مدونة قواعد السلوك للمورّدين

ضبط الوثيقة

1. الغرض والنطاق

بروكيورا منصة يدير عليها المشترون والمورّدون طلبات عروض الأسعار والعروض المختومة والترسية وأوامر الشراء. وتحدد هذه المدونة معيار السلوك الذي يقبله كل مورّد على بروكيورا. والغاية بسيطة: أن يكون كل عرض عرضاً صادقاً، وكل ترسية قراراً عادلاً، وكل سجل سجلاً صحيحاً.

وتحدد مدونة قواعد السلوك للمشترين المعيار المطلوب من المشترين. والوثيقتان تعملان معاً. فيحق للمورّد أن يتوقع من المشترين ما تشترطه مدونة المشتري، ويحق للمشتري أن يتوقع من المورّدين ما تشترطه هذه المدونة.

وتُضاف هذه المدونة إلى شروط الاستخدام واتفاقية المورّد وسياسة الاستخدام المقبول وملحق معالجة البيانات، ولا تحل محلها، ولا تنقص من أي التزام نظامي. والنظام هو المرجع دائماً، وإذا كان النظام أشد مما ورد في هذه المدونة فالمعوَّل عليه النظام. وإذا عالجت اتفاقية موقّعة بين مورّد ومشتر، ومنها أمر الشراء، المسألة نفسها، سرت تلك الاتفاقية بينهما، على ألا تنزل عن المعايير الواردة في البنود من 4 إلى 8 من هذه المدونة.

وإذا كان المشتري جهة حكومية أو خاضعاً لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية، سرى ذلك النظام وقواعد المشتري نفسه أيضاً. وبروكيورا ليست المنصة الحكومية للمشتريات (اعتماد) ولا تحل محلها.

2. من تلزمه هذه المدونة

• منشأة المورّد، وتقبل المدونة عن طريق شخص مفوَّض.
• كل شخص يستخدم حساب المورّد على بروكيورا أو يتصرف باسمه في معاملة عليها: الملّاك والمديرون وموظفو المبيعات وإعداد العروض والمسؤولون والوكلاء والوسطاء.
• المورّدون من الباطن والمقاولون من الباطن الذين يستعين بهم المورّد في تنفيذ ما طُلب عبر بروكيورا. وعلى المورّد أن ينقل إليهم معايير هذه المدونة كتابةً، ويبقى مسؤولاً عن أفعالهم.

والمورّد مسؤول عن العاملين لديه وعمّن يستعين بهم. ولا يُقبل الدفع بعدم العلم أو بأن الوكيل هو من فعل، متى كان بوسع المورّد منع السلوك.

3. المبادئ

4. تضارب المصالح والإفصاح

4.1 المقصود به

يقوم تضارب المصالح متى كانت لدى المورّد أو العاملين لديه مصلحة شخصية أو عائلية أو مالية أو تجارية قد تؤثر، أو يبدو أنها تؤثر، في قرار يتعلق بمعاملة على بروكيورا. ومن أمثلته:

• أن يعمل قريب أو صديق مقرّب لمالك المورّد أو موظفيه لدى المشتري في المشتريات أو المالية أو الاعتماد أو التقييم؛
• أن يملك شخص لدى المشتري حصة في المورّد أو تكون له وظيفة فيه، بأجر أو بغير أجر؛
• أن يملك مالك المورّد أو قريبه حصة في متنافس آخر؛
• أن يكون المورّد أو العاملون لديه قد قدّموا وظيفة أو قرضاً أو أي منفعة أخرى إلى شخص لدى المشتري.

4.2 واجب الإفصاح

يجب على المورّد أن يفصح عن تضارب المصالح كتابةً قبل تقديم عرضه، أو فور علمه به. ويكتب إلى جهة الاتصال لدى المشتري في طلب عروض الأسعار، ويرسل نسخة إلى ethics@procuraksa.com. وخطوة الإفصاح داخل المنصة مخطط لها. والتضارب المفصَح عنه ليس مخالفة في ذاته، أما التضارب المخفي فمخالفة.

4.3 الاتصال أثناء المنافسة

ما دام طلب عروض الأسعار مفتوحاً، لا يتعامل المورّد مع المشتري إلا عبر قنوات الطلب. ولا يجوز له الاتصال بالمقيِّمين أو المعتمِدين اتصالاً خاصاً بشأن الطلب، ولا عرض وظيفة أو فرصة تجارية على شخص لدى المشتري يشارك في المنافسة.

5. الهدايا والضيافة والمزايا غير المشروعة

5.1 ما هو محظور دائماً

• الرشوة: عرض أي شيء ذي قيمة أو الوعد به أو إعطاؤه أو طلبه أو قبوله للتأثير في قرار أو مكافأة عليه، لموظف عام أو لشخص من القطاع الخاص، داخل المملكة أو خارجها، مباشرة أو عن طريق شخص آخر.
• العمولات السرية والمبالغ المردودة خفية، ودفع مبلغ إلى وسيط مع العلم بأن جزءاً منه سيصل إلى صاحب قرار.
• مدفوعات التسهيل: مبالغ صغيرة غير رسمية تُدفع لتسريع إجراء روتيني أو ضمان إنجازه.
• النقد وما في حكمه، مثل القسائم وبطاقات الهدايا والقروض.
• المجاملات: وظائف أو تدريب لأقارب، أو تبرعات لجهة يحددها شخص بعينه، أو رعايات، إذا قُدمت بطلب من أحد أو بسبب منافسة.

5.2 الهدايا والضيافة: قاعدة القرار

قبل أن يقدّم المورّد أي شيء إلى شخص لدى مشتر، يجيب عن خمسة أسئلة. فإن كانت إجابة أي منها «لا»، امتنع عن تقديمه.

1. هل جميع القرارات المتعلقة بالمورّد مغلقة؟ فلا هدية ولا ضيافة ما دام طلب عروض أسعار أو ترسية أو تعديل أمر شراء أو فاتورة أو سداد يخص المورّد مفتوحاً.
2. هل هي متواضعة وغير متكررة، وتدخل في المجاملة المعتادة، كوجبة عمل أو هدية دعائية صغيرة؟
3. هل هي معلنة؟ بأن تُقدَّم إلى المنشأة لا إلى الشخص سراً، بحيث يستطيع مدير المتلقّي أن يعلم بها.
4. هل هي ضمن الحد الذي تقرره سياسة المشتري نفسه؟ وهذا الحد تحدده سياسة المشتري نفسه ويُدوَّن في طلب عروض الأسعار. فإن لم يدوّن الطلب حداً، فالحد هو لا شيء، ولا يقدّم المورّد أي شيء.
5. هل يطمئن المورّد إلى اطلاع بقية المتنافسين والمراجعين عليها؟

وأياً كانت الإجابات، لا يجوز تقديم الترفيه أو رحلات الترفيه، ولا تحمّل تكاليف سفر شخص لدى المشتري أو إقامته، ولا النقد أو ما في حكمه. وفي زيارات المواقع والمصانع والمعارض، يتحمل كل طرف تكاليف سفره وإقامته، ما لم تنص سياسة المشتري على غير ذلك ويدوّن المشتري ذلك في طلب عروض الأسعار.

5.3 إذا عُرض أمر غير مشروع أو طُلب

يرفض المورّد، ويدوّن ما حدث، ويبلّغ وفق البند 13. وطلب مبلغ من شخص لدى مشتر ليس كلفة عادية من كلف العمل. ولا يُعدّ مخالفة دفعُ مبلغ لحماية شخص من خطر محدق على حياته أو سلامته وحدها، إذا أُبلغ عنه فوراً.

6. المنافسة العادلة

6.1 ما هو محظور

لا يجوز للمورّد أن يتفق مع متنافس، أو يرسل إليه إشارة، في شأن:

• أسعار العرض أو خصوماته أو شروطه الأخرى؛
• تقديم العرض من عدمه، أو من سيفوز، ومنه تبادل الأدوار في العروض؛
• العروض الصورية أو التكميلية، وهي عروض لا يُراد بها الفوز، تُقدَّم لإظهار المنافسة حقيقية؛
• تقاسم العملاء أو المناطق أو الأسواق، أو سحب عرض ليفوز غيره؛
• الأسعار المستقبلية، إذا أُعلنت علناً أو سراً للتأثير في الآخرين، ومنه عبر أسئلة الاستيضاح أو أي رسالة على المنصة (الإشارات السعرية).

وعلى الشركات المرتبطة بالملكية أو الإدارة أو العاملين، إذا قدّمت عروضاً منفصلة في طلب عروض أسعار واحد، أن تفصح عن الصلة في كل عرض.

6.2 سلامة العروض المختومة

العرض هو عرض المورّد المستقل، يُعدّ دون العلم بأسعار الآخرين. ولا يجوز للمورّد أن يحاول معرفة سعر مقدّم عرض آخر أو هويته قبل أن يفتح المشتري العروض، سواء بسؤال موظفي المشتري أو بمحاولة الالتفاف على المنصة. وإذا وصلته معلومات عن عرض آخر عن طريق الخطأ، توقف عن قراءتها ولم يستخدمها، وأبلغ المشتري وethics@procuraksa.com. وبعد الموعد النهائي لا يعدّل المورّد عرضه، إلا إذا أتاح الطلب ذلك لجميع مقدمي العروض، كما في جولة العروض النهائية.

6.3 العروض المشتركة والتعاقد من الباطن بين المتنافسين

هذه جائزة إذا أُعلن عنها في العرض. وإذا لم يُعلن عنها فهي محظورة.

6.4 إذا اتصل به متنافس

يرفض المورّد، ويدوّن ما قيل، ويبلّغ وفق البند 13. وهذه القواعد مستمدة من نظام المنافسة، ومخالفته قد تعرّض صاحبها لعقوبات من الجهات المختصة إضافة إلى ما تتخذه بروكيورا.

7. صحة المعلومات

7.1 ما يجب أن يكون صحيحاً

كل ما يقدمه المورّد إلى بروكيورا أو إلى مشتر يجب أن يكون صحيحاً وكاملاً ومحدَّثاً. ويشمل ذلك اسم الشركة ورقم السجل التجاري والرقم الضريبي والعنوان والمفوَّض بالتوقيع وبيانات الحساب البنكي والتراخيص والشهادات بتواريخ إصدارها وانتهائها الحقيقية والمواصفات ومنشأ المنتجات والطاقة الإنتاجية والمراجع والأسعار والكميات ومواعيد التسليم والضمان وشروط السداد، وكل إقرار يطلبه طلب عروض الأسعار، مثل المحتوى المحلي أو فئة نطاقات أو وضع المنشأة الصغيرة أو شهادات الجودة.

7.2 ما هو محظور

لا يجوز للمورّد تزوير مستند أو تعديله أو استعارته، ولا استخدام سجل منشأة أخرى أو شهاداتها أو مراجعها، ولا ادعاء اعتماد أو شهادة لا يملكها، ولا فتح أكثر من حساب للمنشأة الواحدة، ولا فتح حساب باسم غير حقيقي، ولا تقديم عرض باسم منشأة لم تفوّضه. ويجب أن يكون الحساب البنكي باسم المورّد نفسه.

7.3 تحديث البيانات

يحدّث المورّد بياناته عند تغيّرها، ويجدد سجله وشهاداته قبل انتهائها. وتتحقق المنصة من هذه التواريخ اليوم. فلا يجوز دعوة المورّد الذي انتهى سجله التجاري أو شهادته، ولا قبول عرضه ولا ترسية الطلب عليه. ويستلزم تغيير السجل التجاري أو الرقم الضريبي توثيقاً جديداً، ويُحجز تغيير الحساب البنكي إلى أن تتحقق منه بروكيورا. وتتم تغييرات الحساب البنكي على المنصة، وليس بالبريد الإلكتروني وحده.

7.4 الأسعار

السعر هو ما يستطيع المورّد الوفاء به بالكمية والمواصفات والتسليم وشروط السداد المذكورة. ولا يجوز تقديم عرض بسعر غير واقعي للفوز ثم إعادة التفاوض، ولا إسقاط رسم من السعر لإضافته لاحقاً. وتُبيَّن ضريبة القيمة المضافة كما يقضي النظام.

7.5 الأخطاء

يُبلَّغ المشتري كتابةً بأي خطأ حقيقي فور اكتشافه. ويُعامَل المورّد الذي يبلّغ عن خطئه سريعاً معاملة أفضل ممن يُكتشف أمره.

8. العمالة والسلامة

8.1 النظام

يلتزم المورّد بنظام العمل السعودي واللوائح ذات الصلة تجاه كل من يعمل في توريد ما يقدّمه، بمن فيهم العاملون بعقود ومؤقتة والعمالة الوافدة وعمال مقاوليه من الباطن.

8.2 ما هو محظور

يُحظر العمل القسري أو الاستعبادي أو الإلزامي أو الناتج عن الاتجار بالأشخاص. ولا يحتجز المورّد جوازات سفر العاملين ولا وثائق إقامتهم ولا أجورهم، ولا يحمّلهم رسوم استقدام. ولا يشغّل من هم دون السن النظامية للعمل، ولا يُسند إلى الأحداث أعمالاً خطرة.

8.3 شروط عادلة

تُدفع الأجور في موعدها كاملة كما يقضي العقد والنظام، ومنها قواعد حماية الأجور. وتتبع ساعات العمل والراحة والإجازات أحكام النظام.

8.4 بيئة عمل آمنة واحترام

يحافظ المورّد على سلامة أماكن العمل وصحتها، ويقدّم معلومات السلامة عن منتجاته، ويبلّغ عن الحوادث الجسيمة من يجب إبلاغه. ولا يسمح بالتحرش أو الإساءة أو التمييز، ويحترم كرامة كل إنسان. ويُشجَّع على مشاركة النساء والشباب والأشخاص ذوي الإعاقة في قوته العاملة.

8.5 السعودة ونطاقات

يفي المورّد بالتزامات السعودة المنطبقة على منشأته ضمن برنامج نطاقات. وإذا طلب طلب عروض الأسعار إقراراً بذلك، ذكر الوضع الحقيقي. ولا يلجأ إلى التوظيف الوهمي أو إلى أي صورة من صور التستر، وهي محظورة نظاماً.

8.6 الاسترشاد

يستند هذا البند إلى الإطار الوطني للعمل وإلى مستهدفات رؤية 2030 في التوظيف الوطني والتمكين وإلى إرشادات ISO 26000 في المسؤولية الاجتماعية. ولا تشترط بروكيورا شهادة ISO 26000. وللمشتري أن يطلب من المورّد بيان كيفية استيفائه هذه المعايير، وعلى المورّد أن يجيب بصدق.

9. البيئة والمجتمع

يلتزم المورّد بالأنظمة البيئية وأنظمة سلامة المنتجات والنفايات والمواد الخطرة. ويتحرى المسؤولية في التوريد: فيعرف مصدر مواده، ويتجنب المصادر المرتبطة بانتهاك جسيم لحقوق الإنسان أو بضرر بيئي مخالف للنظام، ويقلّل النفايات والتغليف ما أمكن. وإذا تضمّن طلب عروض الأسعار معايير للاستدامة، أجاب عنها بصدق.

وتشجع بروكيورا المحتوى المحلي ولا تشترطه: التوريد المحلي، والتوظيف المحلي، والتدريب، والشراكة مع المنشآت الصغيرة والمتوسطة، انسجاماً مع رؤية 2030. وللمشتري أن يطلب معلومات المحتوى المحلي في طلبه. وعلى المورّد حينئذ أن يقدّم معلومات دقيقة يستطيع إثباتها بمستندات، وألا يضخّمها ولا يعتمد على ترتيب صوري.

10. السرية وحماية البيانات

10.1 المعلومات السرية

مستندات طلب عروض الأسعار والمواصفات والرسومات والكميات والميزانيات وبيانات المشتري، وأي معلومة أخرى يعلمها المورّد عن مشتر أو عن طرف آخر عبر بروكيورا، كلها سرية. ويستخدمها المورّد فقط لإعداد عرض لذلك الطلب وتنفيذ أمر الشراء الناتج عنه. ولا يفصح عنها لمن لا يحتاج إليها، عدا مستشاريه ومقاوليه من الباطن الملزَمين بالسرية لهذا الغرض، ولا يستخدمها لغرض آخر ولا لمنافسة المشتري. ويستمر هذا الواجب بعد انتهاء الطلب. ولا يسري على ما يوجب النظام الإفصاح عنه.

10.2 البيانات الشخصية

أسماء موظفي المشتري وأرقام هواتفهم وبريدهم الإلكتروني التي يعلمها المورّد عبر بروكيورا لا تُستخدم إلا في المعاملة، ووفق نظام حماية البيانات الشخصية. ولا تُستخدم في رسائل تسويقية ولا تُدرج في قوائم. أما البيانات الشخصية التي يتلقاها المورّد أثناء تنفيذ أمر شراء فتُعالَج وفق ما يقضي به النظام وأي اتفاقية لمعالجة البيانات. ويُبلَّغ دون تأخير عن أي خرق يمس بيانات شخصية إلى بروكيورا (security@procuraksa.com) وإلى المشتري.

10.3 لا جمع آلي ولا التفاف على الضوابط

لا يجمع المورّد بيانات من بروكيورا بالكشط أو الجمع الكمي، ولا يستخرجها بوسائل آلية، ولا يلتف على ضوابط الوصول أو حدود الطلبات، ولا يعكس هندسة المنصة، وفق ما تقضي به سياسة الاستخدام المقبول.

10.4 بيانات الدخول

يستخدم كل شخص حسابه، المرتبط بفرد معروف بالاسم. ولا تُشارك رموز الدخول والجلسات والدخول عبر جوجل ولا تُسلَّم لأحد. ويعطّل مسؤول المورّد حسابات من يغادر أو تتغير مهامه. ويُبلَّغ فوراً عن أي اشتباه في اختراق حساب إلى security@procuraksa.com.

10.5 كيف تحمي المنصة العروض

تُشفَّر العروض عند تقديمها. وفي المنتج، ليس لأي حساب مشغّل لدى بروكيورا صلاحية قراءة العروض، ففي طلب عروض الأسعار المختوم تبقى مغلقة حتى موعد الفتح. ولا يجوز للعاملين في بروكيورا البحث عن طريق آخر للالتفاف على ذلك. ومن يعتقد من المورّدين أن ذلك حدث، فليبلّغ وفق البند 13.

11. السلوك على المنصة

11.1 الحسابات

الحساب الواحد لشخص واحد. ولا تُشارك بيانات الدخول. ولا يحصل المستخدم إلا على الصلاحيات التي يحتاجها دوره.

11.2 عدم التحايل على المنصة

إذا بدأت المعاملة على بروكيورا، سواء كانت طلب عروض أسعار أو دعوة أو استيضاحاً أو عرضاً أو طلب عرض سعر أو ترسية، أتمّها المورّد عليها، بحيث يُسجَّل العرض والترسية وأمر الشراء والتسليم والفاتورة فيها. ولا يجوز له نقل المعاملة خارج المنصة بقصد تفادي سجل التدقيق أو ضوابط الاعتماد أو إجراءات العروض المختومة أو بقية المتنافسين. ولا تقيّد هذه القاعدة التعاملات التي لم تبدأ على بروكيورا. وفي هذه النسخة تحصّل بروكيورا اشتراكات ولا تأخذ عمولة على الترسية، فالقاعدة وُضعت لحماية السجل والمنافسة العادلة، لا لحماية رسم.

11.3 لا عروض ولا حسابات وهمية

لا يقدّم المورّد عروضاً لا ينوي الوفاء بها، ولا يستخدم حساباً ثانياً أو طرفاً ذا صلة للمزايدة على نفسه، ولا يشارك في أي ترتيب لرفع الأسعار أو خفضها في مزايدة عكسية.

11.4 المواعيد والعروض المختومة

يقدّم المورّد عرضه قبل الموعد النهائي. ولا يطلب قبول عرض متأخر أو معدَّل إلا إذا أتاح الطلب ذلك لجميع مقدمي العروض. ولا يطلب من المشتري أو من بروكيورا فتح عرض أو إظهاره قبل موعده.

11.5 الترسية وأوامر الشراء

العرض ملزِم خلال مدة سريانه. ويقبل المورّد أمر الشراء أو يعتذر عنه سريعاً على المنصة. وينفّذ ما اتُّفق عليه، ولا يعتذر عن ترسية لمجرد تغيّر الأسعار في السوق. وأي تغيير في الكمية أو المواصفات أو السعر أو الموعد يتم بأمر تغيير على المنصة. ولا يستخدم المورّد رمز تسليم الاستلام إلا في تسليم حقيقي.

11.6 الأعطال في المنصة

إذا وجد المورّد خطأً أو ضعفاً في بروكيورا يمنح ميزة غير عادلة أو يكشف بيانات، توقف عن استغلاله وأبلغ security@procuraksa.com. ولا يختبر أمن المنصة دون إذن كتابي.

11.7 التقييم الأمين

تكون التقييمات التي تُعطى بعد سداد الطلب أمينة ومبنية على وقائع.

12. واجبات خاصة بالمورّد

12.1 تقديم العرض بحسن نية

لا يقدّم المورّد عرضاً إلا إذا كان ينوي التنفيذ وقادراً عليه، وبعد قراءة طلب عروض الأسعار والمواصفات والشروط. وتُطرح الأسئلة عبر قناة الاستيضاح في الطلب قبل إغلاقها. وتُنشر كل إجابة لجميع مقدمي العروض دون ذكر اسم السائل.

12.2 عدم عرض ما لا يمكن تسليمه

يجب أن تكون الطاقة والمخزون والتراخيص ومدد التوريد حقيقية. وأي استثناء من المواصفات أو الشروط يُذكر في العرض بوضوح، ولا يُترك دون ذكر.

12.3 الجودة والضمان

تطابق السلع والخدمات المواصفات والمقاييس واللوائح الفنية السعودية المنطبقة والشهادات التي ذكرها المورّد. ويكون الضمان هو المذكور في العرض وأمر الشراء، وتُصلح العيوب على نفقة المورّد وفق ما يقضي به أمر الشراء.

12.4 التعاقد من الباطن والمورّدون من الباطن

يفصح المورّد في عرضه عن أي تعاقد من الباطن على جزء جوهري من العمل، ويسمّي المقاول من الباطن إذا طلب الطلب ذلك. ولا يتعاقد من الباطن على جوهر أمر الشراء دون موافقة كتابية مسبقة من المشتري. ويعرّف مورّديه من الباطن بهذه المدونة ويلزمهم كتابةً بالمعايير نفسها، ولا يستعين بمورّد من الباطن أبلغته بروكيورا أو المشتري بأنه موقوف. ويبقى المورّد مسؤولاً عن مورّديه من الباطن.

12.5 التعاون في التدقيق

يتعاون المورّد مع الطلبات المعقولة من المشتري أو بروكيورا للتحقق من الالتزام بهذه المدونة. ويشمل ذلك المستندات والشهادات وسجلات الأسعار والتسليم، والزيارات إلى المقار أو المواقع بإشعار مسبق وفي أوقات معقولة. ويرد خلال المدة المذكورة في الطلب. ويحتفظ بسجلات معاملاته المدة التي يوجبها النظام أو المدة الأطول في أمر الشراء، ولا يتلف سجلاً بعد بدء المراجعة.

12.6 الفواتير

تطابق الفواتير أمر الشراء وإشعار الاستلام، وتكون فواتير ضريبية صحيحة تظهر فيها ضريبة القيمة المضافة. ولا يصدر المورّد فواتير مكررة أو مضخَّمة، ولا يفوتر ما لم يُسلَّم.

12.7 النزاعات والمرتجعات

يرفع المورّد النزاعات والمرتجعات عبر المنصة بحسن نية، ويلتزم بالوقائع، ويشارك في الوساطة بإنصاف.

12.8 السداد

يُتوقع من المشترين سداد الفواتير الصحيحة وفق شرط السداد المدوَّن في العرض وأمر الشراء. ويرسل المورّد فواتير كاملة وصحيحة، ولا يضغط على موظفي المشتري لتعجيل السداد قبل الموعد المتفق عليه، ويُخطر المشتري سريعاً عبر المنصة إذا تغيّرت بياناته البنكية.

13. كيفية الإبلاغ عن مخالفة أو شبهة

يجوز لأي شخص أن يبلّغ عن مخالفة أو شبهة تتعلق بالسلوك على بروكيورا، أو عن خرق لهذه المدونة أو للمدونة المكمِّلة لها، عبر البريد ethics@procuraksa.com. ويشمل ذلك المورّد والمشتري والمستخدم والمورّد من الباطن والموظف وأي فرد من الجمهور.

13.1 ما الذي يُبلَّغ عنه

• اشتباه في رشوة، أو هدية أو ضيافة تخالف القواعد؛
• تضارب مصالح لم يُفصَح عنه؛
• تواطؤ في العروض، أو عروض صورية، أو إشارات سعرية بين المتنافسين؛
• تسريب عرض أو سعر أو معلومة سرية؛
• مستند أو ادعاء غير صحيح، أو حساب وهمي؛
• محاولة إخراج معاملة من المنصة لتفادي السجل؛
• عمل قسري أو تشغيل أطفال أو ظروف عمل غير آمنة في سلسلة التوريد؛
• إساءة استخدام بيانات شخصية أو حساب شخص آخر؛
• انتقام بسبب بلاغ أو سؤال أو شكوى؛
• أي أمر آخر يتعارض مع هذه المدونة.

13.2 ما الذي يُذكر في البلاغ

ما حدث، ومتى، ورقم طلب عروض الأسعار أو العرض أو أمر الشراء أو الفاتورة، ومن شارك فيه، وأي مستند أو رسالة تثبته. ويجوز تقديم البلاغ دون ذكر الاسم، غير أن بروكيورا لن تتمكن حينئذ من توجيه أسئلة المتابعة، وقد يصعب اتخاذ إجراء بشأن بلاغ قليل التفاصيل.

وللإبلاغ عن ثغرة أمنية يُراسَل security@procuraksa.com، ولطلبات البيانات الشخصية يُراسَل privacy@procuraksa.com.

13.3 السرية

لا يطّلع على البلاغ إلا من يحتاج إليه لتقييمه واتخاذ الإجراء المناسب. ولا تُخبر بروكيورا الشخص المُبلَّغ عنه بهوية مقدّم البلاغ، وتحمي هويته بالقدر الذي يسمح به النظام. وقد يوجب النظام أو جهة مختصة الإفصاح في بعض الحالات.

13.4 عدم الانتقام

لا تسمح بروكيورا بالانتقام من أي شخص يبلّغ بحسن نية أو يساعد في المراجعة، سواء ثبتت صحة البلاغ أم لم تثبت. ويشمل الانتقام إنهاء التعامل واستبعاد المورّد من الدعوات وخفض التقييم والتهديد وأي ضرر آخر. والانتقام في ذاته مخالفة جسيمة لهذه المدونة، سواء صدر من مشتر أو من مورّد. ولا يفقد من يبلّغ بحسن نية مكانته أو دعواته أو تقييماته على بروكيورا بسبب ذلك. ويُعدّ البلاغ الكيدي أو المختلَق عن علم مخالفة أيضاً.

13.5 الجهات المختصة

ليس في هذه المدونة ما يمنع أي شخص من الإبلاغ إلى جهة مختصة، مثل هيئة الرقابة ومكافحة الفساد (نزاهة) أو الهيئة العامة للمنافسة أو الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).

13.6 ما تفعله بروكيورا بالبلاغ

تقرأ بروكيورا كل بلاغ وتقرر ما إذا كان يدخل في نطاق دورها، وتطبّق المعيار نفسه أياً كان حجم العميل المعني. وتُعلم مقدّم البلاغ بالنتيجة متى أمكن ذلك دون الإضرار بالسرية. ولا تحدد هذه النسخة مدة ثابتة للرد، وهي نقطة مفتوحة للمستشار القانوني.

والقناة اليوم صندوق بريد تتم متابعته. ومن المخطط له توفير نموذج «الإبلاغ عن مخالفة» داخل المنصة برقم بلاغ.

14. كيف تتعامل بروكيورا مع المخالفات

14.1 استجابة متدرّجة

تتناسب استجابة بروكيورا مع المخالفة. وتنظر في جسامتها، وهل كانت متعمّدة، وهل تكررت، وحجم الضرر، ومدى تعاون الشخص أو المنشأة. والخطوات التالية سلّم متدرج وليست ترتيباً ثابتاً: فقد تبدأ المخالفة الجسيمة من درجة أعلى، وقد تُتجاوز إحدى الخطوات.

وللمنصة أن تطلب إجراءً تصحيحياً، مثل تصحيح بيانات أو سحب عرض غير صحيح أو رد منفعة غير مشروعة، وأن تسجّل النتيجة في سجل الحساب. ويجوز تطبيق الإيقاف قبل اكتمال المراجعة إذا لزم ذلك لمنع ضرر جسيم، مثل الاحتيال أو الرشوة أو تزوير المستندات أو خطر أمني، ويصدر الإخطار بعدها مباشرة.

14.2 الإجراءات العادلة

قبل أي قرار يقيّد الحساب، تُبلغ بروكيورا الشخص أو المنشأة كتابةً بما نُسب إليه وببند هذه المدونة المنطبق، وتمنحه مهلة معقولة، يحددها الإخطار بما يناسب الحالة، للرد وتقديم المستندات. وتنظر بروكيورا في الرد وتصدر قرارها كتابةً مع أسبابه. ويجوز التظلم من القرار بمراسلة ethics@procuraksa.com، وينظر في التظلم شخص لم يشارك في القرار الأول.

وبروكيورا ليست محكمة. فهي لا تفصل في مطالبات العقود بين المشتري والمورّد، إذ إن أمر الشراء شأنهما، وتتوافر لهما وظيفة النزاعات في المنصة. ولا يحدّ قرار يصدر وفق هذه المدونة من أي حق مقرر بموجب النظام أو العقد، ولا من أي إجراء تتخذه جهة مختصة.

14.3 ما تستطيع المنصة فعله اليوم وما هو مخطط له

15. القبول

15.1 أين ومتى

عند أول دخول بعد اعتماد التسجيل، تعرض بروكيورا هذه المدونة مع شروط الاستخدام وسياسة الخصوصية وغيرها من الوثائق المنطبقة على الحساب، وتطلب من شخص مفوَّض قبولها قبل استخدام الحساب في المعاملات.

15.2 من يقبل

يقرّ من يقبل بأنه مفوَّض بإلزام المورّد. ويلتزم المستخدمون الذين يُضافون لاحقاً عن طريق المنشأة، ولبروكيورا أن تطلب من كل منهم الإقرار بالمدونة عند أول دخول له.

15.3 السجل

تسجّل بروكيورا في سجل التدقيق رقم الإصدار والوقت والشخص والمنشأة، وتحفظ السجل مع تاريخ الحساب.

15.4 الأسئلة وعدم الموافقة

من كان لديه سؤال عن هذه المدونة أو لم يوافق عليها فلا يقبلها، ويراسل ethics@procuraksa.com. وقد لا تتمكن بروكيورا حينئذ من فتح الحساب أو الإبقاء عليه.

16. الإصدار والمراجعة

هذا هو الإصدار 1.0. ويظهر رقم الإصدار في جدول ضبط الوثيقة وفي أعلى الصفحة. وتراجع بروكيورا المدونة مرة واحدة في السنة على الأقل، وكلما تغيّر النظام أو المنصة تغيّراً يؤثر فيها.

ويُعطى كل تعديل جوهري رقم إصدار جديداً وملخصاً موجزاً لما تغيّر، ويُبلَّغ به عبر المنصة أو بالبريد الإلكتروني، ويُعرض على المستخدمين لقبوله عند أول دخول لهم بعد ذلك. وتُحفظ الإصدارات السابقة وتتاح عند الطلب. ويُسجَّل الإصدار الذي قبله كل شخص.

والنص العربي هو النص المعتمد، والنص الإنجليزي مقدَّم للتيسير. وتُوجَّه الأسئلة عن المدونة إلى ethics@procuraksa.com.

17. معاني بعض المصطلحات