعالجة عند تفعيل الخدمة وتستمر طوال مدة الاتفاقية، ثم يتم حذف أو إعادة البيانات وفق تعليمات العميل، ما لم يكن الاحتفاظ مطلوباً نظاماً أو لازماً لإثبات حق أو التزام.

E.2.5 فئات أصحاب البيانات

قد تشمل:

• موظفي العميل؛
• ممثلي الموردين؛
• موظفي الموردين؛
• العملاء التجاريين؛
• جهات الاتصال؛
• المستخدمين؛
• أطراف المعاملات.

E.2.6 فئات البيانات

قد تشمل:

• الاسم؛
• الوظيفة؛
• بيانات الاتصال؛
• بيانات الحساب؛
• سجلات الدخول؛
• بيانات المعاملات؛
• بيانات الفوترة؛
• بيانات الحسابات البنكية عند الحاجة؛
• البيانات المهنية؛
• بيانات الموقع التقني؛
• بيانات المستندات.

ولا يجوز معالجة بيانات حساسة إلا إذا كان ذلك لازماً ومسموحاً نظاماً ومحدداً في تعليمات العميل أو الاتفاق.

E.2.7 تعليمات جهة التحكم

تلتزم بروكيورا بمعالجة البيانات وفق:

• الاتفاقية؛
• هذا الملحق؛
• تعليمات العميل المشروعة؛
• المتطلبات النظامية.

إذا اعتقدت بروكيورا أن تعليمات العميل تخالف النظام، يجوز لها إشعار العميل بذلك قبل التنفيذ متى كان ذلك مسموحاً نظاماً.

E.2.8 السرية

يلتزم موظفو بروكيورا والأشخاص المخولون بالوصول إلى البيانات بالحفاظ على سريتها.

E.2.9 أمن المعالجة

تطبق بروكيورا تدابير مناسبة تشمل، بحسب طبيعة المعالجة:

• التحكم في الوصول؛
• التشفير؛
• النسخ الاحتياطي؛
• إدارة الحسابات؛
• مراقبة الأحداث؛
• إدارة الثغرات؛
• خطط الاستجابة للحوادث.

E.2.10 المعالِجون الفرعيون

يجوز لبروكيورا استخدام معالِجين فرعيين عند الحاجة لتقديم الخدمة.

تختار بروكيورا المعالِج الفرعي وفق معايير حماية مناسبة.

وتتأكد من إلزامه تعاقدياً بمستوى حماية مناسب.

وتُنشر قائمة المعالِجين الفرعيين الحاليين ومواقعهم في ملحق المعالِجين الفرعيين. وتطبق بروكيورا آلية إشعار واعتراض حيثما كانت مطلوبة بموجب الاتفاق أو النظام. وتنص اللوائح التنفيذية على متطلبات وضمانات محددة عند التعاقد مع جهة معالجة فرعية.

E.2.11 خرق البيانات

عند اكتشاف حادث قد يؤثر في البيانات الشخصية التي تعالجها بروكيورا نيابة عن العميل:

• تؤمن بروكيورا الأنظمة.
• تحد من أثر الحادث.
• تحقق في الواقعة.
• توثقها.
• تبلغ جهة التحكم دون تأخير غير مبرر.
• تقدم المعلومات المتاحة اللازمة لتقييم الحادث.
• تتعاون مع جهة التحكم في إجراءات الإخطار والمعالجة.

وتظل جهة التحكم مسؤولة عن الإخطارات النظامية التي تقع عليها، ما لم ينص النظام على خلاف ذلك.

E.2.12 حقوق أصحاب البيانات

تساعد بروكيورا العميل، في الحدود المعقولة، في الاستجابة لطلبات أصحاب البيانات المتعلقة بالوصول أو التصحيح أو التحديث أو الإتلاف أو غيرها من الحقوق المقررة نظاماً.

E.2.13 نقل البيانات خارج المملكة

إذا كان تنفيذ الخدمة يتطلب نقل البيانات أو إتاحتها من خارج المملكة، تلتزم بروكيورا بالمتطلبات النظامية لنقل البيانات الشخصية خارج المملكة والضمانات اللازمة.

وقد تشمل الضمانات التعاقدية أو الآليات الأخرى المقررة نظاماً بحسب الحالة.

E.2.14 إعادة البيانات وإتلافها

عند انتهاء الخدمة، تعيد بروكيورا البيانات أو تحذفها وفق اختيار العميل، ما لم يوجد التزام نظامي بالاحتفاظ بها.

وتتم عملية الإتلاف بطريقة تمنع إعادة الوصول إليها بصورة غير مشروعة.

E.2.15 التدقيق والمعلومات

توفر بروكيورا للعميل المعلومات المعقولة اللازمة لإثبات الالتزام بهذا الملحق، مع مراعاة حماية أسرارها التجارية وأمن أنظمتها وحقوق العملاء الآخرين.

E.3 سياسة ملفات الارتباط

E.3.1 الغرض

تستخدم بروكيورا ملفات الارتباط والتقنيات المشابهة لتشغيل المنصة، تذكر تفضيلات المستخدمين، تعزيز الأمن، فهم استخدام الخدمة وتحسين الأداء.

E.3.2 أنواع ملفات الارتباط

أ. ضرورية:
مطلوبة لتسجيل الدخول، المصادقة، الأمن وتشغيل الوظائف الأساسية.

ب. وظيفية:
تتذكر الإعدادات والتفضيلات.

ج. تحليلية:
تساعد في فهم استخدام الموقع والأداء.

د. تسويقية:
قد تستخدم عند تفعيل أدوات التسويق وبالقدر الذي يسمح به النظام ويتطلب موافقة المستخدم.

E.3.3 ملفات الارتباط التابعة للغير

قد تستخدم بروكيورا خدمات طرف ثالث، مثل أدوات التحليلات أو الدعم أو الاتصالات.

ويخضع استخدام تلك الخدمات لسياسات الأطراف المعنية، مع التزام بروكيورا بالمتطلبات النظامية المتعلقة بالبيانات الشخصية.

E.3.4 التحكم

يمكن للمستخدم إدارة ملفات الارتباط من خلال إعدادات المتصفح أو أداة إدارة التفضيلات التي توفرها بروكيورا.

تعطيل ملفات الارتباط الضرورية قد يؤدي إلى عدم عمل بعض وظائف المنصة.

E.3.5 تحديث السياسة

قد يتم تحديث هذه السياسة عند إضافة تقنيات أو خدمات جديدة.

الجزء F: الملاحق

F.1 ملحق باقات المورّدين ورسومها

F.1.1 الباقات والرسوم السنوية

يختار المورد إحدى ثلاث باقات سنوية بالضبط. والرسم هو السعر السنوي للباقة، يُدفع مقدماً ويُعرض قبل ضريبة القيمة المضافة. وتُضاف ضريبة القيمة المضافة بالنسبة السارية (15%)، وتبيّن الفاتورة المبلغ قبل الضريبة والضريبة والإجمالي. وتسبق السنة المدفوعة الأولى تجربة مجانية مدتها 14 يوماً. ولا تُحصَّل أي نسبة من قيمة أي ترسية. وأحكام بدء التجربة والسداد والتجديد والترقية والتخفيض واستمرار العقود السابقة واردة في بند اشتراك المورد في الاتفاقية. وتُولَّد الأرقام أدناه من الكتالوج نفسه الذي تقرأ منه صفحة الأسعار والمنصة، فلا يمكن أن تختلف.

F.1.2 الحدود وما تشمله كل باقة

تحصي المنصة الحدود الموسومة بـ «مُنفَّذ» أو «مقيس»، وتبلّغ عن الاستخدام عند 80% و95% و100% من الحد. وعند 100% يتوقف الجديد الاختياري فقط (كالردود الجديدة على طلبات الأسعار والأصناف الجديدة)، ولا تتوقف فواتير الأوامر القائمة ولا المستندات التصحيحية ولا الردود في النزاعات ولا يُحصَّل عنها شيء، وتُسجَّل للمراجعة. والصف الموسوم بـ «مخطط» غير متاح بعد وغير موعود به. والصف الموسوم بـ «مشمول» شرط في الخدمة وليس عدّاداً. والصف الموسوم بـ «خدمة منفصلة» ليس جزءاً من أي باقة. ولا يُحصَّل تلقائياً أي مبلغ عن الاستخدام فوق الحد.

F.1.3 حزم الفواتير الإضافية

تضيف الحزمة كتلة من 25 فاتورة صادرة إلى حصة الباقة. وتُباع بطلب صريح من المورد فقط، وتنتهي بنهاية سنة الاشتراك، ولا تُحصَّل تلقائياً. وأسعارها قبل ضريبة القيمة المضافة:

F.2 ملحق المعالجين الفرعيين

F.2.1 ما هذه الصفحة

تستعين بروكيورا بعدد قليل من الجهات الخارجية لتشغيل المنصة. وحين تعالج جهة منها بيانات شخصية نيابةً عن بروكيورا، فإنها تعمل معالِجاً فرعياً بموجب ملحق معالجة البيانات. وتسرد هذه الصفحة الجهات المستخدمة اليوم، وما تقوم به كل جهة، وما تطّلع عليه من بيانات وأين، وتبيّن صراحةً الخدمات غير المستخدمة.

F.2.2 الجهات المستخدمة

F.2.3 خدمات غير مستخدمة

ويمكن إعداد شفرة المنصة لاستخدام جهات أخرى للبريد الإلكتروني والرسائل النصية والمدفوعات، ولم يُفعَّل أي منها. وتُحدَّث هذه الصفحة قبل تفعيل أي منها.

F.2.4 أين تذهب البيانات

تُحفظ البيانات الشخصية على المنصة لدى Render في فرانكفورت، أي خارج المملكة. والاستضافة داخل المملكة مخطط لها. ويمر البريد الإلكتروني عبر SendGrid، وترى جوجل عنوان IP الزائر عند تحميل الخطوط وطلب الدخول عند استخدام الدخول عبر جوجل. وتبيّن سياسة الخصوصية وملحق معالجة البيانات كيف تُحمى البيانات الشخصية، ومنها حالة نقلها إلى الخارج.

F.2.5 تغيّر هذه القائمة

تتغير القائمة بتغيّر المنصة. وقبل أن تعالج جهة جديدة بيانات شخصية، أو قبل تفعيل أي خدمة من البند F.2.3، تحدّث بروكيورا هذه الصفحة وتُخطر مسؤولي المنشآت بالبريد الإلكتروني أو داخل المنصة. وللمنشأة التي تعترض أن تراسل privacy@procuraksa.com، ويبيّن ملحق معالجة البيانات ما يترتب على ذلك. وتُحفظ الإصدارات السابقة من هذه الصفحة وتتاح عند الطلب. ويتم الإخطار اليوم يدوياً. والإخطار الآلي مخطط له.

F.3 ملحق الاحتفاظ والطلبات والحوادث

F.3.1 جدول الاحتفاظ (مقترح)

المدد الواردة أدناه مقترحات. ولم يعتمدها مالك بروكيورا ولا المستشار القانوني، ولا تبيّن ما يوجبه أي نظام. وإلى أن تُعتمد لا تحذف بروكيورا ولا تخفي هوية أي بيانات للعملاء أو بيانات شخصية بموجبها، ولا يُحذف خلال الفترة التجريبية أي من بيانات العملاء أو البيانات الشخصية. والعمليات الوحيدة التي تُنفَّذ هي التنظيفات التشغيلية الموسومة بـ «تقني»، وتجريها المنصة أصلاً من تلقاء نفسها. وبعد اعتماد الجدول ستنفذه المنصة فئة فئة، ويمكن إيقاف فئة بالإبقاء على سجلاتها (النقطة المفتوحة OP-10).

ولا يُحذف سجل التدقيق أبداً لأن بصمة كل مدخل تغطي المدخل الذي سبقه. وسجلات المشتريات والسجلات المالية وسجلات الحسابات محفوظة بحكم تصميمها، ومدة الاحتفاظ بها بعد انتهاء العلاقة يؤكدها المستشار القانوني. ويوقف الحجز القانوني أو النزاع القائم أو طلب جهة مختصة أي حذف. ولم تُحدَّد بعد المدة التي يجوز فيها للعميل الحصول على نسخة من بياناته بعد الإنهاء (النقطة المفتوحة OP-21).

F.3.2 طلبات البيانات الشخصية

لصاحب البيانات أن يرسل إلى جهة اتصال الخصوصية المبينة في هذه الحزمة طلباً بشأن الوصول أو الحصول على نسخة أو التصحيح أو الاستكمال أو الإتلاف أو سحب الموافقة، أو شكوى. وتُقرّ بروكيورا باستلام الطلب، وتتحقق من هوية الشخص، ومن كونه مسؤول المنشأة إذا تعلق الطلب ببيانات منشأة، وتسجّل الطلب ونتيجته. وحين تكون بروكيورا جهة التحكم تجيب بنفسها، وحين تكون جهة معالجة لعميل تحيل الطلب إلى العميل وتبلغ الشخص بذلك. وتجيب بروكيورا خلال المدة التي يحددها النظام، ويُعرض أي طلب يُرفض كلياً أو جزئياً على المستشار القانوني قبل الرد (النقطة المفتوحة OP-09).

F.3.3 إجراء الحوادث

تحتفظ بروكيورا بإجراء مكتوب للحوادث التي تمس البيانات الشخصية. وتبدأ مدة الإبلاغ من لحظة علم أي من العاملين لدى بروكيورا بالحادث لا من لحظة تأكيده. وخطوات الإجراء هي: الكشف والإبلاغ فوراً، واحتواء الحادث دون إتلاف الأدلة، وتقييمه (أي بيانات ولمن وكم عددها وأين وهل كانت مشفرة) خلال 24 ساعة من العلم، وإبلاغ الجهة المختصة خلال المدة التي يحددها النظام حيث يكون الإبلاغ واجباً، وإبلاغ جهات التحكم والأشخاص المتأثرين دون تأخير غير مبرر، وتسجيل كل حادث والقرارات المتخذة بشأنه، ومراجعة أسبابه بعد ذلك. ولا يوجد في هذا الإصدار كشف آلي ولا مؤقت آلي، ويُمسك سجل الحوادث يدوياً.

F.4 جهات الاتصال

بروكيورا هي xxxxxxx، سجلها التجاري رقم xxxxxxx، وعنوانها المسجل xxxxxxx. وموقعها الإلكتروني https://www.procuraksa.com. والعناوين أدناه جهات الاتصال التي تنشرها بروكيورا لهذه الأغراض، ولا تُعد أي قناة أخرى موعوداً بها في هذا الإصدار.

وتسعى بروكيورا إلى الرد على استفسارات الدعم التشغيلي خلال يوم عمل واحد. وهذا سعي وليس التزاماً، وتكون مدد طلبات البيانات الشخصية والبلاغات والقرارات هي المبيّنة في الجزء الذي يعالج كلاً منها.