مدونة قواعد السلوك للمشترين

ضبط الوثيقة

1. الغرض والنطاق

بروكيورا منصة يدير عليها المشترون والمورّدون طلبات عروض الأسعار والعروض المختومة والترسية وأوامر الشراء. وتحدد هذه المدونة معيار السلوك الذي تقبله كل منشأة مشترية على بروكيورا. والغاية بسيطة: أن يكون كل طلب عروض أسعار طلباً حقيقياً، وكل ترسية قراراً عادلاً، وكل سجل سجلاً صحيحاً.

وتحدد مدونة قواعد السلوك للمورّدين المعيار المطلوب من المورّدين. والوثيقتان تعملان معاً. فيحق للمشتري أن يتوقع من المورّدين ما تشترطه مدونة المورّد، ويحق للمورّد أن يتوقع من المشترين ما تشترطه هذه المدونة.

وتُضاف هذه المدونة إلى شروط الاستخدام واتفاقية المشتري وسياسة الاستخدام المقبول وملحق معالجة البيانات، ولا تحل محلها، ولا تنقص من أي التزام نظامي. والنظام هو المرجع دائماً، وإذا كان النظام أشد مما ورد في هذه المدونة فالمعوَّل عليه النظام. وإذا عالجت اتفاقية موقّعة بين مشتر ومورّد، ومنها أمر الشراء، المسألة نفسها، سرت تلك الاتفاقية بينهما، على ألا تنزل عن المعايير الواردة في البنود من 4 إلى 8 من هذه المدونة.

وإذا كان المشتري جهة حكومية أو خاضعاً لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية، سرى ذلك النظام وقواعد المشتري نفسه أيضاً. وبروكيورا ليست المنصة الحكومية للمشتريات (اعتماد) ولا تحل محلها.

2. من تلزمه هذه المدونة

• المنشأة المشترية، وتقبل المدونة عن طريق شخص مفوَّض.
• كل شخص يستخدم حساب المنشأة على بروكيورا أو يشارك في مشترياتها عليها: مقدمو الطلبات وموظفو المشتريات والمعتمِدون والمقيِّمون وموظفو المالية والحسابات الدائنة والتنفيذيون والمسؤولون.
• المستشارون والوكلاء وغيرهم ممن يتصرفون باسم المنشأة في معاملة على بروكيورا.

والمنشأة مسؤولة عن العاملين لديها وعمّن تستعين بهم. ولا يُعفى أحد لعلو منصبه، فكلما زاد تأثير الشخص في القرار زاد انطباق هذه المدونة عليه.

3. المبادئ

4. تضارب المصالح والإفصاح

4.1 المقصود به

يقوم تضارب المصالح متى كانت لدى شخص في المنشأة المشترية مصلحة شخصية أو عائلية أو مالية أو تجارية قد تؤثر، أو يبدو أنها تؤثر، في قرار شراء. ومن أمثلته:

• أن يملك قريب أو صديق مقرّب مورّداً مدعواً أو مقدماً عرضاً، أو يديره أو يعمل فيه؛
• أن يملك الشخص أو قريبه حصة في مورّد، أو تكون له وظيفة فيه، بأجر أو بغير أجر؛
• أن يُعرض على الشخص من مورّد وظيفة أو قرض أو منفعة أخرى أو يقبلها؛
• أن يكون للشخص خلاف شخصي مع مورّد.

4.2 واجب الإفصاح والتنحّي

من لديه تضارب في المصالح يعلنه كتابةً لمديره ولجهة الامتثال في المنشأة قبل مشاركته في طلب عروض الأسعار، وفي كل حال فور علمه به. ثم يتنحى عن التقييم وتوصية الترسية والاعتماد بالقدر الذي يبلغه التضارب. وتسجّل المنشأة الإعلان ومن تولّى العمل بدلاً منه. وخطوة الإعلان داخل المنصة مخطط لها، وإلى أن تتوافر تحتفظ المنشأة بسجلها الخاص. والتضارب المفصَح عنه ليس مخالفة في ذاته، أما التضارب المخفي فمخالفة.

4.3 ما تفصله المنصة اليوم

لا تسمح المنصة لمن أنشأ طلب عروض أسعار أو طلب شراء باعتماده، وتختار معتمِدين غير مقدّم الطلب. وهذا يفيد، ولا يغني عن واجب الإعلان عن تضارب المصالح.

4.4 مورّدون مرتبطون بالمشتري

لا يجوز لشخص في المنشأة المشترية أن ينشئ مورّداً له أو لقريبه فيه مصلحة، أو يحابيه، أو يدعوه، إلا إذا أُعلنت المصلحة وقررت المنشأة كتابةً أن يشارك ذلك المورّد.

5. الهدايا والضيافة والمزايا غير المشروعة

5.1 ما هو محظور دائماً

• الرشوة: طلب أي شيء ذي قيمة أو قبوله أو عرضه أو الوعد به للتأثير في قرار أو مكافأة عليه، من مورّد أو إليه، مباشرة أو عن طريق شخص آخر.
• العمولات السرية والمبالغ المردودة خفية، وأي ترتيب لأخذ جزء مما يُدفع لمورّد.
• مدفوعات التسهيل: مبالغ صغيرة غير رسمية تُدفع لتسريع إجراء روتيني أو ضمان إنجازه.
• النقد وما في حكمه، مثل القسائم وبطاقات الهدايا والقروض.
• المجاملات: وظائف أو تدريب أو عقود لأقارب، أو تبرعات لجهة يحددها شخص بعينه، أو رعايات، إذا طُلبت أو ارتبطت بعملية شراء.

5.2 الهدايا والضيافة: قاعدة القرار

قبل أن يقبل شخص في المنشأة المشترية أي شيء من مورّد، يجيب عن خمسة أسئلة. فإن كانت إجابة أي منها «لا»، اعتذر عن قبوله.

1. هل جميع القرارات المتعلقة بذلك المورّد مغلقة؟ فلا هدية ولا ضيافة ما دام طلب عروض أسعار أو ترسية أو تعديل أمر شراء أو فاتورة أو سداد يخص المورّد مفتوحاً.
2. هل هي متواضعة وغير متكررة، وتدخل في المجاملة المعتادة، كوجبة عمل أو هدية دعائية صغيرة؟
3. هل هي معلنة؟ بأن تُستلم باسم المنشأة، ويستطيع مدير الشخص أن يعلم بها.
4. هل هي ضمن الحد الذي تقرره سياسة المشتري نفسه؟ وهذا الحد تحدده سياسة المشتري نفسه ويُدوَّن في طلب عروض الأسعار.
5. هل يطمئن الشخص إلى اطلاع بقية المتنافسين والمراجعين عليها؟

وأياً كانت الإجابات، لا يجوز قبول الترفيه أو رحلات الترفيه، ولا تكاليف سفر أو إقامة يدفعها مورّد، ولا النقد أو ما في حكمه. وفي زيارات المواقع والمصانع والمعارض، يتحمل كل طرف تكاليف سفره وإقامته، ما لم تنص سياسة المشتري على غير ذلك ويدوّن المشتري ذلك في طلب عروض الأسعار.

5.3 المشتري يحدد الحد في كل طلب عروض أسعار

يحدد المشتري حد الهدايا والضيافة وفق سياسته الخاصة، ويذكره في كل طلب عروض أسعار: رقماً، أو كلمة «لا شيء». ولا تحدد بروكيورا مبلغاً. ويذكر من ينشئ الطلب هذا الحد في وصف الطلب. فإن لم يدوّن الطلب حداً فالحد هو لا شيء. وحقل مخصص مع تذكير قبل نشر الطلب مخطط له.

5.4 إذا عُرض أمر غير مشروع أو طُلب

يعتذر الشخص، ويدوّن ما حدث، ويبلّغ وفق البند 13. ومن يطلب من موظفي المشتري هدية أو مبلغاً أو خدمة من مورّد فقد خالف هذه المدونة، وعلى المورّد الذي يُطلب منه ذلك أن يبلّغ.

6. المنافسة العادلة وسلامة العروض المختومة

6.1 ما هو محظور

لا يجوز لشخص في المنشأة المشترية:

• توجيه طلب عروض الأسعار إلى مورّد بعينه، كأن يكتب مواصفات على مقاس مورّد أو علامة تجارية دون مبرر، أو يدعو مورّدين اختيروا ليخسروا؛
• تجزئة عملية شراء إلى عمليات أصغر لتفادي مستوى اعتماد؛
• إخبار مقدّم عرض بسعر مقدّم عرض آخر أو هويته أو شروطه، أو إعطاء أحدهم معلومات لا تُعطى للآخرين؛
• تمكين مورّد من الاطلاع على عرضه أو تعديله أو «مطابقته» بعد اطلاعه على عروض الآخرين، خارج جولة عروض نهائية مفتوحة لكل مقدم عرض مؤهل؛
• الاتفاق مع مورّد أو أكثر على الأسعار أو على من سيفوز؛
• طلب سعر من مورّد سبق للمشتري أن اتفق عليه مع آخر.

6.2 العروض المختومة

تبقى العروض في طلب عروض الأسعار المختوم مغلقة حتى موعد الفتح المعلن. ولا يحاول مستخدم لدى المشتري رؤية عرض مبكراً، ولا يطلب من أحد إظهاره، ولا ينقل محتويات العروض إلى من لا يحتاج إليها للتقييم. وتُظهر المنصة الأسعار بعد فتح العروض فقط. وإذا وصل المشتري عرض أو سعر مبكراً عن طريق الخطأ، توقف وأبلغ بروكيورا ولم يستخدمه.

6.3 المواعيد النهائية والتمديد

لا يُقصَّر الموعد النهائي بعد نشر طلب عروض الأسعار. ويُمنح التمديد لكل مقدمي العروض المدعوين في وقت واحد مع بيان السبب.

6.4 إذا اتصل به مورّد

يعتذر الشخص، ويدوّن ما قيل، ويبلّغ وفق البند 13.

7. صحة المعلومات

7.1 ما يجب أن يكون صحيحاً

كل ما يقدمه المشتري إلى بروكيورا أو إلى مورّد يجب أن يكون صحيحاً وكاملاً ومحدَّثاً: اسم المنشأة وسجلها التجاري ورقمها الضريبي وعنوانها، والمفوَّضون بالتوقيع وحدود الاعتماد، ومضمون كل طلب عروض أسعار، أي الكميات والمواصفات ومكان التسليم وموعده والميزانية حيث تُذكر وشرط السداد ومعايير التقييم وأوزانها والمواعيد.

7.2 ما هو محظور

لا يجوز للمشتري استخدام اسم منشأة أخرى أو مستنداتها، ولا فتح حساب باسم غير حقيقي، ولا إعطاء مورّد سبباً غير صحيح لقرار، ولا تعديل المتطلبات أو المعايير أو الأوزان بعد وصول العروض دون إبلاغ كل مقدمي العروض بالطريقة نفسها.

7.3 تحديث البيانات

يُبقي المشتري مستخدميه وأدوارهم وحدود اعتمادهم محدَّثة على المنصة، ويسحب صلاحية من يغادر أو تتغير مهامه. ولمسؤول المنشأة المشترية تعطيل مستخدمي المنشأة.

7.4 الأخطاء

يُعالَج خطأ المورّد الحقيقي بإنصاف. ولا يستغل المشتري الخطأ عمداً، وإذا اكتشف خطأً أسهم في تصحيحه لمصلحة الطرفين، مع معاملة جميع مقدمي العروض بالمثل.

8. العمالة والسلامة

8.1 سلوك المشتري نفسه

يلتزم المشتري بنظام العمل السعودي واللوائح ذات الصلة تجاه العاملين لديه، ويفي بالتزامات السعودة المنطبقة على منشأته ضمن برنامج نطاقات. ولا يلجأ إلى التوظيف الوهمي أو إلى أي صورة من صور التستر، وهي محظورة نظاماً.

8.2 ما لا يطلبه المشتري من المورّدين

لا يضع المشتري سعراً أو موعداً أو شرطاً لا يمكن استيفاؤه إلا بمخالفة نظام العمل أو السلامة، ولا يطلب من مورّد استخدام عمل قسري أو استعبادي أو تشغيل أطفال، أو احتجاز وثائق عماله أو أجورهم.

8.3 العاملون لدى المورّدين في مقرات المشتري

إذا عمل موظفو مورّد في مقرات المشتري أو مواقعه، وفّر لهم المشتري قواعد السلامة والمعدات والتهيئة التي يتطلبها النظام والموقع، وعاملهم باحترام. ولا يسمح بالتحرش أو الإساءة أو التمييز.

8.4 فرص متكافئة

يبقي المشتري حواجز الدخول في أدنى ما تقتضيه الحاجة، ليتمكن من المنافسة أصحاب المنشآت الصغيرة والمتوسطة القادرون، ومنهم من تقودهن النساء ويقودهم الشباب. ولا يضع شروطاً غير لازمة لاستبعاد المورّدين.

8.5 الاسترشاد

يستند هذا البند إلى الإطار الوطني للعمل وإلى مستهدفات رؤية 2030 في التوظيف الوطني والتمكين وإلى إرشادات ISO 26000 في المسؤولية الاجتماعية. ولا تشترط بروكيورا شهادة ISO 26000.

9. البيئة والمجتمع

إذا استخدم المشتري معايير للاستدامة أو التوريد المسؤول، ذكرها في طلب عروض الأسعار مع وزنها، ليتمكن كل مقدم عرض من الإجابة عنها. ولا يعتمد عليها في التقييم إن لم تكن معلنة.

وتشجع بروكيورا المحتوى المحلي ولا تشترطه: التوريد المحلي، والتوظيف المحلي، والتدريب، والشراكة مع المنشآت الصغيرة والمتوسطة، انسجاماً مع رؤية 2030. والمشتري الذي يطلب معلومات المحتوى المحلي يبيّن في الطلب ما يريده وكيف سيُوزن، ولا يتخذه سبباً غير معلن لاستبعاد مورّد.

10. السرية وحماية البيانات

10.1 معلومات المورّدين

أسعار المورّد وجداوله المسعّرة وعروضه الفنية ومستنداته وشهاداته وبياناته البنكية وغيرها مما يقدمه على بروكيورا سرية. ويستخدمها المشتري فقط في عملية الشراء التي قُدمت من أجلها، وفي أمر الشراء والعقد والسداد الناتجة عنها. ويقصر الاطلاع عليها على من يحتاج إليها. ولا يعطيها لمورّد آخر ولا لطرف ثالث، عدا مستشاريه الملزَمين بالسرية لهذا الغرض. ويستمر هذا الواجب بعد انتهاء الطلب. ولا يسري على ما يوجب النظام الإفصاح عنه.

10.2 البيانات الشخصية

أسماء موظفي المورّد وأرقام هواتفهم وبريدهم الإلكتروني التي يعلمها المشتري عبر بروكيورا لا تُستخدم إلا في المعاملة، ووفق نظام حماية البيانات الشخصية. ولا تُستخدم في التسويق ولا تُدرج في قوائم. ويُبلَّغ دون تأخير عن أي خرق يمس بيانات شخصية إلى بروكيورا (security@procuraksa.com) وإلى المورّد المعني.

10.3 لا جمع آلي ولا التفاف على الضوابط

لا يجمع المشتري بيانات من بروكيورا بالكشط أو الجمع الكمي، ولا يستخرجها بوسائل آلية، ولا يلتف على ضوابط الوصول أو حدود الطلبات، ولا يعكس هندسة المنصة، وفق ما تقضي به سياسة الاستخدام المقبول. ولا يستخدم دليل المورّدين للاتصال بمورّدين لأغراض لا صلة لها بمشترياته.

10.4 بيانات الدخول

يستخدم كل شخص حسابه، المرتبط بفرد معروف بالاسم. ولا تُشارك رموز الدخول والجلسات والدخول عبر جوجل ولا تُسلَّم لأحد. ويُبلَّغ فوراً عن أي اشتباه في اختراق حساب إلى security@procuraksa.com.

10.5 البيانات البنكية

لا تُستخدم البيانات البنكية للمورّد إلا لسداد مستحقاته. ولا يعمل المشتري بطلب، من أي جهة، لتغييرها عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف. فالتغيير يجريه المورّد على المنصة، ويُحجز إلى أن تتحقق منه بروكيورا.

10.6 كيف تحمي المنصة العروض

تُشفَّر العروض عند تقديمها. وفي المنتج، ليس لأي حساب مشغّل لدى بروكيورا صلاحية قراءة العروض، ففي طلب عروض الأسعار المختوم تبقى مغلقة حتى موعد الفتح. ولا يجوز للعاملين في بروكيورا البحث عن طريق آخر للالتفاف على ذلك. ومن يعتقد من المشترين أن ذلك حدث، فليبلّغ وفق البند 13.

11. السلوك على المنصة

11.1 الحسابات

الحساب الواحد لشخص واحد. ولا تُشارك بيانات الدخول. وتطابق الأدوار وحدود الاعتماد ما يُفوَّض به كل شخص.

11.2 عدم التحايل على المنصة

إذا بدأت المعاملة على بروكيورا، سواء كانت طلب عروض أسعار أو دعوة أو استيضاحاً أو عرضاً أو طلب عرض سعر أو ترسية، أتمّها المشتري عليها، بحيث يُسجَّل العرض والترسية وأمر الشراء والتسليم والفاتورة فيها. ولا يجوز له نقل المعاملة خارج المنصة بقصد تفادي سجل التدقيق أو ضوابط الاعتماد لديه أو إجراءات العروض المختومة أو بقية المتنافسين. ولا تقيّد هذه القاعدة التعاملات التي لم تبدأ على بروكيورا.

11.3 لا طلبات ولا عروض ولا حسابات وهمية

لا يصدر المشتري طلب عروض أسعار لا ينوي العمل به، ولا ينشئ حسابات باسم مورّدين أو يستخدمها، ولا يُدخل عروضاً باسم مورّد أو عبر طرف ذي صلة لتحريك الأسعار.

11.4 الترسية وأوامر الشراء

يتبع الترسيةَ أمرُ شراء كما ورد في الطلب. ولا يلغي المشتري طلباً رُسّي دون سبب مدوَّن، ولا يغيّر الشروط بعد الترسية إلا بموافقة المورّد عبر أمر تغيير على المنصة، ولا يستغل الترسية لانتزاع تنازل لم يكن جزءاً من الطلب.

11.5 توقعات السداد

يذكر كل طلب عروض أسعار وكل أمر شراء شرط السداد. ويسدد المشتري الفاتورة الصحيحة وفق ذلك الشرط. والفاتورة الصحيحة هي فاتورة ضريبية سليمة تطابق أمر الشراء وإشعار الاستلام. وإذا نوزع في جزء من الفاتورة، سدد المشتري الجزء غير المتنازع عليه في موعده، وبيّن كتابةً خلال المدة ما نوزع فيه وسببه. ولا يعلّق المشتري السداد على خصم أو تخفيض أو منفعة لم يتفق عليها في أمر الشراء، ولا يحتجز السداد وسيلة ضغط، ولا يغيّر الشرط بعد الترسية. وشرط السداد نفسه قرار تجاري للمشتري، ولا تحدد هذه المدونة عدداً من الأيام.

11.6 الأعطال في المنصة

إذا وجد المشتري خطأً أو ضعفاً في بروكيورا يمنح ميزة غير عادلة أو يكشف بيانات، توقف عن استغلاله وأبلغ security@procuraksa.com. ولا يختبر أمن المنصة دون إذن كتابي.

11.7 التقييم الأمين

تكون التقييمات التي تُعطى للمورّدين بعد سداد الطلب أمينة ومبنية على وقائع. ويقيّم المورّدون المشتري في وضوح المواصفات واستقرار نطاق العمل والاستجابة والسلوك وتوقيت السداد والسلوك في النزاعات، وهذه المدونة هي المعيار لتلك التقييمات.

12. واجبات خاصة بالمشتري

12.1 مواصفات واضحة

يبيّن طلب عروض الأسعار ما يُطلب بعبارات يستطيع المورّد تسعيرها: الكميات والمواصفات والمقاييس ومكان التسليم وموعده ومعايير التقييم وأوزانها وشرط السداد وحد الهدايا والضيافة وتاريخ الموعد النهائي ووقته.

12.2 معلومات متساوية

يحصل كل مقدم عرض مدعو على المعلومات نفسها في الوقت نفسه. ويُجاب عن سؤال أحد مقدمي العروض للجميع. وتنشر المنصة كل إجابة لكل مقدم عرض دون ذكر اسم السائل، ويجيب المشتري عبر هذه القناة لا بصورة خاصة.

12.3 لا هندسة عكسية لأسعار المورّدين

لا يستخدم المشتري سعر مورّد أو هيكل تكلفته أو شروطه لبناء بديل، أو للضغط على مورّد آخر، أو لإخبار طرف ثالث بما عرضه المورّد الأول. ولا يطلب من مقدمي العروض الكشف عن تفاصيل تكلفتهم أكثر مما ورد في الطلب.

12.4 التقييم وفق المعايير المعلنة

تُقيَّم العروض وفق المعايير والأوزان المعلنة في طلب عروض الأسعار، على يد مقيِّمين أعلنوا ما لديهم من تضارب في المصالح. وتُسجَّل الدرجات. وفي الطلب ذي المظروفين تُعطى الدرجة الفنية قبل فتح الأسعار ولا تُغيَّر بعد ذلك.

12.5 تعليل الترسية والتغذية الراجعة

تسجّل الترسية سبب الاختيار، ولا سيما إذا لم يكن الأقل سعراً. وتصدر بروكيورا لمقدمي العروض غير الفائزين إفادة تبيّن ترتيبهم ونطاق الفارق والعامل الحاسم، ولا تبيّن سعر الفائز ولا اسمه. ويقدّم المشتري عند الطلب تغذية راجعة مفيدة أخرى لمقدمي العروض غير الفائزين، دون الكشف عن معلومات سرية لمقدم عرض آخر.

12.6 لا طلبات بسوء نية

لا يصدر المشتري طلب عروض أسعار إلا إذا كان ينوي الشراء، أو يذكر في الطلب بوضوح أنه استطلاع للسوق. ولا يستخدم الطلب لجمع تصاميم أو استشارات مجانية، أو لمعرفة أسعار المنافسين، أو للضغط على مورّد قائم.

12.7 التغيير والنزاعات والمرتجعات

يغيّر المشتري الكميات أو المواصفات أو الأسعار أو المواعيد بأمر تغيير على المنصة. ويرفع النزاعات والمرتجعات عبر المنصة بحسن نية، ويلتزم بالوقائع، ويشارك في الوساطة بإنصاف.

12.8 عدم الانتقام

لا يعاقب المشتري مورّداً لأنه طرح سؤال استيضاح، أو اعتذر عن تقديم عرض، أو رفع نزاعاً، أو أبلغ عن مخالفة.

12.9 حماية بيانات المورّدين

يحمي المشتري بيانات المورّدين وفق البند 10، ويبلّغ بروكيورا سريعاً إذا علم أنها فُقدت أو كُشفت أو أُسيء استخدامها.

13. كيفية الإبلاغ عن مخالفة أو شبهة

يجوز لأي شخص أن يبلّغ عن مخالفة أو شبهة تتعلق بالسلوك على بروكيورا، أو عن خرق لهذه المدونة أو للمدونة المكمِّلة لها، عبر البريد ethics@procuraksa.com. ويشمل ذلك المورّد والمشتري والمستخدم والمورّد من الباطن والموظف وأي فرد من الجمهور.

13.1 ما الذي يُبلَّغ عنه

• اشتباه في رشوة، أو هدية أو ضيافة تخالف القواعد؛
• تضارب مصالح لم يُفصَح عنه؛
• تواطؤ في العروض، أو عروض صورية، أو إشارات سعرية بين المتنافسين؛
• تسريب عرض أو سعر أو معلومة سرية؛
• مستند أو ادعاء غير صحيح، أو حساب وهمي؛
• محاولة إخراج معاملة من المنصة لتفادي السجل؛
• عمل قسري أو تشغيل أطفال أو ظروف عمل غير آمنة في سلسلة التوريد؛
• إساءة استخدام بيانات شخصية أو حساب شخص آخر؛
• انتقام بسبب بلاغ أو سؤال أو شكوى؛
• أي أمر آخر يتعارض مع هذه المدونة.

13.2 ما الذي يُذكر في البلاغ

ما حدث، ومتى، ورقم طلب عروض الأسعار أو العرض أو أمر الشراء أو الفاتورة، ومن شارك فيه، وأي مستند أو رسالة تثبته. ويجوز تقديم البلاغ دون ذكر الاسم، غير أن بروكيورا لن تتمكن حينئذ من توجيه أسئلة المتابعة، وقد يصعب اتخاذ إجراء بشأن بلاغ قليل التفاصيل.

وللإبلاغ عن ثغرة أمنية يُراسَل security@procuraksa.com، ولطلبات البيانات الشخصية يُراسَل privacy@procuraksa.com.

13.3 السرية

لا يطّلع على البلاغ إلا من يحتاج إليه لتقييمه واتخاذ الإجراء المناسب. ولا تُخبر بروكيورا الشخص المُبلَّغ عنه بهوية مقدّم البلاغ، وتحمي هويته بالقدر الذي يسمح به النظام. وقد يوجب النظام أو جهة مختصة الإفصاح في بعض الحالات.

13.4 عدم الانتقام

لا تسمح بروكيورا بالانتقام من أي شخص يبلّغ بحسن نية أو يساعد في المراجعة، سواء ثبتت صحة البلاغ أم لم تثبت. ويشمل الانتقام إنهاء التعامل واستبعاد المورّد من الدعوات وخفض التقييم والتهديد وأي ضرر آخر. والانتقام في ذاته مخالفة جسيمة لهذه المدونة، سواء صدر من مشتر أو من مورّد. ولا يفقد من يبلّغ بحسن نية مكانته أو دعواته أو تقييماته على بروكيورا بسبب ذلك. ويُعدّ البلاغ الكيدي أو المختلَق عن علم مخالفة أيضاً.

13.5 الجهات المختصة

ليس في هذه المدونة ما يمنع أي شخص من الإبلاغ إلى جهة مختصة، مثل هيئة الرقابة ومكافحة الفساد (نزاهة) أو الهيئة العامة للمنافسة أو الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).

13.6 ما تفعله بروكيورا بالبلاغ

تقرأ بروكيورا كل بلاغ وتقرر ما إذا كان يدخل في نطاق دورها، وتطبّق المعيار نفسه أياً كان حجم العميل المعني. وتُعلم مقدّم البلاغ بالنتيجة متى أمكن ذلك دون الإضرار بالسرية. ولا تحدد هذه النسخة مدة ثابتة للرد، وهي نقطة مفتوحة للمستشار القانوني.

والقناة اليوم صندوق بريد تتم متابعته. ومن المخطط له توفير نموذج «الإبلاغ عن مخالفة» داخل المنصة برقم بلاغ.

14. كيف تتعامل بروكيورا مع المخالفات

14.1 استجابة متدرّجة

تتناسب استجابة بروكيورا مع المخالفة. وتنظر في جسامتها، وهل كانت متعمّدة، وهل تكررت، وحجم الضرر، ومدى تعاون الشخص أو المنشأة. والخطوات التالية سلّم متدرج وليست ترتيباً ثابتاً: فقد تبدأ المخالفة الجسيمة من درجة أعلى، وقد تُتجاوز إحدى الخطوات.

وللمنصة أن تطلب إجراءً تصحيحياً، مثل تصحيح بيانات أو سحب عرض غير صحيح أو رد منفعة غير مشروعة، وأن تسجّل النتيجة في سجل الحساب. ويجوز تطبيق الإيقاف قبل اكتمال المراجعة إذا لزم ذلك لمنع ضرر جسيم، مثل الاحتيال أو الرشوة أو تزوير المستندات أو خطر أمني، ويصدر الإخطار بعدها مباشرة.

14.2 الإجراءات العادلة

قبل أي قرار يقيّد الحساب، تُبلغ بروكيورا الشخص أو المنشأة كتابةً بما نُسب إليه وببند هذه المدونة المنطبق، وتمنحه مهلة معقولة، يحددها الإخطار بما يناسب الحالة، للرد وتقديم المستندات. وتنظر بروكيورا في الرد وتصدر قرارها كتابةً مع أسبابه. ويجوز التظلم من القرار بمراسلة ethics@procuraksa.com، وينظر في التظلم شخص لم يشارك في القرار الأول.

وبروكيورا ليست محكمة. فهي لا تفصل في مطالبات العقود بين المشتري والمورّد، إذ إن أمر الشراء شأنهما، وتتوافر لهما وظيفة النزاعات في المنصة. ولا يحدّ قرار يصدر وفق هذه المدونة من أي حق مقرر بموجب النظام أو العقد، ولا من أي إجراء تتخذه جهة مختصة.

14.3 ما تستطيع المنصة فعله اليوم وما هو مخطط له

15. القبول

15.1 أين ومتى

عند أول دخول بعد اعتماد التسجيل، تعرض بروكيورا هذه المدونة مع شروط الاستخدام وسياسة الخصوصية وغيرها من الوثائق المنطبقة على الحساب، وتطلب من شخص مفوَّض قبولها قبل استخدام الحساب في المعاملات.

15.2 من يقبل

يقرّ من يقبل بأنه مفوَّض بإلزام المنشأة المشترية. ويلتزم المستخدمون الذين يُضافون لاحقاً عن طريق المنشأة، ولبروكيورا أن تطلب من كل منهم الإقرار بالمدونة عند أول دخول له.

15.3 السجل

تسجّل بروكيورا في سجل التدقيق رقم الإصدار والوقت والشخص والمنشأة، وتحفظ السجل مع تاريخ الحساب.

15.4 الأسئلة وعدم الموافقة

من كان لديه سؤال عن هذه المدونة أو لم يوافق عليها فلا يقبلها، ويراسل ethics@procuraksa.com. وقد لا تتمكن بروكيورا حينئذ من فتح الحساب أو الإبقاء عليه.

16. الإصدار والمراجعة

هذا هو الإصدار 1.0. ويظهر رقم الإصدار في جدول ضبط الوثيقة وفي أعلى الصفحة. وتراجع بروكيورا المدونة مرة واحدة في السنة على الأقل، وكلما تغيّر النظام أو المنصة تغيّراً يؤثر فيها.

ويُعطى كل تعديل جوهري رقم إصدار جديداً وملخصاً موجزاً لما تغيّر، ويُبلَّغ به عبر المنصة أو بالبريد الإلكتروني، ويُعرض على المستخدمين لقبوله عند أول دخول لهم بعد ذلك. وتُحفظ الإصدارات السابقة وتتاح عند الطلب. ويُسجَّل الإصدار الذي قبله كل شخص.

والنص العربي هو النص المعتمد، والنص الإنجليزي مقدَّم للتيسير. وتُوجَّه الأسئلة عن المدونة إلى ethics@procuraksa.com.

17. معاني بعض المصطلحات