حزمة المشتري

ضبط الوثيقة

ما الذي تقبله

• اتفاقية واحدة مع بروكيورا لمنشأتك: الجزء A (الاتفاقية)، والجزء B (الشروط الأساسية للمنصة)، والجزء C (الاستخدام المقبول)، والجزء D (مدونة قواعد السلوك للمشترين)، والجزء E (الخصوصية ومعالجة البيانات)، والجزء F (الملاحق).
• الوصول الأساسي للمشتري مجاني: منشأة قانونية واحدة، و5 مستخدمين، وموقع واحد، و20 طلب عرض سعر منشور جديد في الشهر، و5 جيجابايت. لا اشتراك ولا رسم على استلام الفواتير ولا عمولة على الترسية. وعند بلوغ حد تستمر الأعمال الجارية ويتوقف الجديد الاختياري فقط.
• بروكيورا مزود برمجيات وسجلات: ليست طرفاً في مشترياتك، ولا تحتفظ بأموال، ولا تصدر فواتير إلكترونية معتمدة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولا تجري بعد فحصاً حياً للسجل التجاري.
• أمر الشراء الناشئ عن ترسية يبقى محجوزاً إلى أن يوقّع الطرفان العقد عبر المنصة.
• العروض المختومة تبقى مختومة إلى موعد الفتح، وعليك المحافظة على سرية معلومات الموردين والالتزام بمدونة قواعد السلوك (الهدايا وتضارب المصالح والتقييم العادل).
• البيانات الشخصية: بروكيورا جهة تحكم في بيانات الحساب والفوترة والأمن، وجهة معالجة لبيانات مشترياتك. والمنصة مستضافة في الاتحاد الأوروبي (فرانكفورت) خارج المملكة.
• مدد الاحتفاظ في هذه المسودة مقترحات لم تُعتمد بعد.
• هذه مسودة بانتظار مراجعة المستشار القانوني. ويسجّل قبولك اسمك ومنشأتك ودورك وإصدار الحزمة وبصمتها (SHA-256) ووقت القبول وعنوانك ومتصفحك. وإذا لم توافق فلا تقبل، وراسل جهة الاتصال القانونية.

الجزء A: الاتفاقية

A.1 أطراف الاتفاقية والحزمة

تُبرم هذه الاتفاقية، وتسري سائر أجزاء هذه الحزمة، إلكترونياً بين:

الطرف الأول: منصة بروكيورا

الاسم القانوني: xxxxxxx
السجل التجاري: xxxxxxx
الرقم الموحد: xxxxxxx
الرقم الضريبي: xxxxxxx
العنوان المسجل: xxxxxxx – المملكة العربية السعودية
البريد الإلكتروني الرسمي: xxxxxxx

ويشار إليها بـ «بروكيورا».

الطرف الثاني: المشتري

المشتري هو المنشأة التي سُجّلت على المنصة مشترياً. وتُحدَّد هويته (اسمه القانوني وسجله التجاري ورقمه الضريبي وعنوانه وممثله المفوض وبريده الإلكتروني) من بيانات التسجيل المحفوظة في سجل القبول وقت قبول هذه الحزمة. ويقبل الحزمة شخص مخوَّل بإلزام المنشأة، وتسري على المنشأة وعلى مستخدميها المعتمدين.

ويشار إلى بروكيورا والمشتري مجتمعين بـ «الطرفين» وكل منهما منفرداً بـ «الطرف».

A.2 مقدمة الاتفاقية

تقدم بروكيورا منصة تقنية رقمية لإدارة عمليات المشتريات وسلاسل التوريد وربط المشترين بالموردين وإدارة طلبات الشراء وطلبات عروض الأسعار والعروض التجارية والتقييم والترسية والعقود وأوامر الشراء والاستلام والمطابقة وسائر الوظائف التي تتيحها المنصة من وقت إلى آخر.

ويرغب المشتري في استخدام المنصة لأغراض أعماله التجارية والإدارية والمشترياتية.

وبناءً عليه، اتفق الطرفان على ما يلي:

A.3 التفسير والمصطلحات المعرَّفة

تُطبَّق التعريفات الآتية في جميع أجزاء هذه الحزمة وملاحقها، ويكون للمصطلح المعنى نفسه حيثما ورد.

A.3.1 وثائق الحزمة وأسماؤها

أُدمجت الوثائق التي كانت منفصلة سابقاً في هذه الحزمة. وحيثما ورد في أي جزء اسم وثيقة منها، فالمقصود به الموضع المبيَّن أدناه:

A.3.2 قواعد التفسير

• العناوين للتيسير ولا تؤثر في التفسير، وكلمة «يشمل» لا تفيد الحصر.
• الإشارة إلى جزء أو بند أو ملحق هي إلى جزء أو بند أو ملحق في هذه الحزمة، وتُكتب أرقام البنود بالحرف اللاتيني والرقم الغربي (مثل B.3).
• كل مدة تُحسب بالتقويم الميلادي وبتوقيت الرياض ما لم يُنص على خلاف ذلك، والمبالغ بالريال السعودي وقبل ضريبة القيمة المضافة ما لم يُنص على خلاف ذلك.
• الإشارة إلى نظام أو لائحة هي إلى ما يعدّله أو يحل محله.
• البند الموسوم بأنه «محجوز» لم يستقر بعد، ولا ينشئ حقاً ولا يسقطه إلى أن يُستكمل بعد مراجعة المستشار القانوني، وتُذكر النقطة المفتوحة المقابلة له.
• عند التعارض بين أجزاء الحزمة يُعمل بالترتيب الوارد في بند أولوية المستندات من الجزء أ.

A.4 نطاق الخدمات

تتيح بروكيورا للمشتري، بحسب الباقة والخدمات المفعلة، استخدام وظائف تشمل:

• إدارة المستخدمين والصلاحيات.
• إنشاء وإدارة طلبات الشراء.
• إنشاء وإدارة طلبات عروض الأسعار.
• دعوة الموردين.
• استلام العروض إلكترونياً.
• إدارة العروض السرية والمغلقة.
• المقارنة والتقييم.
• إجراءات التوصية والترسية.
• إدارة أوامر الشراء.
• إدارة العقود والمستندات.
• تسجيل الاستلام.
• المطابقة بين الطلب وأمر الشراء والاستلام والفاتورة، بحسب الوظائف المتاحة.
• تقارير المشتريات.
• سجل التدقيق الإلكتروني.
• لوحات المعلومات والتحليلات.
• إدارة الموردين.
• أي خدمات إضافية يتم تفعيلها للمشتري لاحقاً.

ولا يعني توفير أي وظيفة أن بروكيورا تصبح طرفاً في العلاقة التجارية بين المشتري والمورد.

A.5 طبيعة دور بروكيورا

يقر المشتري ويوافق على أن:

• بروكيورا مقدم خدمة تقنية ومنصة تشغيل رقمية.
• بروكيورا ليست بائعاً للسلع أو الخدمات التي يعرضها الموردون.
• بروكيورا ليست وكيلاً عن المشتري أو المورد، ما لم يوجد اتفاق مكتوب صريح بخلاف ذلك.
• لا تضمن بروكيورا قبول أي عرض أو إتمام أي عملية شراء.
• لا تضمن بروكيورا جودة أو ملاءمة أو سلامة أو توفر المنتجات أو الخدمات المقدمة من الموردين.
• لا تتحمل بروكيورا مسؤولية أداء المورد أو التزامه بمواعيد التسليم أو المواصفات أو الضمانات أو الأسعار.
• العلاقة التجارية المتعلقة بالسلعة أو الخدمة أو أمر الشراء تكون بين المشتري والمورد المعني.
• لا يجوز تفسير استخدام المنصة على أنه إنشاء شراكة أو وكالة أو مشروع مشترك بين بروكيورا والمشتري.

A.6 إنشاء الحساب والقبول الإلكتروني

يحق للمشتري إنشاء الحساب من خلال ممثله أو موظفيه المفوضين.

ويقر المشتري بأن الشخص الذي يقوم بالتسجيل أو الضغط على زر:

«أوافق على الشروط والأحكام»

أو ما يماثله، أو يستخدم وسيلة تحقق إلكترونية أو رمز تحقق أو توقيعاً إلكترونياً، يكون مخولاً قانوناً بإلزام المشتري بهذه الاتفاقية.

ويوافق المشتري على أن بروكيورا يجوز لها الاحتفاظ بسجل إلكتروني يتضمن، بحسب المتاح:

• اسم المستخدم؛
• البريد الإلكتروني؛
• رقم الهاتف؛
• تاريخ ووقت القبول؛
• عنوان بروتوكول الإنترنت IP؛
• الجهاز أو المتصفح؛
• نسخة الشروط المقبولة؛
• سجل التعديلات؛
• سجل الدخول؛
• سجل الإجراءات والاعتمادات؛
• أي وسائل تحقق إلكترونية أخرى.

ويكون هذا السجل جزءاً من أدلة التعامل بين الطرفين، ما لم يثبت خلاف ذلك نظاماً.

A.7 صلاحيات المستخدمين

يتحمل المشتري المسؤولية الكاملة عن:

• تحديد مستخدميه.
• تحديد صلاحياتهم.
• المحافظة على بيانات الدخول.
• إلغاء صلاحيات أي مستخدم عند انتهاء علاقته بالمشتري.
• عدم مشاركة بيانات الدخول.
• التأكد من صحة أي إجراء يتم من حسابه.

وتعتبر الإجراءات التي تتم من حساب المستخدم المعتمد صادرة عن المشتري، ما لم يبلغ بروكيورا فوراً بوجود اختراق أو استخدام غير مصرح به.

A.8 إجراءات المشتريات والعروض

يقر المشتري بأن المنصة أداة لإدارة إجراءات المشتريات وليست بديلاً عن السياسات الداخلية للمشتري.

ويظل المشتري مسؤولاً عن:

• الموافقات الداخلية؛
• حدود الصلاحيات؛
• الميزانية؛
• المواصفات؛
• التقييم الفني والتجاري؛
• قرارات الترسية؛
• التفاوض؛
• إصدار أوامر الشراء؛
• استلام المنتجات والخدمات؛
• قبول الفواتير؛
• الالتزام بالأنظمة ذات الصلة.

A.9 سرية العروض

تتعامل بروكيورا مع العروض والبيانات وفق التصميم الأمني للمنصة والصلاحيات المحددة.

ويقر المشتري بأن أي عرض مقدم من مورد يعتبر سرياً بين المشتري والمورد ما لم:

• يوافق المورد على خلاف ذلك؛
• يكون الإفصاح مطلوباً نظاماً؛
• يكون الإفصاح ضرورياً لتشغيل الخدمة؛
• يكون العرض قد أصبح معلومة متاحة للعامة دون مخالفة.

ويلتزم المشتري بعدم استخدام أو إفشاء عروض الموردين خارج الغرض الذي قدمت من أجله، باستثناء ما تسمح به الأنظمة أو العقد بين المشتري والمورد.

A.10 التزامات المشتري

يلتزم المشتري بما يلي:

• تقديم معلومات صحيحة وكاملة.
• المحافظة على صلاحيات المستخدمين.
• استخدام المنصة للأغراض التجارية المشروعة.
• عدم إساءة استخدام المنصة.
• عدم محاولة اختراق المنصة أو تعطيلها.
• عدم إدخال برمجيات ضارة.
• عدم استخدام المنصة لانتهاك حقوق الغير.
• عدم تحميل بيانات لا يملك حق استخدامها.
• عدم استخدام المنصة في أعمال مخالفة للأنظمة السعودية.
• الالتزام بالأنظمة واللوائح الخاصة بنشاطه.
• الالتزام بالأنظمة المتعلقة بمكافحة الرشوة والفساد وغسل الأموال والاحتيال، بحسب ما ينطبق.
• عدم التلاعب في إجراءات المنافسة أو العروض.
• عدم إنشاء حسابات وهمية أو استخدام هوية الغير.
• عدم استغلال المنصة للتحايل على الموردين أو الالتفاف على العقود.

A.11 بيانات المشتري وملكيتها

تبقى بيانات المشتري ملكاً للمشتري أو للجهة التي تملكها نظاماً.

ويمنح المشتري بروكيورا ترخيصاً محدوداً وغير حصري طوال مدة الاتفاقية لمعالجة واستخدام البيانات بالقدر اللازم:

• لتقديم الخدمة؛
• لتشغيل المنصة؛
• للدعم الفني؛
• للأمن السيبراني؛
• للنسخ الاحتياطي؛
• لتحسين الأداء؛
• لإعداد الإحصاءات المجمعة وغير المحددة للهوية؛
• للامتثال للأنظمة؛
• لتنفيذ الالتزامات التعاقدية.

ولا يجوز لبروكيورا بيع بيانات المشتري الشخصية لأغراض تجارية مستقلة ما لم يسمح النظام أو يوافق صاحب البيانات أو المشتري بحسب الحالة.

A.12 حماية البيانات الشخصية

يلتزم الطرفان بنظام حماية البيانات الشخصية واللوائح ذات الصلة متى كان ذلك منطبقاً.

ويقر المشتري بأنه مسؤول عن مشروعية البيانات الشخصية التي يرفعها إلى المنصة وعن وجود المسوغ النظامي اللازم لمعالجتها.

وتلتزم بروكيورا بمعالجة البيانات الشخصية بالقدر اللازم لتقديم الخدمات ووفقاً لسياسة الخصوصية الخاصة بها.

وفي الحالات التي تكون فيها بروكيورا جهة معالجة للبيانات نيابة عن المشتري، يظل المشتري جهة التحكم في الحدود التي يحددها النظام وطبيعة المعالجة.

وعند نقل البيانات الشخصية أو إتاحتها خارج المملكة، تلتزم بروكيورا والمشتري، بحسب دور كل منهما، بالمتطلبات النظامية والضمانات اللازمة بموجب الأنظمة واللوائح ذات العلاقة.

A.13 الأمن السيبراني

تطبق بروكيورا ضوابط إدارية وتقنية وتنظيمية مناسبة لحماية المنصة والبيانات.

ولا تضمن بروكيورا استحالة حدوث اختراق أو حادث أمني، إلا أنها تلتزم باتخاذ التدابير المعقولة والمتناسبة مع طبيعة الخدمة.

ويلتزم المشتري باتخاذ إجراءات أمنية مناسبة تشمل إدارة الحسابات وكلمات المرور والأجهزة وصلاحيات المستخدمين.

A.14 الرسوم والضرائب

الوصول الأساسي للمشتري إلى المنصة مجاني: لا يدفع المشتري اشتراكاً ولا رسماً على استلام الفواتير، ولا تأخذ بروكيورا أي عمولة على قيمة الترسية.

ويشمل الوصول الأساسي، كما يبيّنه ملحق نطاق الوصول المجاني للمشتري وكما تعرضه صفحة الأسعار وقت الاستخدام: منشأة قانونية واحدة، وعدداً محدداً من المستخدمين المسمّين، وموقعاً واحداً، وعدداً محدداً من طلبات عروض الأسعار التي تُنشر في الشهر الميلادي بتوقيت الرياض، ومساحة تخزين محددة لما يرفعه المشتري، ومسارات الطلب والميزانية والاعتماد وأمر الشراء والاستلام ومراجعة الفواتير والنزاعات.

وعند بلوغ حد من هذه الحدود تستمر الأعمال الجارية والمراسلات والسجلات والمستندات التصحيحية كما هي، ويتوقف الجديد الاختياري فقط، مع إتاحة طلب مراجعة السعة. ولا تُفرض على المشتري رسوم غير معلنة، ولا تُفعَّل له باقة مدفوعة تلقائياً، وأي نطاق أوسع يلزمه اتفاق كتابي صريح.

وقد يرعى المشتري اشتراك مورد قائم بموافقة المورد، ويقتصر أثر الرعاية على تغيير الجهة التي تُوجَّه إليها فاتورة اشتراك المورد، ولا تمنح الراعي سلطة على بيانات المورد ولا اطلاعاً على عروض منافسة ولا أثراً في الترتيب أو التقييم، ويُفصح عنها في تقييم طلبات الأسعار التي يديرها الراعي ويقدّم المورد عروضاً فيها.

وللمشتري الذي أبرم قبل الإصدار 1.2 اشتراكاً سنوياً وفق إحدى باقات المشتري السابقة (أساسي أو مؤسسي أو مجموعة) أن يبقى على الإصدار الذي قبله من السعر والحدود والمدة حتى نهاية مدته أو حتى يتفق الطرفان كتابةً على الانتقال، دون تغيير صامت في سعره أو حدوده أو فواتيره، ودون تحصيل ثانٍ عنه.

وتضاف ضريبة القيمة المضافة، بالنسبة المعروضة وقت الطلب، وأي ضرائب أو رسوم نظامية واجبة التحصيل وفق الأنظمة السعودية على ما يستحق.

ولا تشمل الرسوم قيمة المنتجات أو الخدمات التي يشتريها المشتري من الموردين.

A.15 عدم وجود عمولة على قيمة الترسية

ما لم يتفق الطرفان كتابةً على خلاف ذلك، لا تستحق بروكيورا أي نسبة من قيمة العقد أو أمر الشراء أو الترسية بين المشتري والمورد.

وتستحق بروكيورا فقط الرسوم الموضحة في باقة الاشتراك أو الخدمات الإضافية المتفق عليها.

A.16 الفوترة والسداد

تصدر بروكيورا الفواتير وفق البيانات المسجلة للمشتري.

ولا تقدم بروكيورا حالياً خدمات الفوترة الإلكترونية ولا الربط مع منظومة الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولا تُعد الفواتير الصادرة من خلال المنصة فواتير إلكترونية معتمدة لدى تلك المنظومة.

ويلتزم المشتري بالسداد خلال المدة الموضحة في الفاتورة.

وفي حال التأخر، يجوز لبروكيورا، بعد إشعار المشتري، تعليق بعض أو جميع وظائف الحساب إلى حين السداد، دون الإخلال بحقوقها النظامية والتعاقدية.

A.17 الملكية الفكرية

جميع حقوق الملكية الفكرية المتعلقة بالمنصة، بما في ذلك:

• البرمجيات؛
• الأكواد؛
• قواعد البيانات؛
• الواجهات؛
• التصميمات؛
• العلامات التجارية؛
• الخوارزميات؛
• التقارير القياسية؛
• المحتوى الذي تنتجه بروكيورا؛

تظل ملكاً لبروكيورا أو أصحاب الحقوق المرخصين لها.

ولا تمنح هذه الاتفاقية المشتري أي ملكية للمنصة، وإنما تمنحه حق استخدام محدود وفق هذه الاتفاقية.

A.18 الملكية الفكرية للمشتري

لا تنتقل ملكية بيانات المشتري أو علاماته التجارية أو مستنداته إلى بروكيورا.

ويمنح المشتري بروكيورا حقاً محدوداً في استخدامها فقط لتقديم الخدمات وتنفيذ الاتفاقية.

A.19 توفر الخدمة

تسعى بروكيورا إلى المحافظة على توفر المنصة بصورة مستمرة، إلا أن الخدمة قد تتوقف مؤقتاً بسبب:

• الصيانة؛
• التحديثات؛
• الأعطال؛
• مشاكل مزودي الاتصالات أو السحابة؛
• الهجمات السيبرانية؛
• القوة القاهرة؛
• المتطلبات النظامية؛
• أي سبب خارج السيطرة المعقولة لبروكيورا.

ولا يعتبر الانقطاع المؤقت إخلالاً جوهرياً إذا كان خارج السيطرة المعقولة وتم التعامل معه بصورة مهنية ومعقولة.

A.20 التعديلات على المنصة

يجوز لبروكيورا تطوير أو تعديل أو إضافة أو إزالة وظائف من المنصة.

ولا يجوز أن يؤدي أي تعديل جوهري إلى إلغاء الحقوق التعاقدية الأساسية للمشتري دون إخطار مناسب، ما لم يكن التعديل مطلوباً لأسباب نظامية أو أمنية أو تقنية.

A.21 تعليق الحساب

يجوز لبروكيورا تعليق الحساب فوراً إذا:

• ثبت أو اشتبه بصورة معقولة في استخدام غير مشروع.
• وقع اختراق أمني.
• استخدم الحساب للإضرار بالمنصة.
• تأخر المشتري في السداد بصورة جوهرية.
• خالف المشتري هذه الاتفاقية.
• طلبت جهة حكومية مختصة ذلك.
• كان استمرار الحساب يمثل خطراً أمنياً أو نظامياً.

ويتم رفع التعليق عند معالجة سبب التعليق متى كان ذلك ممكناً.

A.22 إنهاء الاتفاقية

يجوز لأي طرف إنهاء الاتفاقية وفق مدة الإشعار المحددة في طلب الاشتراك.

ويجوز إنهاؤها فوراً في حالة:

• الإفلاس أو التصفية، بحسب ما يسمح به النظام؛
• المخالفة الجوهرية غير المعالجة؛
• الاستخدام غير المشروع؛
• التعدي الجسيم على حقوق الملكية الفكرية؛
• السلوك الاحتيالي.

A.23 آثار الإنهاء

عند انتهاء الاتفاقية:

• يتوقف حق المشتري في استخدام المنصة.
• تستحق جميع المبالغ المستحقة حتى تاريخ الإنهاء.
• تتم معالجة بيانات المشتري وفق سياسة الخصوصية والالتزامات النظامية.
• يجوز للمشتري طلب نسخة من بياناته المتاحة بصيغة معقولة خلال فترة الإتاحة المحددة من بروكيورا.
• لا يؤثر الإنهاء على الحقوق والالتزامات التي بطبيعتها تستمر بعد الإنهاء.

A.24 حدود مسؤولية بروكيورا

في الحدود التي يسمح بها النظام، لا تكون بروكيورا مسؤولة عن:

• خسارة الأرباح غير المباشرة؛
• فقدان فرص الأعمال؛
• خسارة السمعة؛
• الخسائر التبعية؛
• تصرفات الموردين أو المشترين الآخرين؛
• جودة المنتجات؛
• تأخر التسليم؛
• عدم أداء العقد بين المشتري والمورد.

وفي جميع الأحوال، وبالقدر المسموح به نظاماً، لا تتجاوز المسؤولية الإجمالية لبروكيورا عن المطالبات الناشئة عن الاتفاقية إجمالي الرسوم التي دفعها المشتري لبروكيورا خلال الاثني عشر شهراً السابقة على الواقعة المنشئة للمطالبة.

ولا يسري أي حد للمسؤولية في الحالات التي لا يجوز فيها تقييد المسؤولية نظاماً.

A.25 تعويض بروكيورا

يلتزم المشتري بتعويض بروكيورا، في الحدود النظامية، عن المطالبات والخسائر والتكاليف المباشرة الناتجة عن:

• مخالفة المشتري للاتفاقية؛
• استخدام المنصة بصورة غير مشروعة؛
• إدخال بيانات لا يملك المشتري حق استخدامها؛
• انتهاك حقوق الغير؛
• إساءة استخدام حساب المستخدم؛
• مخالفة الأنظمة.

A.26 القوة القاهرة

لا يكون أي طرف مسؤولاً عن التأخير أو عدم التنفيذ الناتج مباشرة عن ظرف خارج عن سيطرته المعقولة، بما في ذلك الكوارث الطبيعية والحروب والاضطرابات والأوبئة والقرارات الحكومية وانقطاع البنية التحتية والهجمات السيبرانية واسعة النطاق والأعطال الجوهرية لدى مزودي الخدمات.

ويلتزم الطرف المتأثر بإشعار الطرف الآخر واتخاذ ما يمكن من إجراءات للحد من الأثر.

A.27 السرية

يلتزم الطرفان بالحفاظ على سرية المعلومات التجارية والفنية والمالية وغير العامة التي يحصل عليها أي طرف من الطرف الآخر.

ولا يشمل الالتزام المعلومات التي:

• أصبحت عامة دون مخالفة.
• كانت معلومة للطرف بصورة مشروعة قبل الإفصاح.
• تم الحصول عليها بصورة مشروعة من طرف ثالث.
• يجب الإفصاح عنها نظاماً أو بأمر قضائي.

A.28 مكافحة الرشوة والفساد

يلتزم المشتري باستخدام المنصة بما يتفق مع الأنظمة السعودية ذات الصلة ومبادئ مكافحة الرشوة والفساد والاحتيال.

ولا يجوز استخدام المنصة لتسهيل أي مدفوعات أو منافع غير مشروعة أو تضارب مصالح غير مفصح عنه.

A.29 عدم ضمان نتيجة الشراء

لا تضمن بروكيورا أن استخدام المنصة سيؤدي إلى:

• الحصول على أقل سعر؛
• تحقيق وفورات محددة؛
• زيادة عدد الموردين؛
• نجاح أي مناقصة؛
• تنفيذ أي عقد؛
• تحقيق أي نتيجة تجارية محددة.

المنصة أداة تقنية لإدارة العملية وليست مستشاراً مالياً أو تجارياً للمشتري.

A.30 العلاقة مع الموردين

يتحمل المشتري مسؤولية تقييم الموردين والتحقق من أهليتهم وملاءمتهم ومؤهلاتهم.

ولا يشكل ظهور المورد على المنصة شهادة من بروكيورا على جودة المورد أو ملاءمته.

A.31 النزاعات مع الموردين

أي نزاع يتعلق بـ:

• المنتج؛
• الخدمة؛
• السعر؛
• الكمية؛
• الجودة؛
• التسليم؛
• الضمان؛
• الفاتورة؛
• أمر الشراء؛

يكون بين المشتري والمورد المعني، ما لم تكن المطالبة ناشئة مباشرة عن إخلال بروكيورا بالتزاماتها بموجب هذه الاتفاقية.

A.32 القانون الواجب التطبيق والاختصاص القضائي

تخضع هذه الاتفاقية وتفسر وفق أنظمة المملكة العربية السعودية.

وفي حال نشوء أي نزاع أو مطالبة بين بروكيورا والمشتري تتعلق بهذه الاتفاقية أو تنفيذها أو تفسيرها أو إنهائها، يسعى الطرفان أولاً إلى تسوية النزاع ودياً خلال خمسة عشر (15) يوم عمل من تاريخ الإخطار الكتابي بالنزاع.

وفي حال تعذر التسوية الودية، يكون الاختصاص القضائي، في الحدود التي يجيزها النظام وبما لا يخالف قواعد الاختصاص القضائي الآمرة، للمحكمة التجارية المختصة في مدينة جدة – المملكة العربية السعودية.

ويقر الطرفان بأن هذا الشرط لا يقصد به إنشاء اختصاص قضائي يخالف الاختصاص النوعي أو المكاني الإلزامي المقرر نظاماً.

A.33 الإشعارات

تكون الإشعارات التعاقدية عبر:

• البريد الإلكتروني المسجل؛
• إشعار داخل المنصة؛
• أو أي وسيلة إلكترونية معتمدة يتفق عليها الطرفان.

ويتحمل كل طرف مسؤولية تحديث بيانات الاتصال الخاصة به.

A.34 التنازل

لا يجوز للمشتري التنازل عن الاتفاقية أو أي من حقوقها والتزاماتها لطرف ثالث دون موافقة بروكيورا، باستثناء حالات إعادة الهيكلة أو الاندماج أو انتقال النشاط وفقاً للأنظمة وبما لا يضر بحقوق الطرف الآخر.

ويجوز لبروكيورا نقل الاتفاقية إلى شركة تابعة أو خلف قانوني أو في حالة إعادة الهيكلة أو الاستحواذ، بشرط عدم الانتقاص من الحقوق الأساسية للمشتري.

A.35 استقلالية البنود

إذا أصبح أي بند من بنود الاتفاقية غير نافذ أو غير قابل للتطبيق، فلا يؤثر ذلك على باقي البنود، ويستعاض عنه – بالقدر النظامي – بحكم يحقق أقرب أثر قانوني وتجاري مقصود.

A.36 الاتفاق الكامل

تشكل هذه الاتفاقية، مع:

• طلب الاشتراك؛
• أمر الخدمة؛
• شروط وأحكام الاستخدام؛
• سياسة الخصوصية؛
• سياسة ملفات الارتباط؛
• سياسة الاستخدام المقبول؛
• مدونة قواعد السلوك للمشترين؛
• ملحق معالجة البيانات، حيثما انطبق؛
• وأي ملاحق مكتوبة ومقبولة إلكترونياً؛

الاتفاق الكامل بين الطرفين فيما يتعلق بالخدمة.

A.37 أولوية المستندات

في حال وجود تعارض بين المستندات، تكون الأولوية وفق الترتيب التالي:

• المتطلبات النظامية الإلزامية؛
• أمر الخدمة أو الاتفاق الخاص الموقع بين الطرفين؛
• ملحق معالجة البيانات، فيما يتعلق بحماية البيانات الشخصية؛
• اتفاقية المشتري أو اتفاقية المورد، بحسب الحال، مع ملاحقها؛
• شروط وأحكام الاستخدام؛
• سياسة الاستخدام المقبول؛
• مدونة قواعد السلوك (للمشترين أو للمورّدين بحسب الحال)؛
• سياسة الخصوصية؛
• سياسة ملفات الارتباط؛
• أي محتوى تسويقي.

A.38 اللغة

حررت هذه الاتفاقية باللغة العربية والإنجليزية.

وفي حال وجود أي تعارض أو اختلاف في التفسير، تكون النسخة العربية هي المرجع المعتمد في المملكة العربية السعودية، ما لم ينص اتفاق مكتوب لاحقاً على خلاف ذلك وبما لا يخالف النظام.

A.39 القبول الإلكتروني

يقر المشتري بأن الضغط على زر «أوافق» أو «قبول الاتفاقية» أو إتمام عملية التسجيل أو استخدام المنصة بعد ظهور هذه الاتفاقية أو توقيعها إلكترونياً يمثل قبولاً صريحاً ونهائياً لهذه الاتفاقية.

ويقر المشتري بأن لديه الأهلية والصلاحية اللازمة لإبرامها.

وتعتبر النسخة الإلكترونية المحفوظة لدى بروكيورا، بما في ذلك سجل القبول الإلكتروني، نسخة أصلية لأغراض الإثبات في الحدود التي يجيزها النظام.

A.40 ملحق القبول الإلكتروني والسجل التدقيقي

A.40.1 الغرض

يبيّن هذا الملحق كيف تُقبل الحزمة إلكترونياً وما السجل الذي تحتفظ به بروكيورا عن هذا القبول، ليمكن إثبات ما يلي: من قبل، ولأي منشأة، وأي إصدار، وبأي صورة، ومتى، وأن النص المقبول هو النص المحفوظ.

ويقرر نظام التعاملات الإلكترونية صحة العقود والسجلات والتوقيعات الإلكترونية ونفاذها متى استوفت المتطلبات النظامية. ولا يضمن هذا الملحق أن تقبل أي محكمة سجلاً بوصفه دليلاً، فهذا شأن المحكمة المختصة (النقطة المفتوحة OP-04).

A.40.2 كيفية القبول

• عند التسجيل يضع الشخص علامة قبول شروط الاستخدام وسياسة الخصوصية، ويُسجَّل الإصدار. ولا يُنشأ شيء إذا لم يتضمن التسجيل الإصدار الحالي.
• عند أول دخول، سواء اعتُمدت المنشأة بعد أم لا، يسجّل الشخص دخوله ويُوثَّق ثم تُعرض عليه الحزمة الخاصة بدوره: حزمة المشتري للمشتري وحزمة المورد للمورد. وتتوقف المنصة عند هذه الخطوة ولا تسمح بشيء آخر غير تسجيل الخروج إلى أن تُقبل الحزمة.
• يقرأ الشخص الحزمة ويضع علامة الموافقة الواحدة عليها ثم يضغط زر القبول. وتُقبل الحزمة وثيقةً واحدة لا بنداً بنداً.
• ومن لم يقبل لا يستطيع استخدام الحساب في المعاملات. ومن كان لديه سؤال أو لم يوافق فلا يقبل، وليراسل جهة الاتصال القانونية.

A.40.3 ما يُسجَّل

يُسجَّل القبول في سجل التدقيق وفي سجل قبول يمكن الاستعلام عنه. ويتضمن: المستخدم والمنشأة والدور، ومعرّف الحزمة وإصدارها، وقيمة SHA-256 للحزمة، ومعرّف كل وثيقة مكوِّنة لها وإصدارها وقيمة SHA-256 الخاصة بها، ووسيلة القبول، واللغة التي عُرض بها النص، والتاريخ والوقت بالتوقيت العالمي المنسق، وعنوان الشبكة والمتصفح. ويحتفظ سجل التدقيق بالعنوان والمتصفح في صورة التزامات مشفّرة بمفتاح فقط، ويحتفظ سجل القبول بهما مكشوفين إلى أن يخفيهما جدول الاحتفاظ.

A.40.4 سلامة النص المقبول

تُحسب قيمة SHA-256 من نص الحزمة باللغتين كما بُني من وثائقها المكوِّنة. وإذا تغيّر النص تغيّرت القيمة. وتعتبر المنصة القبول صحيحاً للإصدار وللقيمة اللذين عُرضا فقط، فلا يُعد الشخص موافقاً على كلمات غير التي رآها.

A.40.5 سجل التدقيق وعدم التعديل بأثر رجعي

يحمل كل مدخل في سجل التدقيق بصمة تغطي المدخل الذي سبقه، فيُكشف تعديل أي مدخل أو حذفه. ولا يُعدَّل سجل قبول مكتمل بعد ذلك، وأي تصحيح مدخل مستقل مرتبط بالواقعة الأصلية.

A.40.6 الاحتفاظ والاطلاع

تحتفظ بروكيورا بسجلات القبول والتدقيق للمدة اللازمة بصورة معقولة لإثبات العقد والامتثال للأنظمة، مع مراعاة جدول الاحتفاظ. ويستطيع الشخص الاطلاع على قبوله عبر المنصة، ويستطيع مسؤول المنشأة الاطلاع على قبول منشأته دون عناوين الشبكة والمتصفحات، ويطلع مشغّل المنصة على الجميع.

A.40.7 تغيير الحزمة

عند تغيّر الحزمة يحمل الإصدار الجديد رقماً جديداً وقيمة SHA-256 جديدة، ويُحتفظ بالإصدار السابق، ويُطلب من كل مستخدم قبول الإصدار الجديد عند أول دخول تالٍ. ولا يُعد من قبل إصداراً سابقاً موافقاً على الإصدار الجديد.

الجزء B: الشروط الأساسية للمنصة

B.1 نطاق الشروط والقبول

تنظم شروط وأحكام الاستخدام هذه ("الشروط") استخدام منصة بروكيورا وموقعها الإلكتروني وتطبيقاتها وخدماتها الإلكترونية وشبكة الموردين وخدمات المشتريات وأي خدمات أخرى مرتبطة بها ("المنصة")، والتي تديرها xxxxxxx، وهي شركة مؤسسة ومسجلة وفقاً للأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية ("بروكيورا" أو "نحن" أو "لنا").

باستخدام المنصة أو إنشاء حساب أو الدخول إليها أو الضغط على زر الموافقة على هذه الشروط، فإنك تقر بموافقتك والتزامك بهذه الشروط.

إذا كنت تستخدم المنصة نيابةً عن شركة أو مؤسسة أو كيان آخر، فإنك تقر بأن لديك الصلاحية النظامية لتمثيل ذلك الكيان وإلزامه بهذه الشروط، وفي هذه الحالة يشمل مصطلح "أنت" كلاً منك والكيان الذي تمثله.

إذا لم توافق على هذه الشروط، فيجب عليك عدم استخدام المنصة.

B.2 إنشاء الحساب

يلتزم المستخدم بتقديم معلومات صحيحة وكاملة ومحدثة.

ويتحمل المستخدم مسؤولية:

• حماية بيانات الدخول؛
• المحافظة على سرية كلمة المرور ووسائل المصادقة؛
• منع الاستخدام غير المصرح به؛
• التأكد من صلاحيات المستخدمين التابعين لمنشأته؛
• إبلاغ بروكيورا دون تأخير عن أي استخدام غير مصرح به.

ويحظر استخدام بيانات غير صحيحة أو انتحال هوية شخص أو منشأة أخرى.

B.3 صلاحية تمثيل المنشأة

عند التسجيل نيابة عن منشأة، يقر المستخدم بأنه:

• مخول نظاماً بتمثيل المنشأة؛
• مخول باستخدام المنصة نيابة عنها؛
• يملك الصلاحية لإدخال بياناتها؛
• يملك الصلاحية اللازمة للمشاركة في عمليات الشراء أو التوريد ذات الصلة.

B.4 مسؤوليات المشتري

يتحمل المشتري المسؤولية عن:

• تحديد احتياجه الشرائي؛
• المواصفات؛
• الميزانية؛
• إجراءات الموافقة؛
• معايير التقييم؛
• اختيار المورد؛
• قرار الترسية؛
• أوامر الشراء؛
• العقود؛
• استلام السلع والخدمات؛
• فحصها؛
• اعتماد الفواتير؛
• السداد؛
• الالتزام بالأنظمة والسياسات الداخلية.

ولا تقوم بروكيورا باتخاذ قرار الشراء نيابة عن المشتري.

B.5 مسؤوليات المورد

يتحمل المورد المسؤولية الكاملة عن صحة:

• بيانات منشأته؛
• السجل التجاري؛
• البيانات الضريبية؛
• الحساب البنكي؛
• المنتجات والخدمات؛
• الأسعار؛
• عروض الأسعار؛
• مواعيد التسليم؛
• الضمانات؛
• التراخيص؛
• الشهادات؛
• الفواتير.

يحظر على المورد تقديم معلومات مضللة أو احتيالية أو غير صحيحة جوهرياً.

B.6 طلبات عروض الأسعار والعروض

قد تتيح بروكيورا للمشترين إصدار طلبات عروض أسعار وللموردين تقديم عروضهم.

يلتزم المورد بمراجعة متطلبات طلب عروض الأسعار قبل تقديم عرضه.

وعند وجود نظام للعروض المختومة أو المحمية، يتم التعامل مع الأسعار والمعلومات التجارية وفق الضوابط التقنية والإجرائية الخاصة بطلب عروض الأسعار.

ولا تضمن بروكيورا استمرار عمل المنصة دون انقطاع أو خلوها من الأخطاء في جميع الأوقات.

B.7 النزاهة والمنافسة

يحظر على المستخدم:

• التواطؤ مع منافسين؛
• تنسيق العروض بصورة غير مشروعة؛
• تقديم عروض وهمية؛
• التلاعب بنتائج المنافسة؛
• الحصول على معلومات سرية عن عروض الموردين الآخرين دون صلاحية؛
• استخدام المنصة لأغراض مخالفة للأنظمة.

ويحق لبروكيورا اتخاذ الإجراءات التقنية أو التشغيلية اللازمة لحماية المنصة والمستخدمين.

B.8 العقود وأوامر الشراء

لا تصبح بروكيورا طرفاً في العقد أو أمر الشراء المبرم بين المشتري والمورد لمجرد استخدام المنصة.

ويتحمل الطرفان مسؤولية مراجعة:

• الأسعار؛
• المواصفات؛
• الضرائب؛
• شروط التسليم؛
• شروط السداد؛
• الضمانات؛
• الصلاحيات؛
• التوقيع؛
• الالتزام النظامي.

B.9 الفواتير والضرائب

يتحمل كل طرف مسؤولياته الضريبية والمحاسبية.

لا تقدم بروكيورا حالياً خدمات الفوترة الإلكترونية ولا الربط مع منظومة الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولا تُعد الفواتير الصادرة من خلال المنصة فواتير إلكترونية معتمدة لدى تلك المنظومة.

وعند إتاحة خدمات الفوترة الإلكترونية عبر بروكيورا مستقبلاً واستخدامها، تظل المنشأة المكلفة مسؤولة عن صحة بيانات الفاتورة والتزامها بالمتطلبات النظامية ذات العلاقة.

ولا تحل بروكيورا محل المكلف في التزاماته الضريبية أو المحاسبية.

B.10 تعديل الشروط

يجوز لبروكيورا تعديل هذه الشروط من وقت لآخر.

وسيتم تحديد تاريخ السريان للنسخة المعدلة، وسيتم إشعار المستخدم بالتغييرات الجوهرية من خلال الوسائل المناسبة متى كان ذلك مطلوباً. وعند صدور إصدار جديد من الوثائق يُطلب من المستخدم قبوله عند أول دخول بعد نشره، ولا يُعد المستخدم قابلاً لإصدار لم يُعرض عليه.

B.11 ما تقوم به المنصة وما لا تقوم به

تقدّم بروكيورا برمجيات لإدارة المشتريات: طلبات الشراء، وطلبات عروض الأسعار، والعروض المختومة، والتقييم، والترسية، والعقود، وأوامر الشراء، والاستلام، ومراجعة الفواتير، وسجلات السداد، والتقارير. وهي تسجّل ما يقوم به المستخدمون وتحتفظ بسجل تدقيق. وتربط المشترين بالموردين، لكنها ليست طرفاً في المعاملات الشرائية بينهم، ولا تتخذ نيابةً عن المشتري أي قرار شرائي.

وفي هذا الإصدار لا تقوم المنصة بما يلي:

• حفظ الأموال أو استلامها أو تحويلها أو ضمانها، ولا تقدّم أي خدمة دفع؛
• إصدار الفواتير أو إرسالها أو تمريرها عبر منظومة الفوترة الإلكترونية لدى الهيئة، ولا تُعد الفواتير الصادرة من خلال المنصة فواتير إلكترونية معتمدة لدى تلك المنظومة؛
• إجراء فحص حي للسجل التجاري: فالفحص مخطط له وغير حي (البند B.16)؛
• إصدار توقيعات إلكترونية موصوفة أو شهادات رقمية (البند B.13)؛
• التحقق من أي مشترٍ أو مورد أو منتج أو خدمة أو تصنيفه أو ضمانه، أو تقديم استشارة قانونية أو ضريبية أو محاسبية أو مالية؛
• التعهد بأن تكون متاحة دون انقطاع أو خالية من الأخطاء.

والميزة التي تصفها الملاحق أو صفحة الأسعار بأنها مخطط لها غير متاحة وغير موعود بها. ولا يتضمن شيء في هذه الحزمة إقراراً بأن المنصة حاصلة على اعتماد أو تقييم وفق أي نظام أو لائحة أو معيار.

B.12 العروض المختومة

عندما يكون طلب عرض السعر مختوماً، يُشفَّر العرض عند تقديمه من المورد، ولا يُطَّلع على سعره وشروطه التجارية أحد، ومنهم المشتري، قبل موعد الفتح المعلن في الطلب. وقد صُمّمت المنصة بحيث لا يملك أي حساب مشغّل لدى بروكيورا صلاحية قراءة عرض مختوم، ولا يجوز للعاملين لدى بروكيورا البحث عن وسيلة أخرى لقراءته. وللمورد تعديل عرضه أو سحبه قبل الموعد النهائي بقدر ما يتيحه الطلب، ويُسجَّل في سجل التدقيق كل تقديم وتعديل وسحب وفتح. وفي المناقصة ذات المظروفين تُفتح المستندات الفنية قبل الأسعار التجارية، وفي المزاد تكون الأسعار مفتوحة بحكم طبيعته مع عدم إظهار هويات المتزايدين.

ولا تتعهد بروكيورا بأن الختم لا يمكن تجاوزه بسبب خلل أو هجوم أو سلوك خارج المنصة. وعلى المشتري أو المورد الذي يعتقد أن عرضاً مختوماً قُرئ مبكراً أن يبلّغ عن ذلك وفق البند D.13 من مدونة قواعد السلوك.

B.13 عقد موقَّع قبل إطلاق أمر الشراء

عندما ينشأ أمر الشراء من ترسية (طلب عرض سعر أو مناقصة أو مزاد)، تُعدّ المنصة العقد مع الأمر على الشروط المرسى بها. ويبقى الأمر محجوزاً، ولا يستطيع أي من طرفيه العمل به، إلى أن يوقّع المشتري والمورد كلاهما النسخة الحالية من العقد عبر المنصة. ولا يُطلق أمر التوريد المبني على عقد إطاري إلا ما دام العقد الإطاري موقعاً من الطرفين. وللمدير المالي أو الرئيس التنفيذي لدى المشتري أن يُطلق أمراً محجوزاً قبل التوقيعين مع بيان سبب كتابي تسجّله المنصة في سجل التدقيق، ولسياسة منشأة المشتري أن تعطّل هذه القاعدة، ويُسجَّل ذلك أيضاً. أما أمر الشراء لطلب كتالوج لا يقع تحت عقد فيُطلق عبر سلسلة الاعتماد لدى المشتري.

و«التوقيع» عبر المنصة هو فعل مستخدم موثَّق الهوية، بالصلاحية المسجلة لحساب المشتري أو المورد، يوافق فيه على النص الحالي للعقد. ويُسجَّل مع الوقت والهوية وبصمة النص ومدخل في سجل التدقيق. وهو توقيع إلكتروني بالقدر الذي يعترف به نظام التعاملات الإلكترونية، وليس توقيعاً موصوفاً ولا يتضمن شهادة رقمية. وتقدير كفايته لعقد بعينه، وما إذا كان على الطرفين اللجوء إلى صورة أخرى من التوقيع، شأن للطرفين ومستشاريهما (النقطة المفتوحة OP-05). ولا تراجع بروكيورا مضمون العقد ولا مشروعيته.

B.14 سجلات السداد

تسجّل المنصة لكل فاتورة تعليمة السداد التي يعدّها مستخدمو المشتري المخوّلون ويعتمدونها، ونسخة بيانات الحساب البنكي للمورد التي جرى التحقق منها، والمرجع البنكي ودليل التسوية الذي يبلّغ به المستخدم، ومطابقة السداد بالفاتورة. ويتم السداد نفسه من المشتري إلى المورد خارج المنصة، من حسابيهما البنكيين وإليهما. ولا تحتفظ بروكيورا بأي أموال ولا تستلمها ولا تحوّلها ولا تفرج عنها ولا تضمنها، ولا تنفذ تحويلاً ولا تؤكده، وتسجّل فقط ما يقرره المستخدمون وما يظهره الدليل المرفق.

ولا يسري تغيير بيانات الحساب البنكي للمورد إلا بعد تحقق بروكيورا منه، ويُحجز السداد إلى ذلك الحين. والسجل على المنصة دليل على ما أُدخل فيه، وليس بذاته إثباتاً لوصول المال إلى المورد.

B.15 الفواتير وفئات الضريبة

يحمل كل بند في أمر الشراء وفي الفاتورة فئة ضريبة بمفردات نظام ضريبة القيمة المضافة السعودي ومعيار الفوترة الإلكترونية لدى الهيئة: S (النسبة الأساسية) وZ (نسبة الصفر) وE (معفى) وO (خارج نطاق الضريبة)، مع السبب حيث تقتضيه الفئة. وتسجّل المنصة الفئة التي يختارها المُصدِر وتجمع الضريبة بحسب الفئة، وتحسب ضريبة القيمة المضافة بنداً بنداً بالنسبة السارية وقتها (15% للفئة S). ولا ترسل شيئاً إلى الهيئة وليست حلاً للفوترة الإلكترونية، وكذلك فواتير الاشتراك التي تصدرها بروكيورا. ويتحمل من يصدر الفاتورة مسؤولية اختيار الفئة الصحيحة والوفاء بالتزاماته بموجب الأنظمة الضريبية، ولا تتحقق بروكيورا من ذلك.

B.16 فحص السجل التجاري

صُمّمت المنصة لمطابقة رقم السجل التجاري لمنشأة مع بيانات خدمة بيانات السجل التجاري. وفي هذا الإصدار الفحص غير حي: فهو محاكى ولا يُرسل شيء إلى أي جهة سجل، ولا تعرض المنصة وسم «جرى فحص السجل» استناداً إلى فحص محاكى.

وتعتزم بروكيورا تفعيل فحص حي فقط بعد حصولها على إذن كتابي من مزود بيانات السجل وتسوية شروطه بشأن استخدام البيانات وتخزينها وإعادة استخدامها. والتصميم أن الفحص لا يجري على نموذج التسجيل العام، وأن نتيجة كل فحص تُحفظ لمنشأة واحدة ولا تُعاد الاستفادة منها لمنشأة أخرى، وأن إجابة المزود الخام لا تُخزَّن افتراضاً بل الوقائع المنسّقة وقيمة SHA-256 للإجابة فقط. ويبيّن فحص السجل ما أعاده السجل في تلك اللحظة، ولا يشهد للمنشأة ولا لصلاحياتها ولا لملاءتها، ويبقى أي استخدام لبيانات المزود خاضعاً لشروطه (النقطة المفتوحة OP-11). ومراجعة بروكيورا للمستندات التي يقدمها المورد خطوة مستقلة.

B.17 الأدلة وسجل التدقيق

تحتفظ المنصة بسجل تدقيق للإجراءات الجوهرية (من قام بماذا ومتى ولأي منشأة). ويحمل كل مدخل بصمة تغطي المدخل الذي سبقه، فيُكشف أي تعديل أو حذف. ولمستخدم يملك الصلاحية أن يصدّر حزمة أدلة لطلب عرض سعر واحد أو أمر شراء واحد، تتضمن السجلات والملفات المرفقة بقيم SHA-256 الخاصة بها ومدخلات التدقيق ذات الصلة ونتيجة تحقق المنصة من سلسلتها لحظة التصدير ونقطة مرجعية موقّعة لرأس السلسلة، وكلها مدرجة في بيان يمكن التحقق منه دون اتصال.

ولا تشهد الحزمة بمقبولية الأدلة أمام المحاكم ولا بصحة ما قرره أحد الأطراف ولا بأي أمر وقع خارج المنصة. وتبقى البيانات التجارية المختومة مختومة فيها، ويخضع مشغّل المنصة للقواعد نفسها كغيره. وتقدير حجية هذه السجلات شأن المحكمة المختصة.

B.18 الملفات والمحتوى المرفوع

يُفحص الملف الذي يرفعه المستخدم من حيث النوع والحجم ويُمسح قبل أن يمكن تنزيله. والملف الذي يفشل في المسح أو ما زال ينتظره لا يُتاح تنزيله. والفحص المدمج يرفض البرامج والنصوص البرمجية والأرشيفات وما يحتوي على وحدات ماكرو والمستندات النشطة، وهو فحص لسياسة المحتوى وليس محرك مكافحة فيروسات، فلا يُضمن خلو الملف الذي يجتازه من البرمجيات الضارة. ويتحمل المستخدم الذي يرفع ملفاً مسؤولية امتلاكه حق رفعه، وتحكم سياسة الاستخدام المقبول ما يجوز رفعه وكيفية معالجة البلاغات.

B.19 وقائع التشغيل في هذا الإصدار

• الاستضافة: تُستضاف المنصة على بنية سحابية مُدارة في الاتحاد الأوروبي (فرانكفورت، ألمانيا)، وليست داخل المملكة، والاستضافة داخل المملكة مخطط لها.
• الدخول: برمز لمرة واحدة يُرسل إلى البريد الإلكتروني المسجل، أو بحساب جوجل. وخطوة الدخول الثانية بتطبيق مصادقة متاحة، وهي مطلوبة دائماً من العاملين لدى مشغّل المنصة، ومطلوبة من مسؤولي المنشأة متى اشترطتها سياسة المنشأة.
• الفوترة: تصدر بروكيورا فواتير الاشتراك وتسجّل الدفعات المستلمة بالتحويل المصرفي، ولا تحصّل المبالغ عبر بوابة دفع في هذا الإصدار.
• الميزات المخطط لها: الميزة المعروضة على أنها مخطط لها غير متاحة، ولا تعرضها المنصة على أنها تعمل.

الجزء C: الاستخدام المقبول

C.1 الغرض

تحدد هذه السياسة الاستخدامات المسموح بها والمحظورة لمنصة بروكيورا، وتعد جزءاً من شروط استخدام المنصة واتفاقية المشتري واتفاقية المورد.

C.2 الاستخدام المسموح

يجوز استخدام المنصة فقط:

• لأغراض تجارية مشروعة؛
• لإدارة المشتريات والتوريد؛
• لإرسال واستقبال طلبات عروض الأسعار؛
• لإدارة الموردين؛
• لتنفيذ العقود وأوامر الشراء؛
• للأغراض الأخرى المسموح بها في الاشتراك.

C.3 الاستخدامات المحظورة

يحظر استخدام المنصة من أجل:

• الاحتيال أو الخداع.
• انتحال شخصية الغير.
• اختراق المنصة.
• محاولة تجاوز ضوابط الوصول.
• إدخال برمجيات ضارة.
• تعطيل الخدمة.
• استخراج البيانات آلياً دون تصريح.
• الهندسة العكسية غير المسموح بها.
• انتهاك حقوق الملكية الفكرية.
• نشر محتوى غير قانوني.
• التمييز أو التهديد أو المضايقة.
• غسل الأموال أو تمويل الأنشطة غير المشروعة.
• الرشوة أو الفساد.
• التلاعب في المناقصات.
• تقديم عروض صورية.
• التواطؤ بين الموردين.
• إنشاء حسابات متعددة للتحايل.
• استخدام بيانات الآخرين دون مسوغ.
• نشر معلومات سرية حصل عليها المستخدم بصورة غير مشروعة.
• استخدام المنصة لأي غرض يخالف الأنظمة السعودية.

C.4 التلاعب في المشتريات

يحظر على المستخدم محاولة:

• رفع أو خفض الأسعار بصورة مصطنعة؛
• تقديم عرض صوري؛
• التنسيق غير المشروع مع منافس؛
• التأثير غير المشروع على نتيجة RFQ؛
• إساءة استخدام معلومات العروض؛
• تعطيل المنافسة المشروعة.

C.5 الأمن

يحظر:

• مشاركة بيانات الدخول؛
• استخدام حساب شخص آخر؛
• محاولة اكتشاف كلمات المرور؛
• اختبار الثغرات دون إذن؛
• تحميل ملفات ضارة.

C.6 إجراءات بروكيورا

عند الاشتباه في مخالفة، يجوز لبروكيورا:

• طلب معلومات إضافية؛
• تعليق الحساب؛
• تقييد بعض الوظائف؛
• إزالة محتوى مخالف؛
• تجميد معاملة عند وجود خطر أمني؛
• إنهاء الحساب؛
• حفظ السجلات اللازمة؛
• إبلاغ الجهة المختصة عند وجود التزام نظامي.

C.7 لا تعني المراجعة الموافقة

قيام بروكيورا بمراجعة أو السماح بنشر محتوى لا يعني اعتماد بروكيورا لمحتواه أو ضمان صحته.

C.8 المسؤولية

يظل المستخدم مسؤولاً عن أفعاله وعن المستخدمين التابعين لحسابه.

C.9 البلاغات وإزالة المحتوى

يمكن إرسال بلاغات إساءة الاستخدام إلى:

abuse@procuraksa.com

وعند ورود بلاغ، تنظر بروكيورا فيه وتقرر ما إذا كان يقع ضمن دورها، ولا تلتزم بمراقبة المحتوى سلفاً. ويجوز لها، عند ثبوت المخالفة أو للحماية العاجلة، إزالة المحتوى المخالف أو تقييد الوصول إليه، وحفظ الأدلة، وإخطار صاحب المحتوى متى أمكن ذلك دون الإضرار بتحقيق أو بحقوق الغير، وتمكينه من الاعتراض كتابةً على العنوان نفسه. ولا تفصل بروكيورا في نزاعات العقود بين المشتري والمورد. وإجراءات الإزالة والاعتراض بند يراجعه المستشار القانوني (النقطة المفتوحة OP-17).

الجزء D: مدونة قواعد السلوك

D.1 الغرض والنطاق

بروكيورا منصة يدير عليها المشترون والمورّدون طلبات عروض الأسعار والعروض المختومة والترسية وأوامر الشراء. وتحدد هذه المدونة معيار السلوك الذي تقبله كل منشأة مشترية على بروكيورا. والغاية بسيطة: أن يكون كل طلب عروض أسعار طلباً حقيقياً، وكل ترسية قراراً عادلاً، وكل سجل سجلاً صحيحاً.

وتحدد مدونة قواعد السلوك للمورّدين المعيار المطلوب من المورّدين. والوثيقتان تعملان معاً. فيحق للمشتري أن يتوقع من المورّدين ما تشترطه مدونة المورّد، ويحق للمورّد أن يتوقع من المشترين ما تشترطه هذه المدونة.

وتُضاف هذه المدونة إلى شروط الاستخدام واتفاقية المشتري وسياسة الاستخدام المقبول وملحق معالجة البيانات، ولا تحل محلها، ولا تنقص من أي التزام نظامي. والنظام هو المرجع دائماً، وإذا كان النظام أشد مما ورد في هذه المدونة فالمعوَّل عليه النظام. وإذا عالجت اتفاقية موقّعة بين مشتر ومورّد، ومنها أمر الشراء، المسألة نفسها، سرت تلك الاتفاقية بينهما، على ألا تنزل عن المعايير الواردة في البنود من D.4 إلى D.8 من هذه المدونة.

وإذا كان المشتري جهة حكومية أو خاضعاً لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية، سرى ذلك النظام وقواعد المشتري نفسه أيضاً. وبروكيورا ليست المنصة الحكومية للمشتريات (اعتماد) ولا تحل محلها.

D.2 من تلزمه هذه المدونة

• المنشأة المشترية، وتقبل المدونة عن طريق شخص مفوَّض.
• كل شخص يستخدم حساب المنشأة على بروكيورا أو يشارك في مشترياتها عليها: مقدمو الطلبات وموظفو المشتريات والمعتمِدون والمقيِّمون وموظفو المالية والحسابات الدائنة والتنفيذيون والمسؤولون.
• المستشارون والوكلاء وغيرهم ممن يتصرفون باسم المنشأة في معاملة على بروكيورا.

والمنشأة مسؤولة عن العاملين لديها وعمّن تستعين بهم. ولا يُعفى أحد لعلو منصبه، فكلما زاد تأثير الشخص في القرار زاد انطباق هذه المدونة عليه.

D.3 المبادئ

D.4 تضارب المصالح والإفصاح

D.4.1 المقصود به

يقوم تضارب المصالح متى كانت لدى شخص في المنشأة المشترية مصلحة شخصية أو عائلية أو مالية أو تجارية قد تؤثر، أو يبدو أنها تؤثر، في قرار شراء. ومن أمثلته:

• أن يملك قريب أو صديق مقرّب مورّداً مدعواً أو مقدماً عرضاً، أو يديره أو يعمل فيه؛
• أن يملك الشخص أو قريبه حصة في مورّد، أو تكون له وظيفة فيه، بأجر أو بغير أجر؛
• أن يُعرض على الشخص من مورّد وظيفة أو قرض أو منفعة أخرى أو يقبلها؛
• أن يكون للشخص خلاف شخصي مع مورّد.

D.4.2 واجب الإفصاح والتنحّي

من لديه تضارب في المصالح يعلنه كتابةً لمديره ولجهة الامتثال في المنشأة قبل مشاركته في طلب عروض الأسعار، وفي كل حال فور علمه به. ثم يتنحى عن التقييم وتوصية الترسية والاعتماد بالقدر الذي يبلغه التضارب. وتسجّل المنشأة الإعلان ومن تولّى العمل بدلاً منه. وخطوة الإعلان داخل المنصة مخطط لها، وإلى أن تتوافر تحتفظ المنشأة بسجلها الخاص. والتضارب المفصَح عنه ليس مخالفة في ذاته، أما التضارب المخفي فمخالفة.

D.4.3 ما تفصله المنصة اليوم

لا تسمح المنصة لمن أنشأ طلب عروض أسعار أو طلب شراء باعتماده، وتختار معتمِدين غير مقدّم الطلب. وهذا يفيد، ولا يغني عن واجب الإعلان عن تضارب المصالح.

D.4.4 مورّدون مرتبطون بالمشتري

لا يجوز لشخص في المنشأة المشترية أن ينشئ مورّداً له أو لقريبه فيه مصلحة، أو يحابيه، أو يدعوه، إلا إذا أُعلنت المصلحة وقررت المنشأة كتابةً أن يشارك ذلك المورّد.

D.5 الهدايا والضيافة والمزايا غير المشروعة

D.5.1 ما هو محظور دائماً

• الرشوة: طلب أي شيء ذي قيمة أو قبوله أو عرضه أو الوعد به للتأثير في قرار أو مكافأة عليه، من مورّد أو إليه، مباشرة أو عن طريق شخص آخر.
• العمولات السرية والمبالغ المردودة خفية، وأي ترتيب لأخذ جزء مما يُدفع لمورّد.
• مدفوعات التسهيل: مبالغ صغيرة غير رسمية تُدفع لتسريع إجراء روتيني أو ضمان إنجازه.
• النقد وما في حكمه، مثل القسائم وبطاقات الهدايا والقروض.
• المجاملات: وظائف أو تدريب أو عقود لأقارب، أو تبرعات لجهة يحددها شخص بعينه، أو رعايات، إذا طُلبت أو ارتبطت بعملية شراء.

D.5.2 الهدايا والضيافة: قاعدة القرار

قبل أن يقبل شخص في المنشأة المشترية أي شيء من مورّد، يجيب عن خمسة أسئلة. فإن كانت إجابة أي منها «لا»، اعتذر عن قبوله.

1. هل جميع القرارات المتعلقة بذلك المورّد مغلقة؟ فلا هدية ولا ضيافة ما دام طلب عروض أسعار أو ترسية أو تعديل أمر شراء أو فاتورة أو سداد يخص المورّد مفتوحاً.
2. هل هي متواضعة وغير متكررة، وتدخل في المجاملة المعتادة، كوجبة عمل أو هدية دعائية صغيرة؟
3. هل هي معلنة؟ بأن تُستلم باسم المنشأة، ويستطيع مدير الشخص أن يعلم بها.
4. هل هي ضمن الحد الذي تقرره سياسة المشتري نفسه؟ وهذا الحد تحدده سياسة المشتري نفسه ويُدوَّن في طلب عروض الأسعار.
5. هل يطمئن الشخص إلى اطلاع بقية المتنافسين والمراجعين عليها؟

وأياً كانت الإجابات، لا يجوز قبول الترفيه أو رحلات الترفيه، ولا تكاليف سفر أو إقامة يدفعها مورّد، ولا النقد أو ما في حكمه. وفي زيارات المواقع والمصانع والمعارض، يتحمل كل طرف تكاليف سفره وإقامته، ما لم تنص سياسة المشتري على غير ذلك ويدوّن المشتري ذلك في طلب عروض الأسعار.

D.5.3 المشتري يحدد الحد في كل طلب عروض أسعار

يحدد المشتري حد الهدايا والضيافة وفق سياسته الخاصة، ويذكره في كل طلب عروض أسعار: رقماً، أو كلمة «لا شيء». ولا تحدد بروكيورا مبلغاً. ويذكر من ينشئ الطلب هذا الحد في وصف الطلب. فإن لم يدوّن الطلب حداً فالحد هو لا شيء. وحقل مخصص مع تذكير قبل نشر الطلب مخطط له.

D.5.4 إذا عُرض أمر غير مشروع أو طُلب

يعتذر الشخص، ويدوّن ما حدث، ويبلّغ وفق البند D.13. ومن يطلب من موظفي المشتري هدية أو مبلغاً أو خدمة من مورّد فقد خالف هذه المدونة، وعلى المورّد الذي يُطلب منه ذلك أن يبلّغ.

D.6 المنافسة العادلة وسلامة العروض المختومة

D.6.1 ما هو محظور

لا يجوز لشخص في المنشأة المشترية:

• توجيه طلب عروض الأسعار إلى مورّد بعينه، كأن يكتب مواصفات على مقاس مورّد أو علامة تجارية دون مبرر، أو يدعو مورّدين اختيروا ليخسروا؛
• تجزئة عملية شراء إلى عمليات أصغر لتفادي مستوى اعتماد؛
• إخبار مقدّم عرض بسعر مقدّم عرض آخر أو هويته أو شروطه، أو إعطاء أحدهم معلومات لا تُعطى للآخرين؛
• تمكين مورّد من الاطلاع على عرضه أو تعديله أو «مطابقته» بعد اطلاعه على عروض الآخرين، خارج جولة عروض نهائية مفتوحة لكل مقدم عرض مؤهل؛
• الاتفاق مع مورّد أو أكثر على الأسعار أو على من سيفوز؛
• طلب سعر من مورّد سبق للمشتري أن اتفق عليه مع آخر.

D.6.2 العروض المختومة

تبقى العروض في طلب عروض الأسعار المختوم مغلقة حتى موعد الفتح المعلن. ولا يحاول مستخدم لدى المشتري رؤية عرض مبكراً، ولا يطلب من أحد إظهاره، ولا ينقل محتويات العروض إلى من لا يحتاج إليها للتقييم. وتُظهر المنصة الأسعار بعد فتح العروض فقط. وإذا وصل المشتري عرض أو سعر مبكراً عن طريق الخطأ، توقف وأبلغ بروكيورا ولم يستخدمه.

D.6.3 المواعيد النهائية والتمديد

لا يُقصَّر الموعد النهائي بعد نشر طلب عروض الأسعار. ويُمنح التمديد لكل مقدمي العروض المدعوين في وقت واحد مع بيان السبب.

D.6.4 إذا اتصل به مورّد

يعتذر الشخص، ويدوّن ما قيل، ويبلّغ وفق البند D.13.

D.7 صحة المعلومات

D.7.1 ما يجب أن يكون صحيحاً

كل ما يقدمه المشتري إلى بروكيورا أو إلى مورّد يجب أن يكون صحيحاً وكاملاً ومحدَّثاً: اسم المنشأة وسجلها التجاري ورقمها الضريبي وعنوانها، والمفوَّضون بالتوقيع وحدود الاعتماد، ومضمون كل طلب عروض أسعار، أي الكميات والمواصفات ومكان التسليم وموعده والميزانية حيث تُذكر وشرط السداد ومعايير التقييم وأوزانها والمواعيد.

D.7.2 ما هو محظور

لا يجوز للمشتري استخدام اسم منشأة أخرى أو مستنداتها، ولا فتح حساب باسم غير حقيقي، ولا إعطاء مورّد سبباً غير صحيح لقرار، ولا تعديل المتطلبات أو المعايير أو الأوزان بعد وصول العروض دون إبلاغ كل مقدمي العروض بالطريقة نفسها.

D.7.3 تحديث البيانات

يُبقي المشتري مستخدميه وأدوارهم وحدود اعتمادهم محدَّثة على المنصة، ويسحب صلاحية من يغادر أو تتغير مهامه. ولمسؤول المنشأة المشترية تعطيل مستخدمي المنشأة.

D.7.4 الأخطاء

يُعالَج خطأ المورّد الحقيقي بإنصاف. ولا يستغل المشتري الخطأ عمداً، وإذا اكتشف خطأً أسهم في تصحيحه لمصلحة الطرفين، مع معاملة جميع مقدمي العروض بالمثل.

D.8 العمالة والسلامة

D.8.1 سلوك المشتري نفسه

يلتزم المشتري بنظام العمل السعودي واللوائح ذات الصلة تجاه العاملين لديه، ويفي بالتزامات السعودة المنطبقة على منشأته ضمن برنامج نطاقات. ولا يلجأ إلى التوظيف الوهمي أو إلى أي صورة من صور التستر، وهي محظورة نظاماً.

D.8.2 ما لا يطلبه المشتري من المورّدين

لا يضع المشتري سعراً أو موعداً أو شرطاً لا يمكن استيفاؤه إلا بمخالفة نظام العمل أو السلامة، ولا يطلب من مورّد استخدام عمل قسري أو استعبادي أو تشغيل أطفال، أو احتجاز وثائق عماله أو أجورهم.

D.8.3 العاملون لدى المورّدين في مقرات المشتري

إذا عمل موظفو مورّد في مقرات المشتري أو مواقعه، وفّر لهم المشتري قواعد السلامة والمعدات والتهيئة التي يتطلبها النظام والموقع، وعاملهم باحترام. ولا يسمح بالتحرش أو الإساءة أو التمييز.

D.8.4 فرص متكافئة

يبقي المشتري حواجز الدخول في أدنى ما تقتضيه الحاجة، ليتمكن من المنافسة أصحاب المنشآت الصغيرة والمتوسطة القادرون، ومنهم من تقودهن النساء ويقودهم الشباب. ولا يضع شروطاً غير لازمة لاستبعاد المورّدين.

D.8.5 الاسترشاد

يستند هذا البند إلى الإطار الوطني للعمل وإلى مستهدفات رؤية 2030 في التوظيف الوطني والتمكين وإلى إرشادات ISO 26000 في المسؤولية الاجتماعية. ولا تشترط بروكيورا شهادة ISO 26000.

D.9 البيئة والمجتمع

إذا استخدم المشتري معايير للاستدامة أو التوريد المسؤول، ذكرها في طلب عروض الأسعار مع وزنها، ليتمكن كل مقدم عرض من الإجابة عنها. ولا يعتمد عليها في التقييم إن لم تكن معلنة.

وتشجع بروكيورا المحتوى المحلي ولا تشترطه: التوريد المحلي، والتوظيف المحلي، والتدريب، والشراكة مع المنشآت الصغيرة والمتوسطة، انسجاماً مع رؤية 2030. والمشتري الذي يطلب معلومات المحتوى المحلي يبيّن في الطلب ما يريده وكيف سيُوزن، ولا يتخذه سبباً غير معلن لاستبعاد مورّد.

D.10 السرية وحماية البيانات

D.10.1 معلومات المورّدين

أسعار المورّد وجداوله المسعّرة وعروضه الفنية ومستنداته وشهاداته وبياناته البنكية وغيرها مما يقدمه على بروكيورا سرية. ويستخدمها المشتري فقط في عملية الشراء التي قُدمت من أجلها، وفي أمر الشراء والعقد والسداد الناتجة عنها. ويقصر الاطلاع عليها على من يحتاج إليها. ولا يعطيها لمورّد آخر ولا لطرف ثالث، عدا مستشاريه الملزَمين بالسرية لهذا الغرض. ويستمر هذا الواجب بعد انتهاء الطلب. ولا يسري على ما يوجب النظام الإفصاح عنه.

D.10.2 البيانات الشخصية

أسماء موظفي المورّد وأرقام هواتفهم وبريدهم الإلكتروني التي يعلمها المشتري عبر بروكيورا لا تُستخدم إلا في المعاملة، ووفق نظام حماية البيانات الشخصية. ولا تُستخدم في التسويق ولا تُدرج في قوائم. ويُبلَّغ دون تأخير عن أي خرق يمس بيانات شخصية إلى بروكيورا (security@procuraksa.com) وإلى المورّد المعني.

D.10.3 لا جمع آلي ولا التفاف على الضوابط

لا يجمع المشتري بيانات من بروكيورا بالكشط أو الجمع الكمي، ولا يستخرجها بوسائل آلية، ولا يلتف على ضوابط الوصول أو حدود الطلبات، ولا يعكس هندسة المنصة، وفق ما تقضي به سياسة الاستخدام المقبول. ولا يستخدم دليل المورّدين للاتصال بمورّدين لأغراض لا صلة لها بمشترياته.

D.10.4 بيانات الدخول

يستخدم كل شخص حسابه، المرتبط بفرد معروف بالاسم. ولا تُشارك رموز الدخول والجلسات والدخول عبر جوجل ولا تُسلَّم لأحد. ويُبلَّغ فوراً عن أي اشتباه في اختراق حساب إلى security@procuraksa.com.

D.10.5 البيانات البنكية

لا تُستخدم البيانات البنكية للمورّد إلا لسداد مستحقاته. ولا يعمل المشتري بطلب، من أي جهة، لتغييرها عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف. فالتغيير يجريه المورّد على المنصة، ويُحجز إلى أن تتحقق منه بروكيورا.

D.10.6 كيف تحمي المنصة العروض

تُشفَّر العروض عند تقديمها. وفي المنتج، ليس لأي حساب مشغّل لدى بروكيورا صلاحية قراءة العروض، ففي طلب عروض الأسعار المختوم تبقى مغلقة حتى موعد الفتح. ولا يجوز للعاملين في بروكيورا البحث عن طريق آخر للالتفاف على ذلك. ومن يعتقد من المشترين أن ذلك حدث، فليبلّغ وفق البند D.13.

D.11 السلوك على المنصة

D.11.1 الحسابات

الحساب الواحد لشخص واحد. ولا تُشارك بيانات الدخول. وتطابق الأدوار وحدود الاعتماد ما يُفوَّض به كل شخص.

D.11.2 عدم التحايل على المنصة

إذا بدأت المعاملة على بروكيورا، سواء كانت طلب عروض أسعار أو دعوة أو استيضاحاً أو عرضاً أو طلب عرض سعر أو ترسية، أتمّها المشتري عليها، بحيث يُسجَّل العرض والترسية وأمر الشراء والتسليم والفاتورة فيها. ولا يجوز له نقل المعاملة خارج المنصة بقصد تفادي سجل التدقيق أو ضوابط الاعتماد لديه أو إجراءات العروض المختومة أو بقية المتنافسين. ولا تقيّد هذه القاعدة التعاملات التي لم تبدأ على بروكيورا.

D.11.3 لا طلبات ولا عروض ولا حسابات وهمية

لا يصدر المشتري طلب عروض أسعار لا ينوي العمل به، ولا ينشئ حسابات باسم مورّدين أو يستخدمها، ولا يُدخل عروضاً باسم مورّد أو عبر طرف ذي صلة لتحريك الأسعار.

D.11.4 الترسية وأوامر الشراء

يتبع الترسيةَ أمرُ شراء كما ورد في الطلب. ولا يلغي المشتري طلباً رُسّي دون سبب مدوَّن، ولا يغيّر الشروط بعد الترسية إلا بموافقة المورّد عبر أمر تغيير على المنصة، ولا يستغل الترسية لانتزاع تنازل لم يكن جزءاً من الطلب.

D.11.5 توقعات السداد

يذكر كل طلب عروض أسعار وكل أمر شراء شرط السداد. ويسدد المشتري الفاتورة الصحيحة وفق ذلك الشرط. والفاتورة الصحيحة هي فاتورة ضريبية سليمة تطابق أمر الشراء وإشعار الاستلام. وإذا نوزع في جزء من الفاتورة، سدد المشتري الجزء غير المتنازع عليه في موعده، وبيّن كتابةً خلال المدة ما نوزع فيه وسببه. ولا يعلّق المشتري السداد على خصم أو تخفيض أو منفعة لم يتفق عليها في أمر الشراء، ولا يحتجز السداد وسيلة ضغط، ولا يغيّر الشرط بعد الترسية. وشرط السداد نفسه قرار تجاري للمشتري، ولا تحدد هذه المدونة عدداً من الأيام.

D.11.6 الأعطال في المنصة

إذا وجد المشتري خطأً أو ضعفاً في بروكيورا يمنح ميزة غير عادلة أو يكشف بيانات، توقف عن استغلاله وأبلغ security@procuraksa.com. ولا يختبر أمن المنصة دون إذن كتابي.

D.11.7 التقييم الأمين

تكون التقييمات التي تُعطى للمورّدين بعد سداد الطلب أمينة ومبنية على وقائع. ويقيّم المورّدون المشتري في وضوح المواصفات واستقرار نطاق العمل والاستجابة والسلوك وتوقيت السداد والسلوك في النزاعات، وهذه المدونة هي المعيار لتلك التقييمات.

D.12 واجبات خاصة بالمشتري

D.12.1 مواصفات واضحة

يبيّن طلب عروض الأسعار ما يُطلب بعبارات يستطيع المورّد تسعيرها: الكميات والمواصفات والمقاييس ومكان التسليم وموعده ومعايير التقييم وأوزانها وشرط السداد وحد الهدايا والضيافة وتاريخ الموعد النهائي ووقته.

D.12.2 معلومات متساوية

يحصل كل مقدم عرض مدعو على المعلومات نفسها في الوقت نفسه. ويُجاب عن سؤال أحد مقدمي العروض للجميع. وتنشر المنصة كل إجابة لكل مقدم عرض دون ذكر اسم السائل، ويجيب المشتري عبر هذه القناة لا بصورة خاصة.

D.12.3 لا هندسة عكسية لأسعار المورّدين

لا يستخدم المشتري سعر مورّد أو هيكل تكلفته أو شروطه لبناء بديل، أو للضغط على مورّد آخر، أو لإخبار طرف ثالث بما عرضه المورّد الأول. ولا يطلب من مقدمي العروض الكشف عن تفاصيل تكلفتهم أكثر مما ورد في الطلب.

D.12.4 التقييم وفق المعايير المعلنة

تُقيَّم العروض وفق المعايير والأوزان المعلنة في طلب عروض الأسعار، على يد مقيِّمين أعلنوا ما لديهم من تضارب في المصالح. وتُسجَّل الدرجات. وفي الطلب ذي المظروفين تُعطى الدرجة الفنية قبل فتح الأسعار ولا تُغيَّر بعد ذلك.

D.12.5 تعليل الترسية والتغذية الراجعة

تسجّل الترسية سبب الاختيار، ولا سيما إذا لم يكن الأقل سعراً. وتصدر بروكيورا لمقدمي العروض غير الفائزين إفادة تبيّن ترتيبهم ونطاق الفارق والعامل الحاسم، ولا تبيّن سعر الفائز ولا اسمه. ويقدّم المشتري عند الطلب تغذية راجعة مفيدة أخرى لمقدمي العروض غير الفائزين، دون الكشف عن معلومات سرية لمقدم عرض آخر.

D.12.6 لا طلبات بسوء نية

لا يصدر المشتري طلب عروض أسعار إلا إذا كان ينوي الشراء، أو يذكر في الطلب بوضوح أنه استطلاع للسوق. ولا يستخدم الطلب لجمع تصاميم أو استشارات مجانية، أو لمعرفة أسعار المنافسين، أو للضغط على مورّد قائم.

D.12.7 التغيير والنزاعات والمرتجعات

يغيّر المشتري الكميات أو المواصفات أو الأسعار أو المواعيد بأمر تغيير على المنصة. ويرفع النزاعات والمرتجعات عبر المنصة بحسن نية، ويلتزم بالوقائع، ويشارك في الوساطة بإنصاف.

D.12.8 عدم الانتقام

لا يعاقب المشتري مورّداً لأنه طرح سؤال استيضاح، أو اعتذر عن تقديم عرض، أو رفع نزاعاً، أو أبلغ عن مخالفة.

D.12.9 حماية بيانات المورّدين

يحمي المشتري بيانات المورّدين وفق البند D.10، ويبلّغ بروكيورا سريعاً إذا علم أنها فُقدت أو كُشفت أو أُسيء استخدامها.

D.13 كيفية الإبلاغ عن مخالفة أو شبهة

يجوز لأي شخص أن يبلّغ عن مخالفة أو شبهة تتعلق بالسلوك على بروكيورا، أو عن خرق لهذه المدونة أو للمدونة المكمِّلة لها، عبر البريد ethics@procuraksa.com. ويشمل ذلك المورّد والمشتري والمستخدم والمورّد من الباطن والموظف وأي فرد من الجمهور.

D.13.1 ما الذي يُبلَّغ عنه

• اشتباه في رشوة، أو هدية أو ضيافة تخالف القواعد؛
• تضارب مصالح لم يُفصَح عنه؛
• تواطؤ في العروض، أو عروض صورية، أو إشارات سعرية بين المتنافسين؛
• تسريب عرض أو سعر أو معلومة سرية؛
• مستند أو ادعاء غير صحيح، أو حساب وهمي؛
• محاولة إخراج معاملة من المنصة لتفادي السجل؛
• عمل قسري أو تشغيل أطفال أو ظروف عمل غير آمنة في سلسلة التوريد؛
• إساءة استخدام بيانات شخصية أو حساب شخص آخر؛
• انتقام بسبب بلاغ أو سؤال أو شكوى؛
• أي أمر آخر يتعارض مع هذه المدونة.

D.13.2 ما الذي يُذكر في البلاغ

ما حدث، ومتى، ورقم طلب عروض الأسعار أو العرض أو أمر الشراء أو الفاتورة، ومن شارك فيه، وأي مستند أو رسالة تثبته. ويجوز تقديم البلاغ دون ذكر الاسم، غير أن بروكيورا لن تتمكن حينئذ من توجيه أسئلة المتابعة، وقد يصعب اتخاذ إجراء بشأن بلاغ قليل التفاصيل.

وللإبلاغ عن ثغرة أمنية يُراسَل security@procuraksa.com، ولطلبات البيانات الشخصية يُراسَل privacy@procuraksa.com.

D.13.3 السرية

لا يطّلع على البلاغ إلا من يحتاج إليه لتقييمه واتخاذ الإجراء المناسب. ولا تُخبر بروكيورا الشخص المُبلَّغ عنه بهوية مقدّم البلاغ، وتحمي هويته بالقدر الذي يسمح به النظام. وقد يوجب النظام أو جهة مختصة الإفصاح في بعض الحالات.

D.13.4 عدم الانتقام

لا تسمح بروكيورا بالانتقام من أي شخص يبلّغ بحسن نية أو يساعد في المراجعة، سواء ثبتت صحة البلاغ أم لم تثبت. ويشمل الانتقام إنهاء التعامل واستبعاد المورّد من الدعوات وخفض التقييم والتهديد وأي ضرر آخر. والانتقام في ذاته مخالفة جسيمة لهذه المدونة، سواء صدر من مشتر أو من مورّد. ولا يفقد من يبلّغ بحسن نية مكانته أو دعواته أو تقييماته على بروكيورا بسبب ذلك. ويُعدّ البلاغ الكيدي أو المختلَق عن علم مخالفة أيضاً.

D.13.5 الجهات المختصة

ليس في هذه المدونة ما يمنع أي شخص من الإبلاغ إلى جهة مختصة، مثل هيئة الرقابة ومكافحة الفساد (نزاهة) أو الهيئة العامة للمنافسة أو الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).

D.13.6 ما تفعله بروكيورا بالبلاغ

تقرأ بروكيورا كل بلاغ وتقرر ما إذا كان يدخل في نطاق دورها، وتطبّق المعيار نفسه أياً كان حجم العميل المعني. وتُعلم مقدّم البلاغ بالنتيجة متى أمكن ذلك دون الإضرار بالسرية. ولا تحدد هذه النسخة مدة ثابتة للرد، وهي نقطة مفتوحة للمستشار القانوني.

والقناة اليوم صندوق بريد تتم متابعته. ومن المخطط له توفير نموذج «الإبلاغ عن مخالفة» داخل المنصة برقم بلاغ.

D.14 كيف تتعامل بروكيورا مع المخالفات

D.14.1 استجابة متدرّجة

تتناسب استجابة بروكيورا مع المخالفة. وتنظر في جسامتها، وهل كانت متعمّدة، وهل تكررت، وحجم الضرر، ومدى تعاون الشخص أو المنشأة. والخطوات التالية سلّم متدرج وليست ترتيباً ثابتاً: فقد تبدأ المخالفة الجسيمة من درجة أعلى، وقد تُتجاوز إحدى الخطوات.

وللمنصة أن تطلب إجراءً تصحيحياً، مثل تصحيح بيانات أو سحب عرض غير صحيح أو رد منفعة غير مشروعة، وأن تسجّل النتيجة في سجل الحساب. ويجوز تطبيق الإيقاف قبل اكتمال المراجعة إذا لزم ذلك لمنع ضرر جسيم، مثل الاحتيال أو الرشوة أو تزوير المستندات أو خطر أمني، ويصدر الإخطار بعدها مباشرة.

D.14.2 الإجراءات العادلة

قبل أي قرار يقيّد الحساب، تُبلغ بروكيورا الشخص أو المنشأة كتابةً بما نُسب إليه وببند هذه المدونة المنطبق، وتمنحه مهلة معقولة، يحددها الإخطار بما يناسب الحالة، للرد وتقديم المستندات. وتنظر بروكيورا في الرد وتصدر قرارها كتابةً مع أسبابه. ويجوز التظلم من القرار بمراسلة ethics@procuraksa.com، وينظر في التظلم شخص لم يشارك في القرار الأول.

وبروكيورا ليست محكمة. فهي لا تفصل في مطالبات العقود بين المشتري والمورّد، إذ إن أمر الشراء شأنهما، وتتوافر لهما وظيفة النزاعات في المنصة. ولا يحدّ قرار يصدر وفق هذه المدونة من أي حق مقرر بموجب النظام أو العقد، ولا من أي إجراء تتخذه جهة مختصة.

D.14.3 ما تستطيع المنصة فعله اليوم وما هو مخطط له

D.15 معاني بعض المصطلحات

الجزء E: الخصوصية ومعالجة البيانات

E.1 سياسة الخصوصية

E.1.1 مقدمة

توضح سياسة الخصوصية هذه كيفية قيام xxxxxxx ("بروكيورا" أو "نحن") بجمع البيانات الشخصية ومعالجتها واستخدامها وتخزينها والإفصاح عنها وحمايتها عند استخدام موقع بروكيورا وتطبيقاتها ومنصتها وخدمات المشتريات وخدمات الموردين وقنوات الدعم والخدمات المرتبطة بها.

تم إعداد هذه السياسة بما يتوافق مع الأنظمة واللوائح السعودية المعمول بها، بما في ذلك نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التنفيذية بحسب انطباقها.

E.1.2 الجهة المسؤولة

الاسم القانوني: xxxxxxx
السجل التجاري: xxxxxxx
العنوان: xxxxxxx
الموقع: https://www.procuraksa.com
جهة الاتصال المعنية بالخصوصية: privacy@procuraksa.com

تتولى جهة الاتصال هذه استقبال طلبات الخصوصية والاستفسارات المتعلقة بحماية البيانات الشخصية والرد عليها.

وفي الحالات التي يتطلب فيها النظام تعيين مسؤول حماية بيانات، ستقوم بروكيورا بتعيين المسؤول المناسب وفقاً للمتطلبات النظامية.

E.1.3 صفة بروكيورا: جهة تحكم أو جهة معالجة

قد تعمل بروكيورا بحسب طبيعة النشاط كالتالي:

E.1.3.1 جهة تحكم

عندما تحدد بروكيورا أغراض ووسائل معالجة البيانات الشخصية الخاصة بأنشطتها، مثل:

• إدارة الحسابات؛
• أمن المنصة؛
• الفوترة؛
• خدمة العملاء؛
• الالتزامات النظامية؛
• إدارة الخدمات؛
• التسويق المباشر في الحالات المسموح بها.

E.1.3.2 جهة معالجة

عندما تقوم بروكيورا بمعالجة البيانات الشخصية نيابة عن المشتري أو المورد ووفق تعليماته.

ويتم تحديد الصفة وفق طبيعة المعالجة والاتفاقية ذات الصلة.

E.1.4 البيانات التي قد نجمعها

بحسب استخدامك للمنصة، قد نجمع:

E.1.4.1 بيانات الهوية

• الاسم؛
• المسمى الوظيفي؛
• المنشأة؛
• الدور الوظيفي.

E.1.4.2 بيانات التواصل

• البريد الإلكتروني؛
• رقم الهاتف؛
• عنوان العمل؛
• تفضيلات التواصل.

E.1.4.3 بيانات الحساب

• بيانات الدخول؛
• إعدادات الحساب؛
• اللغة؛
• التفضيلات؛
• سجلات المصادقة.

E.1.4.4 بيانات المنشأة

• اسم الشركة؛
• السجل التجاري؛
• الرقم الضريبي؛
• العنوان؛
• بيانات المفوضين.

E.1.4.5 بيانات المشتريات

• طلبات الشراء؛
• طلبات عروض الأسعار؛
• عروض الموردين؛
• أوامر الشراء؛
• العقود؛
• الفواتير؛
• بيانات التسليم؛
• التقييمات؛
• المراسلات.

E.1.4.6 البيانات المالية والتجارية

عند الحاجة:

• البيانات البنكية؛
• بيانات الفواتير؛
• بيانات الاشتراك؛
• بيانات الدفع.

E.1.4.7 البيانات التقنية

• عنوان IP؛
• نوع الجهاز؛
• المتصفح؛
• نظام التشغيل؛
• سجلات النظام؛
• سجلات الأمان والمصادقة.

E.1.4.8 بيانات التحقق من المنشأة

رقم السجل التجاري وما يقابله من بيانات التسجيل (الاسم القانوني والحالة والتواريخ)، عند تفعيل خدمة الفحص الحي لدى مزود بيانات السجل التجاري. وهذه الخدمة مخطط لها وغير مفعلة في هذا الإصدار، ولا يُرسل شيء إلى أي مزود حالياً.

E.1.4.9 بيانات الإثبات والتدقيق

سجل التدقيق المترابط بالبصمات (الإجراءات والاعتمادات والموافقات، مع التوقيت ومعرّف المستخدم)، وسجلات قبول الوثائق القانونية ببصماتها، وحزم الأدلة التي يصدّرها المستخدمون المخوّلون.

وتلتزم بروكيورا بمبدأ تقليل البيانات وعدم جمع البيانات الشخصية التي لا تكون ضرورية للغرض المحدد، وفق المتطلبات النظامية ذات العلاقة.

E.1.5 البيانات الحساسة

لا تستهدف بروكيورا جمع البيانات الشخصية الحساسة إلا عند وجود حاجة مشروعة ونظامية لذلك.

ويجب على المستخدم عدم إدخال بيانات حساسة في سجلات المشتريات إلا إذا كانت ضرورية ومسموحاً بمعالجتها نظاماً.

E.1.6 أغراض معالجة البيانات

قد تتم معالجة البيانات الشخصية لأغراض تشمل:

• إنشاء وإدارة الحسابات.
• المصادقة.
• تشغيل عمليات المشتريات.
• ربط المشترين بالموردين.
• إدارة طلبات عروض الأسعار.
• استقبال عروض الأسعار.
• إدارة الاشتراكات.
• الفوترة.
• خدمة العملاء.
• أمن المنصة.
• منع الاحتيال وإساءة الاستخدام.
• السجلات والتدقيق.
• التحقق من بيانات المنشأة والسجل التجاري، عند تفعيل هذه الخدمة.
• الالتزام بالأنظمة.
• حل النزاعات.
• تنفيذ الاتفاقيات.
• تطوير وتحسين الخدمات.
• الإشعارات التشغيلية.
• التسويق المباشر في الحالات المسموح بها.

ويجب أن تكون أغراض جمع البيانات مرتبطة مباشرة بأغراض الجهة وألا تتم معالجة البيانات بطريقة تتعارض مع الغرض الذي جُمعت من أجله إلا في الحالات التي يسمح بها النظام.

E.1.7 الأساس النظامي للمعالجة

تتم معالجة البيانات الشخصية وفق الحالات المسموح بها بموجب نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التنفيذية، وقد تشمل:

• موافقة صاحب البيانات؛
• تنفيذ الالتزامات التعاقدية؛
• الالتزام بالالتزامات النظامية؛
• المصالح المشروعة في الحالات المسموح بها؛
• حماية المصالح الحيوية؛
• أي أساس آخر يسمح به النظام.

وعندما تكون الموافقة هي الأساس، يتم توثيقها وتمكين صاحب البيانات من سحبها وفق المتطلبات النظامية.

E.1.8 المعلومات عند جمع البيانات

عند جمع البيانات الشخصية، ستقدم بروكيورا، بحسب المتطلبات النظامية، المعلومات المتعلقة بـ:

• هوية الجهة؛
• وسائل التواصل؛
• الغرض؛
• الأساس النظامي؛
• البيانات الإلزامية والاختيارية؛
• مدة الاحتفاظ أو معيار تحديدها؛
• حقوق صاحب البيانات؛
• طريقة سحب الموافقة؛
• الجهات التي قد يتم الإفصاح لها؛
• النقل أو المعالجة خارج المملكة عند انطباقها.

وتتوافق هذه العناصر مع متطلبات الحق في العلم الواردة في النظام واللوائح التنفيذية.

E.1.9 الإفصاح عن البيانات

قد يتم الإفصاح عن البيانات للجهات التالية عند الحاجة وبالقدر المسموح به:

• المشتري ذي الصلة؛
• المورد ذي الصلة؛
• المستخدمين المخولين داخل المنشأة؛
• مزودي الخدمات التقنية؛
• مزودي الاستضافة؛
• مزودي الدفع؛
• مزودي الاتصالات؛
• المستشارين والجهات المهنية؛
• الجهات الحكومية؛
• الجهات القضائية أو المختصة عندما يكون ذلك مطلوباً نظاماً.

E.1.10 مشاركة بيانات المشتري والمورد

تتطلب طبيعة المنصة مشاركة بعض بيانات المنشآت والمستخدمين بين المشتري والمورد لتنفيذ عمليات المشتريات.

وقد تشمل البيانات:

• اسم المنشأة؛
• بيانات التواصل المهنية؛
• ملف المورد؛
• عروض الأسعار؛
• طلبات عروض الأسعار؛
• أوامر الشراء؛
• بيانات التسليم؛
• بيانات الفواتير.

وتتم المشاركة وفق صلاحيات الوصول وإعدادات المنصة والأنظمة المعمول بها.

E.1.11 مزودو الخدمات

قد تستخدم بروكيورا أطرافاً أخرى لتقديم خدمات مثل:

• الاستضافة؛
• البنية التحتية؛
• الأمن السيبراني؛
• البريد الإلكتروني؛
• الرسائل النصية؛
• المصادقة؛
• الدفع؛
• تخزين الوثائق؛
• الدعم الفني؛
• المراقبة والتحليلات.

وتتخذ بروكيورا التدابير التعاقدية والتقنية المناسبة وفقاً للمتطلبات النظامية.

E.1.12 نقل البيانات خارج المملكة

إذا تطلب تشغيل خدمة معينة نقل أو إتاحة بيانات شخصية خارج المملكة، فإن بروكيورا تلتزم بالمتطلبات والضوابط المتعلقة بنقل البيانات الشخصية خارج المملكة.

وقد تشمل الضمانات، بحسب الحالة:

• البنود التعاقدية القياسية؛
• القواعد المشتركة الملزمة؛
• تقييم مخاطر النقل؛
• تقليل البيانات؛
• الضوابط الأمنية؛
• أي ضمانات أخرى يجيزها النظام.

وتنظم اللوائح السعودية عمليات نقل البيانات الشخصية خارج المملكة وتحدد الضمانات والتقييمات المطلوبة في الحالات ذات الصلة.

وتُستضاف المنصة حالياً لدى مزود بنية سحابية مُدارة في الاتحاد الأوروبي (فرانكفورت، ألمانيا)، أي خارج المملكة، والاستضافة داخل المملكة مخطط لها. وتُدرج المعالجات الفرعية الحالية ومواقعها في ملحق المعالجين الفرعيين.

ولا تدعي بروكيورا أن جميع البيانات تتم استضافتها داخل المملكة إلا إذا كان ذلك صحيحاً فعلياً.

E.1.13 أمن المعلومات والبيانات

تطبق بروكيورا تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة لحماية البيانات، وقد تشمل:

• التشفير؛
• التحكم في الوصول؛
• المصادقة متعددة العوامل؛
• التسجيل والمراقبة؛
• حماية الشبكات؛
• إدارة الثغرات؛
• النسخ الاحتياطي؛
• إجراءات الاستجابة للحوادث.

ولا يمكن ضمان أن أي نظام إلكتروني محصن بشكل مطلق من جميع المخاطر.

E.1.14 حوادث وتسرب البيانات الشخصية

تطبق بروكيورا إجراءات لاكتشاف الحوادث الأمنية واحتوائها والتحقيق فيها ومعالجتها.

وعند انطباق متطلبات الإبلاغ النظامية، تلتزم بروكيورا بالإجراءات والمواعيد المحددة في نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التنفيذية.

وتنص اللائحة التنفيذية على الإبلاغ عن حوادث تسرب البيانات الشخصية المؤهلة للجهة المختصة خلال مدة لا تتجاوز 72 ساعة من وقت العلم بالحادث، وفق الشروط المحددة في اللائحة.

وتعتمد بروكيورا إجراءً داخلياً موثقاً للحوادث، تبدأ فيه المدة من لحظة علم أي من العاملين لديها بالحادث لا من لحظة تأكيده، وتُسجَّل فيه كل واقعة وقرارها ولو لم يُبلَّغ عنها. وحين تعمل بروكيورا جهة معالجة تبلغ جهة التحكم دون تأخير غير مبرر. ولا يوجد حالياً كشف آلي للحوادث ولا مؤقت آلي للمدة، ويُمسك سجل الحوادث يدوياً.

E.1.15 الاحتفاظ بالبيانات

تحتفظ بروكيورا بالبيانات الشخصية للمدة اللازمة لتحقيق الغرض الذي جُمعت من أجله أو للفترة التي تتطلبها الأنظمة والالتزامات التعاقدية.

وقد تختلف مدة الاحتفاظ بحسب:

• حالة الحساب؛
• العلاقة التعاقدية؛
• السجلات الشرائية؛
• المتطلبات المحاسبية؛
• المتطلبات الضريبية؛
• متطلبات التدقيق؛
• النزاعات؛
• المتطلبات النظامية.

وعند انتهاء الحاجة النظامية أو التشغيلية للبيانات، تتخذ بروكيورا الإجراءات المناسبة لحذفها أو إتلافها أو إخفاء هويتها وفقاً للمتطلبات النظامية.

ويبيّن ملحق جدول الاحتفاظ فئات البيانات والمدد والإجراء المقترح لكل منها. وهذه المدد مقترحات لم يعتمدها المالك ولا المستشار القانوني بعد، ولا تنفذ بروكيورا أي حذف أو إخفاء هوية لبيانات العملاء بموجبها قبل اعتمادها.

E.1.16 حقوق أصحاب البيانات

وفقاً للأنظمة واللوائح المعمول بها، قد تشمل حقوق صاحب البيانات:

• الحق في العلم؛
• الحق في الوصول إلى البيانات؛
• الحق في الحصول على نسخة قابلة للقراءة؛
• الحق في طلب التصحيح؛
• الحق في استكمال أو تحديث البيانات؛
• الحق في طلب الإتلاف عندما تكون البيانات غير لازمة؛
• الحق في سحب الموافقة حيث تكون الموافقة هي الأساس النظامي؛
• الحق في تقديم شكوى؛
• الحقوق الأخرى التي يقررها النظام.

وتقر منظومة حماية البيانات الشخصية السعودية بهذه الحقوق وفق الضوابط والاستثناءات النظامية.

E.1.17 كيفية ممارسة الحقوق

يمكن إرسال طلبات الخصوصية إلى:

البريد الإلكتروني: privacy@procuraksa.com

ويجب أن يتضمن الطلب، قدر الإمكان:

• الاسم؛
• المنشأة؛
• بيانات التواصل؛
• نوع الطلب؛
• المعلومات اللازمة للتحقق من الهوية.

ويجوز لبروكيورا طلب معلومات تحقق معقولة قبل تنفيذ الطلب لحماية البيانات من الإفصاح غير المصرح به.

وتجيب بروكيورا عن الطلبات خلال المدة التي تقررها الأنظمة، وتحتفظ بسجل لكل طلب وقراره. وحين تعالج بروكيورا البيانات بصفتها جهة معالجة نيابة عن العميل، تحيل الطلب إلى جهة التحكم وتبلغ صاحب الطلب بذلك.

E.1.18 دقة البيانات

يتحمل المستخدم مسؤولية تحديث بياناته الشخصية وبيانات منشأته.

وتتخذ بروكيورا التدابير المناسبة للحفاظ على دقة البيانات وفقاً للمتطلبات النظامية.

E.1.19 التسويق المباشر

قد تستخدم بروكيورا بيانات التواصل لإرسال:

• تحديثات المنصة؛
• الخدمات الجديدة؛
• الفعاليات؛
• المحتوى التعليمي؛
• العروض التجارية؛

في الحدود التي يسمح بها النظام.

وعندما تكون الموافقة مطلوبة، سيتم الحصول عليها وفقاً للمتطلبات النظامية، مع توفير وسيلة مناسبة لإلغاء الاشتراك أو إدارة التفضيلات.

E.1.20 ملفات تعريف الارتباط

قد تستخدم بروكيورا ملفات تعريف الارتباط والتقنيات المشابهة لأغراض:

• المصادقة؛
• الأمان؛
• تشغيل المنصة؛
• التفضيلات؛
• التحليلات؛
• تحسين الأداء.

وقد تصدر بروكيورا سياسة مستقلة لملفات تعريف الارتباط.

E.1.21 الأطفال

منصة بروكيورا مخصصة للاستخدام التجاري والمؤسسي وليست موجهة للأطفال.

ولا تستهدف بروكيورا جمع بيانات شخصية من الأطفال لاستخدام المنصة بصورة مستقلة.

E.1.22 روابط الجهات الأخرى

قد تحتوي المنصة على روابط إلى مواقع أو خدمات خارجية.

ولا تتحمل بروكيورا مسؤولية سياسات الخصوصية أو ممارسات الأطراف الخارجية.

E.1.23 تعديل سياسة الخصوصية

يجوز لبروكيورا تعديل هذه السياسة من وقت لآخر.

وسيتم توضيح تاريخ السريان للنسخة الجديدة، وإشعار المستخدم بالتغييرات الجوهرية من خلال الوسائل المناسبة متى كان ذلك مطلوباً.

E.2 ملحق معالجة البيانات

E.2.1 الغرض

يطبق هذا الملحق عندما تعمل منصة بروكيورا بصفتها جهة معالجة للبيانات الشخصية نيابة عن العميل، وهو المشتري أو المورد بحسب الحال، الذي يعمل بصفته جهة تحكم.

ويعد هذا الملحق جزءاً من اتفاقية المشتري أو اتفاقية المورد بحسب الحال، وتكون أحكامه مقدمة في موضوع حماية البيانات على أي نص عام يتعارض معه.

تتطلب اللوائح التنفيذية عند اختيار جهة معالجة أن يتضمن الاتفاق غرض المعالجة وفئات البيانات ومدة المعالجة والتزامات الإبلاغ عن التسرب وبعض المتطلبات الأخرى، كما تنظم المعالجات الفرعية.

E.2.2 أدوار الطرفين

العميل (المشتري أو المورد): جهة التحكم.

بروكيورا: جهة المعالجة، في حدود البيانات التي تعالجها نيابة عن العميل.

ولا يمنع ذلك أن تعمل بروكيورا كجهة تحكم مستقلة في بيانات الحساب والفوترة والأمن والامتثال وغيرها من المعالجات التي تحدد بروكيورا أغراضها ووسائلها بصورة مستقلة.

E.2.3 موضوع المعالجة

تشمل المعالجة – بحسب الخدمة –:

• إدارة الحساب؛
• إدارة المستخدمين؛
• المشتريات؛
• الموردين؛
• RFQs؛
• العروض؛
• العقود؛
• أوامر الشراء؛
• الفواتير؛
• الاستلام؛
• التقارير؛
• الاتصالات؛
• الدعم.

E.2.4 مدة المعالجة

تبدأ المعالجة عند تفعيل الخدمة وتستمر طوال مدة الاتفاقية، ثم يتم حذف أو إعادة البيانات وفق تعليمات العميل، ما لم يكن الاحتفاظ مطلوباً نظاماً أو لازماً لإثبات حق أو التزام.

E.2.5 فئات أصحاب البيانات

قد تشمل:

• موظفي العميل؛
• ممثلي الموردين؛
• موظفي الموردين؛
• العملاء التجاريين؛
• جهات الاتصال؛
• المستخدمين؛
• أطراف المعاملات.

E.2.6 فئات البيانات

قد تشمل:

• الاسم؛
• الوظيفة؛
• بيانات الاتصال؛
• بيانات الحساب؛
• سجلات الدخول؛
• بيانات المعاملات؛
• بيانات الفوترة؛
• بيانات الحسابات البنكية عند الحاجة؛
• البيانات المهنية؛
• بيانات الموقع التقني؛
• بيانات المستندات.

ولا يجوز معالجة بيانات حساسة إلا إذا كان ذلك لازماً ومسموحاً نظاماً ومحدداً في تعليمات العميل أو الاتفاق.

E.2.7 تعليمات جهة التحكم

تلتزم بروكيورا بمعالجة البيانات وفق:

• الاتفاقية؛
• هذا الملحق؛
• تعليمات العميل المشروعة؛
• المتطلبات النظامية.

إذا اعتقدت بروكيورا أن تعليمات العميل تخالف النظام، يجوز لها إشعار العميل بذلك قبل التنفيذ متى كان ذلك مسموحاً نظاماً.

E.2.8 السرية

يلتزم موظفو بروكيورا والأشخاص المخولون بالوصول إلى البيانات بالحفاظ على سريتها.

E.2.9 أمن المعالجة

تطبق بروكيورا تدابير مناسبة تشمل، بحسب طبيعة المعالجة:

• التحكم في الوصول؛
• التشفير؛
• النسخ الاحتياطي؛
• إدارة الحسابات؛
• مراقبة الأحداث؛
• إدارة الثغرات؛
• خطط الاستجابة للحوادث.

E.2.10 المعالِجون الفرعيون

يجوز لبروكيورا استخدام معالِجين فرعيين عند الحاجة لتقديم الخدمة.

تختار بروكيورا المعالِج الفرعي وفق معايير حماية مناسبة.

وتتأكد من إلزامه تعاقدياً بمستوى حماية مناسب.

وتُنشر قائمة المعالِجين الفرعيين الحاليين ومواقعهم في ملحق المعالِجين الفرعيين. وتطبق بروكيورا آلية إشعار واعتراض حيثما كانت مطلوبة بموجب الاتفاق أو النظام. وتنص اللوائح التنفيذية على متطلبات وضمانات محددة عند التعاقد مع جهة معالجة فرعية.

E.2.11 خرق البيانات

عند اكتشاف حادث قد يؤثر في البيانات الشخصية التي تعالجها بروكيورا نيابة عن العميل:

• تؤمن بروكيورا الأنظمة.
• تحد من أثر الحادث.
• تحقق في الواقعة.
• توثقها.
• تبلغ جهة التحكم دون تأخير غير مبرر.
• تقدم المعلومات المتاحة اللازمة لتقييم الحادث.
• تتعاون مع جهة التحكم في إجراءات الإخطار والمعالجة.

وتظل جهة التحكم مسؤولة عن الإخطارات النظامية التي تقع عليها، ما لم ينص النظام على خلاف ذلك.

E.2.12 حقوق أصحاب البيانات

تساعد بروكيورا العميل، في الحدود المعقولة، في الاستجابة لطلبات أصحاب البيانات المتعلقة بالوصول أو التصحيح أو التحديث أو الإتلاف أو غيرها من الحقوق المقررة نظاماً.

E.2.13 نقل البيانات خارج المملكة

إذا كان تنفيذ الخدمة يتطلب نقل البيانات أو إتاحتها من خارج المملكة، تلتزم بروكيورا بالمتطلبات النظامية لنقل البيانات الشخصية خارج المملكة والضمانات اللازمة.

وقد تشمل الضمانات التعاقدية أو الآليات الأخرى المقررة نظاماً بحسب الحالة.

E.2.14 إعادة البيانات وإتلافها

عند انتهاء الخدمة، تعيد بروكيورا البيانات أو تحذفها وفق اختيار العميل، ما لم يوجد التزام نظامي بالاحتفاظ بها.

وتتم عملية الإتلاف بطريقة تمنع إعادة الوصول إليها بصورة غير مشروعة.

E.2.15 التدقيق والمعلومات

توفر بروكيورا للعميل المعلومات المعقولة اللازمة لإثبات الالتزام بهذا الملحق، مع مراعاة حماية أسرارها التجارية وأمن أنظمتها وحقوق العملاء الآخرين.

E.3 سياسة ملفات الارتباط

E.3.1 الغرض

تستخدم بروكيورا ملفات الارتباط والتقنيات المشابهة لتشغيل المنصة، تذكر تفضيلات المستخدمين، تعزيز الأمن، فهم استخدام الخدمة وتحسين الأداء.

E.3.2 أنواع ملفات الارتباط

أ. ضرورية:
مطلوبة لتسجيل الدخول، المصادقة، الأمن وتشغيل الوظائف الأساسية.

ب. وظيفية:
تتذكر الإعدادات والتفضيلات.

ج. تحليلية:
تساعد في فهم استخدام الموقع والأداء.

د. تسويقية:
قد تستخدم عند تفعيل أدوات التسويق وبالقدر الذي يسمح به النظام ويتطلب موافقة المستخدم.

E.3.3 ملفات الارتباط التابعة للغير

قد تستخدم بروكيورا خدمات طرف ثالث، مثل أدوات التحليلات أو الدعم أو الاتصالات.

ويخضع استخدام تلك الخدمات لسياسات الأطراف المعنية، مع التزام بروكيورا بالمتطلبات النظامية المتعلقة بالبيانات الشخصية.

E.3.4 التحكم

يمكن للمستخدم إدارة ملفات الارتباط من خلال إعدادات المتصفح أو أداة إدارة التفضيلات التي توفرها بروكيورا.

تعطيل ملفات الارتباط الضرورية قد يؤدي إلى عدم عمل بعض وظائف المنصة.

E.3.5 تحديث السياسة

قد يتم تحديث هذه السياسة عند إضافة تقنيات أو خدمات جديدة.

الجزء F: الملاحق

F.1 ملحق نطاق الوصول الأساسي المجاني للمشتري

F.1.1 نطاق الوصول الأساسي المجاني للمشتري

يستخدم المشتري المنصة دون اشتراك ودون رسم على استلام الفواتير ودون أي عمولة على قيمة الترسية. ويشمل الوصول الأساسي المجاني مسارات الطلب والميزانية والاعتماد وأمر الشراء والاستلام ومراجعة الفواتير والنزاعات ضمن الحدود الآتية. وتُولَّد الأرقام من الكتالوج نفسه الذي تقرأ منه صفحة الأسعار والمنصة، فلا يمكن أن تختلف.

والحد الموسوم بـ «مُنفَّذ» يوقف الجديد من الاستخدام عند بلوغه. والحد الموسوم بـ «مقيس» يُحصى ويُبلَّغ عنه، ويبدأ بلوغه مراجعةً للسعة دون حجب أو حذف أي شيء. والحد الموسوم بـ «مخطط» لا تحصيه المنصة بعد.

F.1.2 ما يحدث عند بلوغ حد

عند بلوغ حد، يسري حكم الرسوم في الاتفاقية: فتستمر الأعمال الجارية والمراسلات والسجلات والمستندات التصحيحية كما هي، ويتوقف الجديد الاختياري فقط، مع إتاحة طلب مراجعة السعة. ولا تُفعَّل باقة مدفوعة للمشتري تلقائياً، وأي نطاق أوسع يلزمه اتفاق كتابي صريح بين الطرفين. وللمشتري الذي يحتاج أكثر من النطاق المعلن أن يطلب من بروكيورا مراجعة للسعة عبر جهات الاتصال المبيّنة في هذه الحزمة.

F.1.3 الاستخدام العادل

الوصول الأساسي المجاني مخصص لمشتريات المشتري نفسه. ولا يجوز للمشتري استخدامه لإعادة بيع المنصة أو الوصول إليها، ولا لجمع أسعار الموردين أو بيانات الاتصال بهم لغير مشترياته، ولا لتجزئة منشأة قانونية واحدة إلى عدة منشآت للحصول على نطاق أكبر من المعلن، ولا لنشر طلبات عروض الأسعار بالجملة بوسائل آلية. ويجوز لبروكيورا أن تطلب من المشتري معلومات عن المنشأة وعن استخدامها لتطبيق هذه القواعد، وأن تطبّق حكم التعليق في الاتفاقية عند مخالفتها (النقطة المفتوحة OP-15).

F.2 ملحق المعالجين الفرعيين

F.2.1 ما هذه الصفحة

تستعين بروكيورا بعدد قليل من الجهات الخارجية لتشغيل المنصة. وحين تعالج جهة منها بيانات شخصية نيابةً عن بروكيورا، فإنها تعمل معالِجاً فرعياً بموجب ملحق معالجة البيانات. وتسرد هذه الصفحة الجهات المستخدمة اليوم، وما تقوم به كل جهة، وما تطّلع عليه من بيانات وأين، وتبيّن صراحةً الخدمات غير المستخدمة.

F.2.2 الجهات المستخدمة

F.2.3 خدمات غير مستخدمة

ويمكن إعداد شفرة المنصة لاستخدام جهات أخرى للبريد الإلكتروني والرسائل النصية والمدفوعات، ولم يُفعَّل أي منها. وتُحدَّث هذه الصفحة قبل تفعيل أي منها.

F.2.4 أين تذهب البيانات

تُحفظ البيانات الشخصية على المنصة لدى Render في فرانكفورت، أي خارج المملكة. والاستضافة داخل المملكة مخطط لها. ويمر البريد الإلكتروني عبر SendGrid، وترى جوجل عنوان IP الزائر عند تحميل الخطوط وطلب الدخول عند استخدام الدخول عبر جوجل. وتبيّن سياسة الخصوصية وملحق معالجة البيانات كيف تُحمى البيانات الشخصية، ومنها حالة نقلها إلى الخارج.

F.2.5 تغيّر هذه القائمة

تتغير القائمة بتغيّر المنصة. وقبل أن تعالج جهة جديدة بيانات شخصية، أو قبل تفعيل أي خدمة من البند F.2.3، تحدّث بروكيورا هذه الصفحة وتُخطر مسؤولي المنشآت بالبريد الإلكتروني أو داخل المنصة. وللمنشأة التي تعترض أن تراسل privacy@procuraksa.com، ويبيّن ملحق معالجة البيانات ما يترتب على ذلك. وتُحفظ الإصدارات السابقة من هذه الصفحة وتتاح عند الطلب. ويتم الإخطار اليوم يدوياً. والإخطار الآلي مخطط له.

F.3 ملحق الاحتفاظ والطلبات والحوادث

F.3.1 جدول الاحتفاظ (مقترح)

المدد الواردة أدناه مقترحات. ولم يعتمدها مالك بروكيورا ولا المستشار القانوني، ولا تبيّن ما يوجبه أي نظام. وإلى أن تُعتمد لا تحذف بروكيورا ولا تخفي هوية أي بيانات للعملاء أو بيانات شخصية بموجبها، ولا يُحذف خلال الفترة التجريبية أي من بيانات العملاء أو البيانات الشخصية. والعمليات الوحيدة التي تُنفَّذ هي التنظيفات التشغيلية الموسومة بـ «تقني»، وتجريها المنصة أصلاً من تلقاء نفسها. وبعد اعتماد الجدول ستنفذه المنصة فئة فئة، ويمكن إيقاف فئة بالإبقاء على سجلاتها (النقطة المفتوحة OP-10).

ولا يُحذف سجل التدقيق أبداً لأن بصمة كل مدخل تغطي المدخل الذي سبقه. وسجلات المشتريات والسجلات المالية وسجلات الحسابات محفوظة بحكم تصميمها، ومدة الاحتفاظ بها بعد انتهاء العلاقة يؤكدها المستشار القانوني. ويوقف الحجز القانوني أو النزاع القائم أو طلب جهة مختصة أي حذف. ولم تُحدَّد بعد المدة التي يجوز فيها للعميل الحصول على نسخة من بياناته بعد الإنهاء (النقطة المفتوحة OP-21).

F.3.2 طلبات البيانات الشخصية

لصاحب البيانات أن يرسل إلى جهة اتصال الخصوصية المبينة في هذه الحزمة طلباً بشأن الوصول أو الحصول على نسخة أو التصحيح أو الاستكمال أو الإتلاف أو سحب الموافقة، أو شكوى. وتُقرّ بروكيورا باستلام الطلب، وتتحقق من هوية الشخص، ومن كونه مسؤول المنشأة إذا تعلق الطلب ببيانات منشأة، وتسجّل الطلب ونتيجته. وحين تكون بروكيورا جهة التحكم تجيب بنفسها، وحين تكون جهة معالجة لعميل تحيل الطلب إلى العميل وتبلغ الشخص بذلك. وتجيب بروكيورا خلال المدة التي يحددها النظام، ويُعرض أي طلب يُرفض كلياً أو جزئياً على المستشار القانوني قبل الرد (النقطة المفتوحة OP-09).

F.3.3 إجراء الحوادث

تحتفظ بروكيورا بإجراء مكتوب للحوادث التي تمس البيانات الشخصية. وتبدأ مدة الإبلاغ من لحظة علم أي من العاملين لدى بروكيورا بالحادث لا من لحظة تأكيده. وخطوات الإجراء هي: الكشف والإبلاغ فوراً، واحتواء الحادث دون إتلاف الأدلة، وتقييمه (أي بيانات ولمن وكم عددها وأين وهل كانت مشفرة) خلال 24 ساعة من العلم، وإبلاغ الجهة المختصة خلال المدة التي يحددها النظام حيث يكون الإبلاغ واجباً، وإبلاغ جهات التحكم والأشخاص المتأثرين دون تأخير غير مبرر، وتسجيل كل حادث والقرارات المتخذة بشأنه، ومراجعة أسبابه بعد ذلك. ولا يوجد في هذا الإصدار كشف آلي ولا مؤقت آلي، ويُمسك سجل الحوادث يدوياً.

F.4 جهات الاتصال

بروكيورا هي xxxxxxx، سجلها التجاري رقم xxxxxxx، وعنوانها المسجل xxxxxxx. وموقعها الإلكتروني https://www.procuraksa.com. والعناوين أدناه جهات الاتصال التي تنشرها بروكيورا لهذه الأغراض، ولا تُعد أي قناة أخرى موعوداً بها في هذا الإصدار.

وتسعى بروكيورا إلى الرد على استفسارات الدعم التشغيلي خلال يوم عمل واحد. وهذا سعي وليس التزاماً، وتكون مدد طلبات البيانات الشخصية والبلاغات والقرارات هي المبيّنة في الجزء الذي يعالج كلاً منها.